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A troca de documentos EDI é tipicamente entre duas organizações diferentes, referidas como parceiros de negócios ou parceiros comerciais. 

Exemplo: A empresa A pode comprar mercadorias da empresa B. A empresa A envia ordens de compra para a empresa B, que envia faturas e avisos de remessa para a empresa A. 

Conexão segura e padronizada 

O EDI usa uma variedade de protocolos seguros para facilitar a troca segura de documentos EDI entre os parceiros de negócios. 

Os parceiros devem usar o mesmo protocolo acordado para trocar arquivos de EDI ou trabalhar com um intermediário que possa facilitar as trocas se os parceiros usarem protocolos diferentes. 

Os protocolos variam de tecnologias estabelecidas há muito tempo, como FTP, a EDI baseado na Web via AS2, sistemas baseados em API, como o AS4, e outras opções, como o EDI móvel. 

Automação de parceiros de negócios 

Mensagens EDI podem ser enviadas automaticamente usando fluxos de trabalho pré-configurados. 

As empresas geralmente usam tradutores de EDI – como software ou por meio de um provedor de serviços de EDI – para traduzir documentos EDI para uso em aplicativos internos, permitindo o processamento automatizado. 

Os processos podem ser estendidos para trabalhar com integração de dados e fluxos de trabalho dentro de uma organização. 

Exemplo: uma vez que uma empresa recebe uma ordem de compra EDI, o sistema de logística gera uma tarefa para a equipe do armazém para mover mercadorias do estoque para a expedição. 

EDI facilita a automação de processos de negócios 

Para ilustrar o significado do EDI, ou intercâmbio eletrônico de dados, vamos comparar como uma transação de compra típica ocorreria entre dois parceiros comerciais usando papel tradicional ou comunicações por e-mail versus usando EDI. 

Métodos tradicionais: 

  • O comprador recebe uma notificação em seu sistema para fazer um pedido ou, após consultar o inventário, determina que ele precisa fazer um pedido. 
  • O comprador insere dados na tela de um sistema de compras para criar o pedido, imprime e envia por e-mail ou envia por e-mail para o fornecedor. 
  • O fornecedor recebe o pedido, dias depois ou por e-mail (junto com uma longa lista de outras comunicações) e insere-o manualmente no sistema de pedidos de vendas. 
  • O fornecedor imprime uma fatura e a anexa à remessa e / ou a envia separadamente por correio ou email. 
  • O comprador insere manualmente a fatura no sistema de contas a pagar. 

Neste exemplo, um sistema de papel pode adicionar uma semana de tempo de envio para o processo. Tanto o e-mail quanto o papel são suscetíveis a erros de entrada manual de dados, prolongando o tempo de pedido. 

Processo de EDI: 

O sistema de compras do comprador, que usa o EDI, gera automaticamente e envia um pedido de compra em formato EDI quando o estoque atinge um nível pré-especificado. 

Em minutos, o sistema de pedidos de vendas do fornecedor, usando o software EDI, recebe o PD de EDI. 

O sistema do fornecedor notifica automaticamente seu departamento de expedição para enviar mercadorias. 

Depois que as mercadorias são embaladas e prontas para envio, o sistema de remessa gera um aviso de remessa avançado (ASN) para enviar ao departamento de recebimento do comprador 

O sistema ERP do fornecedor gera uma fatura EDI para transmitir ao sistema de contas a pagar do comprador 

Todo o processo de EDI pode ser concluído em uma hora. 

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