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EDI para indústrias de materiais para construção

EDI para indústrias de materiais para construção

O EDI é um método fundamental para a troca de documentos nas indústrias de materiais para construção. Nesse setor, os documentos que normalmente são trocados em formato eletrônico usando EDI incluem, mas não se limitam a, pedidos de compra, faturas e avisos de remessa e traz diversos benefícios. Veja abaixo:

  • Maior eficiência ao automatizar transações
  • Redução de erros da entrada manual de dados
  • A validação do conteúdo (via padrões EDI e software de recebimento) que confirma as transações contém todas as informações necessárias para permitir o processamento, rastreabilidade, etc.
  • Custo reduzido de fazer negócios
  • Processamento mais rápido
  • A capacidade de vender em mais lugares.

Como começar a utilizar o EDI no setor de materiais para construção?

  • Depois que sua empresa e seu parceiro comercial decidem que vão realizar negócios usando o EDI, existem algumas etapas gerais que precisam ser executadas para iniciar o processo:
  • Obtenha o Guia de Implementação do EDI com seu parceiro comercial. Isso definirá como os documentos comerciais eletrônicos selecionados serão estruturados.
  • Compre um software EDI que inclua mapas de documentos e um tradutor. Este software é usado para transformar os dados do seu sistema contábil (por exemplo, pedidos, remessas etc.) no layout solicitado / exigido pelo seu parceiro comercial.

Após a instalação deste software, você e seu parceiro comercial normalmente começarão a testar as trocas de documentos. Comunique-se com seu parceiro comercial para determinar como seus documentos EDI podem ser trocados.

Os métodos mais comuns são via Internet EDI, uma Rede de Valor Agregado (VAN) ou transferência eletrônica direta de documentos um a um/ponto a ponto.

Realize um conjunto de testes com seu fornecedor de soluções EDI para verificar se o seu software funciona corretamente e se o seu parceiro comercial recebe os documentos corretamente.

Execute o processamento paralelo de documentos para onde você ainda envia e recebe seus documentos em papel com seu parceiro comercial.

Eventualmente, desative a troca de documentos comerciais em papel. Você notará uma grande redução nos custos de processamento de documentos, aumento dramático da precisão dos dados, velocidade de troca de documentos comerciais, fluxos de caixa aprimorados, redução de erros de processamento e aumento nos níveis de serviço ao cliente.

Por que utilizar os serviços gerenciados de EDI?

Por que utilizar os serviços gerenciados de EDI?

A mudança para serviços gerenciados de EDI pode ter um impacto significativo nos seus negócios.

Existem muitas razões pelas quais as empresas abandonam seus processos atuais: o custo total de propriedade do software e hardware EDI é alto e continua aumentando quando você considera todas as outras despesas, como pessoal de TI, manutenção ou atualizações de versão. 

Alguns sistemas podem não ser suficientes e ainda exigem uma certa quantidade de trabalho manual, enquanto outros podem enfrentar alguns projetos desafiadores, nos quais precisam integrar rapidamente novos provedores de dados e desejam terceirizar todo o projeto para alguém que tenha experiência com integrações B2B complexas. 

O outro grupo são empresas que são novas na EDI. Normalmente, esse grupo não deseja investir em software EDI, em parte porque não possui as habilidades ou os recursos necessários para fazer o EDI. 

Benefícios dos serviços gerenciados de EDI  

Conecte-se a qualquer sistema e aplicativo – os serviços EDI gerenciados criados em uma plataforma de integração garantem a conexão com quaisquer sistemas e aplicativos, estejam eles localizados no local ou na nuvem. 

Tenha todos os dados no lugar certo – a EDI Integration pode ajudá-lo a ter os dados em um único local, para que todas as partes interessadas certas possam ter acesso a eles sempre que precisarem. 

Receba dados em tempo real ou em lotes – as modernas soluções EDI garantem que você receba todos os seus dados quando necessário. Você pode decidir se deseja aceitá-lo em tempo real ou em lotes. 

Receba os dados no seu formato preferido – Sua solução EDI precisa ser capaz de traduzir o formato dos dados para que você receba todas as informações no formato que seu sistema possa entender. 

Embarque em novas partes mais rapidamente 

A rápida integração de novas partes interessadas é vital. Isso não apenas melhorará seu relacionamento com eles, mas você poderá começar a receber informações o mais rápido possível. 

Melhore a qualidade dos dados 

Dependendo da solução e de suas necessidades, alguns provedores de EDI validarão seus dados e enriquecerão se você achar necessário. 

Remover completamente o trabalho manual 

Uma solução EDI que funcione corretamente garantirá que você não precise enviar nenhuma informação manualmente nem que valide as mensagens. 

Reduza os custos indiretos de EDI 

Ao usar os serviços EDI gerenciados, você não precisa pagar por software ou hardware e eliminará os custos com pessoal. Você será capaz de prever melhor seus custos de EDI. 

Parceiros de negócios

Parceiros de negócios

A troca de documentos EDI é tipicamente entre duas organizações diferentes, referidas como parceiros de negócios ou parceiros comerciais. 

Exemplo: A empresa A pode comprar mercadorias da empresa B. A empresa A envia ordens de compra para a empresa B, que envia faturas e avisos de remessa para a empresa A. 

Conexão segura e padronizada 

O EDI usa uma variedade de protocolos seguros para facilitar a troca segura de documentos EDI entre os parceiros de negócios. 

Os parceiros devem usar o mesmo protocolo acordado para trocar arquivos de EDI ou trabalhar com um intermediário que possa facilitar as trocas se os parceiros usarem protocolos diferentes. 

Os protocolos variam de tecnologias estabelecidas há muito tempo, como FTP, a EDI baseado na Web via AS2, sistemas baseados em API, como o AS4, e outras opções, como o EDI móvel. 

Automação de parceiros de negócios 

Mensagens EDI podem ser enviadas automaticamente usando fluxos de trabalho pré-configurados. 

As empresas geralmente usam tradutores de EDI – como software ou por meio de um provedor de serviços de EDI – para traduzir documentos EDI para uso em aplicativos internos, permitindo o processamento automatizado. 

Os processos podem ser estendidos para trabalhar com integração de dados e fluxos de trabalho dentro de uma organização. 

Exemplo: uma vez que uma empresa recebe uma ordem de compra EDI, o sistema de logística gera uma tarefa para a equipe do armazém para mover mercadorias do estoque para a expedição. 

EDI facilita a automação de processos de negócios 

Para ilustrar o significado do EDI, ou intercâmbio eletrônico de dados, vamos comparar como uma transação de compra típica ocorreria entre dois parceiros comerciais usando papel tradicional ou comunicações por e-mail versus usando EDI. 

Métodos tradicionais: 

  • O comprador recebe uma notificação em seu sistema para fazer um pedido ou, após consultar o inventário, determina que ele precisa fazer um pedido. 
  • O comprador insere dados na tela de um sistema de compras para criar o pedido, imprime e envia por e-mail ou envia por e-mail para o fornecedor. 
  • O fornecedor recebe o pedido, dias depois ou por e-mail (junto com uma longa lista de outras comunicações) e insere-o manualmente no sistema de pedidos de vendas. 
  • O fornecedor imprime uma fatura e a anexa à remessa e / ou a envia separadamente por correio ou email. 
  • O comprador insere manualmente a fatura no sistema de contas a pagar. 

Neste exemplo, um sistema de papel pode adicionar uma semana de tempo de envio para o processo. Tanto o e-mail quanto o papel são suscetíveis a erros de entrada manual de dados, prolongando o tempo de pedido. 

Processo de EDI: 

O sistema de compras do comprador, que usa o EDI, gera automaticamente e envia um pedido de compra em formato EDI quando o estoque atinge um nível pré-especificado. 

Em minutos, o sistema de pedidos de vendas do fornecedor, usando o software EDI, recebe o PD de EDI. 

O sistema do fornecedor notifica automaticamente seu departamento de expedição para enviar mercadorias. 

Depois que as mercadorias são embaladas e prontas para envio, o sistema de remessa gera um aviso de remessa avançado (ASN) para enviar ao departamento de recebimento do comprador 

O sistema ERP do fornecedor gera uma fatura EDI para transmitir ao sistema de contas a pagar do comprador 

Todo o processo de EDI pode ser concluído em uma hora. 

Casos de uso do EDI: quem pode usar?

Casos de uso do EDI: quem pode usar?

Nenhuma definição de uso do EDI está completa sem a aplicabilidade no mundo real, ou seja, em empresas reais. O Intercâmbio Eletrônico de Dados é útil para uma ampla variedade de funções, abrangendo muitos milhares de trocas de informações específicas.

Aqui estão apenas alguns dos cenários mais comuns para uso do EDI, dentre os muitos milhares de tipos de transações que o EDI manipula todos os dias.

Usos do EDI nas empresas:

  • Cadeia de suprimentos (varejo, manufatura, automotivo) 
  • Compras 
  • Atendimento de pedidos
  • Confirmações de envio 
  • Pedidos internacionais 
  • Realizações de pedidos de peças 
  • Cuidados de saúde 
  • Troca de informações de saúde do paciente 
  • Processamento de seguro de saúde 
  • Trocas de informações de prescrição 
  • Logística
  • Mercado de materiais para construção
  • Agendamento de remessas 
  • Rastreando mercadorias 
  • Contabilidade 
  • Gerando faturas 
  • Fornecendo trilhas de auditoria 
  • Aviação 
  • Trocas de informações de voo 
  • Registros de nome de passageiro (PNRs) 
  • Conformidade e padronização internacionais 
usos do EDI
Materiais para Construção
Logística
Logística
Envio de documentos

Envio de documentos

Há três etapas no processo de envio de documentos EDI: prepare os documentos, traduza-os para um formato EDI e transmita-os a um parceiro. 

Um processo comum automatizado com EDI é a troca de pedidos de compra (POs) e faturas. Para dar um bom exemplo de como o EDI funciona, ilustraremos o processo de EDI para pedidos e faturas.

Preparação de Documentos

Seguindo o exemplo de um pedido de compra e fatura, é aqui que um comprador prepara um pedido em um sistema de compras. 

O comprador coleta e organiza os dados para que funcionem com o EDI. Por exemplo, em vez de imprimir um pedido, o sistema cria um arquivo eletrônico com as informações necessárias para criar um documento EDI. 

Então, como você prepararia documentos adequadamente? Existem várias abordagens: 

  • Exportando dados baseados em computador de planilhas ou bancos de dados;
  • Relatórios eletrônicos reformatados em arquivos de dados;
  • Aprimorando aplicativos para criar arquivos de saída prontos para tradução padrão EDI;
  • Compra de software EDI que pode transformar documentos de seus sistemas em arquivos EDI; 
  • Entrada de dados humanos; 

Idealmente, você deseja que seu sistema elimine o máximo de entrada de dados humanos possível para economizar tempo e melhorar a precisão. 

Tradução de documento EDI 

A próxima etapa é alimentar o documento por meio do software de tradução EDI para converter seu formato de dados interno no formato padrão EDI usando os segmentos e elementos de dados apropriados. Como alternativa, você pode enviar seus dados para um provedor de serviços EDI, que lida com a tradução de e para o formato EDI em seu nome. 

No nosso exemplo, o pedido é convertido em um documento de pedido de compra EDI 850. 

Conectar e transmitir documentos EDI 

Depois que o pedido é traduzido para o formato do pedido de compra EDI 850, ele está pronto para ser transmitido ao fornecedor. Existem várias maneiras de conectar-se a um parceiro via EDI. Os mais comuns incluem: 

  • Conexão EDI direta, ponto a ponto, por meio de um protocolo seguro da Internet, como o AS2 
  • Conecte-se a um provedor de rede EDI, também conhecido como provedor de rede de valor agregado (VAN) 
  • Uma combinação de Direct EDI e VAN, dependendo dos parceiros envolvidos e do volume de transações 

No caso de um provedor de rede EDI, ou rede de valor agregado (VAN), o comprador usa seu protocolo de comunicação preferido, garantindo transmissão EDI confiável e segura. Em seguida, o provedor de rede se conecta ao fornecedor usando o protocolo de comunicação preferido do fornecedor, garantindo que o fornecedor receba o pedido.

As VANs podem reduzir a configuração e a manutenção em alguns casos, mas tendem a ser mais caras que a integração ponto a ponto em muitos casos de uso, pois cobram uma taxa por cada transação ou mesmo item de linha. 

A segurança e o controle dos dados são mantidos durante todo o processo de transmissão usando senhas, identificação e criptografia do usuário.

Os aplicativos EDI do comprador e do fornecedor editam e verificam automaticamente a precisão dos documentos. 

Em nosso guia completo sobre os tipos de protocolos EDI, descompactamos as várias opções de transferência de arquivos EDI e as tecnologias usadas para ajudá-lo a selecionar o (s) protocolo (s) correto (s) para sua organização. 

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