Sustentabilidade EDI em materiais para construção

Sustentabilidade EDI em materiais para construção

A introdução de uma filosofia de sustentabilidade ambiental às práticas de negócios tornou-se vital para empresas do mundo inteiro. Iniciativas para reduzir o desperdício e a poluição, melhorando a eficiência dos processos existentes, são incentivadas frequentemente e exigidas por empresas que estão na vanguarda dos acontecimentos.

Por exemplo: 78 empresas listadas na Fortune 500 – incluindo Google, Apple, Cisco Systems, Microsoft, Intel e Lojas de Departamento Kohl – fizeram parcerias com a Environmental Protection Agency, para se tornarem “Green Power Partners”, uma designação reservada para empresas que utilizam, anualmente, mais de 13 bilhões de quilowatts-hora de energia verde. Além disso, grandes empresas, como PepsiCo, Coca-Cola, General Electric, Nike e Starbucks, tomaram medidas concretas para melhorar, consideravelmente, a sustentabilidade de suas operações.

Mesmos sendo líderes globais em seus mercados, essas empresas não precisam ser as únicas a se beneficiarem com a integração de políticas de sustentabilidade aos modelos de negócios existentes. Varejistas e fornecedores do segmento de materiais para construção, por exemplo, independente do porte das empresas, também podem se beneficiar com a iniciativa de utilizar a tecnologia EDI para otimizar as operações da cadeia de suprimentos onde atuam, reduzir custos e se tornarem mais eficientes e sustentáveis. Mas, como o EDI pode contribuir para a sustentabilidade das empresas?  

Como o EDI contribui para a sustentabilidade?

O uso do EDI nas comunicações comerciais suporta práticas ambientalmente sustentáveis de várias maneiras. Estudos mostram, por exemplo, que o uso do EDI reduz erros na geração de pedidos, resultando em maior precisão e menos devoluções o que, por sua vez, leva a reduções do uso de combustíveis e menos emissões de poluentes durante o transporte dos pedidos.

Além disso, como o EDI é uma tecnologia confiável e segura, os produtores de produtos de origem sustentável podem adotar o EDI para se tornarem compatíveis com grandes varejistas, aumentando o alcance da distribuição de seus produtos.

Outra grande contribuição ambiental promovida pelo EDI é a redução da dependência da utilização do papel. Faturas, OPs, avisos de remessa, confirmações funcionais e outros documentos comerciais usados com frequência, se não forem automatizados eletronicamente, exigem gastos com recursos administrativos e grandes quantidades de papel. Ao adotar o EDI para a troca de documentos comerciais, sua empresa reduz automaticamente o uso de papel durante os processos comerciais e os custos com despesas administrativas desnecessárias. 

Porém, apesar do amplo uso do EDI entre as empresas, muitas ainda não trabalham com a integração do EDI aos seus sistemas de ERP, CRM e contabilidade. A não utilização do EDI impede, por exemplo, que fornecedores e varejistas de materiais para construção maximizem a eficiência e a lucratividade de seus negócios e também inibe a possibilidade da utilização de poderosos recursos de automação fornecidos por essa tecnologia. Isso inclui, a capacidade de integrar e converter documentos de qualquer sistema para outro sistema, o que simplifica as solicitações eletrônica da maioria dos softwares de gerenciamento empresariaI ou ERP. 

Varejistas e fornecedores têm motivos de sobra para adotarem o EDI. As melhorias na precisão da elaboração de pedidos, já seriam motivos suficientes para a implementação do EDI, mas ainda existem as melhorias econômicas e de sustentabilidade que o EDI também oferece.

Um estudo de 2008, publicado pelo Aberdeen Group, mostrou que o custo do processamento de um pedido manual é 35% maior que o custo de processamento de uma OP usando EDI. Essa redução nos custos de processamento é um grande incentivo para as empresas adotarem essa tecnologia.

Outro estudo de 2010, realizado pelo Gartner, destacou uma redução entre 70% e 90% no custo de cada fatura processada. Uma pesquisa compilada pelo Aberdeen Group, no estudo de 2009, chegou a uma conclusão semelhante, mostrando que as empresas classificadas como as melhores da categoria faturamento eletrônico, alcançaram 83% menos custos de processamento do que os concorrentes.

O EDI também beneficia empresas, ao reduzir tempos de pedidos e remessas. No artigo de pesquisa de 2013, “EDI: Trabalho da Cadeia de Valor”, publicado pela Supply Chain Insights LLC, a adoção do EDI mostrou uma redução de 50% no ciclo de pedidos para remessa. Entre os principais fabricantes, varejistas e distribuidores, o uso de EDI e XML contribuiu para uma redução significativa do ciclo de pedidos para remessa: em média, as empresas com integração total de EDI / XML desfrutam de um ciclo de três dias, enquanto as empresas com a integração parcial, que requer alguma intervenção manual, têm um tempo médio de 7 dias, de ciclo.

Conclusão

A atual crise ambiental que o mundo vive, principalmente no que diz respeito aos altos índices de poluição, está impulsionando a adoção de práticas comerciais sustentáveis, práticas que levam em conta os recursos naturais finitos dos quais todos nós dependemos para sobreviver.

Embora os problemas de poluição possam parecer insuperáveis, uma vez que as práticas de negócios são examinadas com mais detalhes, fica claro que a solução para esses problemas está na adoção de práticas ambientalmente conscientes em pequena escala.

Para todos os participantes de uma cadeia de suprimentos, a adoção do EDI é um excelente primeiro passo para o desenvolvimento de práticas de negócios que reconheçam a sustentabilidade como algo fundamental para o sucesso dos negócios.

Diferenciando o EDI de outras formas de comunicação

Diferenciando o EDI de outras formas de comunicação

Talvez o elemento mais confuso do EDI seja distingui-lo de outras formas de comunicação. Por exemplo, o email é uma forma eletrônica de comunicação, mas não é um intercâmbio eletrônico de dados.

O gerenciamento de dados de e-mail sofre interferência humana e, se um comprador enviar um pedido de compra por e-mail, as informações deverão ser transferidas manualmente para o sistema do fornecedor. Por outro lado, o EDI elimina a necessidade de intervenção humana ao mover informações de um sistema para outro.

Com o EDI, existem formatos rígidos na transmissão de informações para garantir que o computador receptor possa ler as informações de forma prática, rápida, eficiente e segura. Portanto, as  informações do comprador podem ser movidas facilmente para o sistema do fornecedor.

O que basicamente diferencia o EDI de outras formas de comunicação é a não intervenção humana no processo de transmissão de informações.

Padrões EDI de troca de informações

Embora existam vários padrões EDI para a comunicação e troca de informações entre parceiros de negócios, antes de implantar o sistema, é necessário que as empresas envolvidas escolham o padrão a ser adotado.  

O padrão EDI mais comum é o EDIFACT, que é formado por três partes:

  • Elementos: A menor unidade EDI 
  • Segmentos: Composto da união dos elementos 
  • Conjuntos de transações: Composto pela união de segmentos, também conhecidos como “mensagens”

Além de contribuir com a expansão de seus negócios, a implementação de uma solução EDI na sua empresa oferece os seguintes benefícios:

  • Maior visibilidade para a circulação de mercadorias 
  • Custo reduzido em função da necessidade de contratação de um menor número de funcionários 
  • Maior velocidade e eficiência, devido à fácil movimentação de informações de um computador para outro
  • Uma operação mais ecológica, devido ao uso reduzido de papel 
  • Melhora na eficiência da comunicação entre empresas parceiras

EDI na geração e manutenção de pedidos

No caso da geração e manutenção de pedidos, o EDI é muito importante.

Por exemplo, se uma empresa precisa fazer alguma alteração no pedido, basta corrigir, reenviar o pedido e aguardar a confirmação eletrônica da alteração. Num processo manual, seria necessária a impressão de uma nova alteração, um novo envio físico ao fornecedor e uma nova confirmação de recebimento.

Através do EDI também é possível receber alertas importantes, como o envio de remessas de pedidos: 

  • Alerta o comprador de que sua remessa está a caminho 
  • Permite estimar o horário de chegada da remessa 
  • Detalha o conteúdo da entrega, e se possui alguma pendência 
  • Agiliza o recebimento através da leitura de códigos de barras 

Importância do EDI no processo logístico

Do ponto de vista logístico, os avisos de envio antecipados oferecem vários benefícios. Eles reduzem custos, eliminando a necessidade de inspecionar pacotes no nível do componente. Em vez disso, eles podem escanear códigos de barras e fazer comparações e validações, reduzindo drasticamente os custos de descarga.

Eles também melhoram a precisão, pois alertam rapidamente os compradores sobre incoerências entre o pedido de compra e a remessa e também permitem que centros de distribuição recebam alertas de entregas com antecedência.

Para inventário just-in-time (JIT), resposta eficiente ao cliente (ECR) e operações de cross-docking , os alertas eletrônicos fornecidos pelos sistemas de EDI também são essenciais.

EDI no setor financeiro da empresa

A incoerência no processamento de informações de faturamento afeta diretamente o fluxo de caixa da sua empresa. O uso do EDI com parceiros comerciais permite transmitir, rapidamente, as informações corretas e também garante que você receba um aviso de remessa, que é um aviso de que sua fatura foi paga.  

Como alternativa, quando sua empresa recebe faturas, elas são prontamente processadas, evitando pagamentos em atraso e cobranças de juros. Isso também influencia o planejamento no gerenciamento de rotas da cadeia de suprimentos. Não é mais suficiente simplesmente levar o pacote ao cliente. Os clientes de hoje desejam informações em tempo real sobre suas remessas, bem como diferentes opções de remessa. 

EDI para gerenciamento de rotas

O gerenciamento de rotas não se resume apenas em atender a necessidade do cliente. É também sobre eficiência operacional. A análise de roteamento no gerenciamento da cadeia de suprimentos ajuda as empresas escolherem a melhor rota de entrega e também permite reencaminhar as remessas em caso de obstruções na rota usual. 

Um comprador controla seus custos emitindo instruções de roteamento para fornecedores. O EDI permite que uma transportadora emita essas instruções de maneira rápida e eficaz.  

O formato EDI permite que isso aconteça rapidamente com dados estruturados. Além disso, o sistema EDI permite que as empresas aproveitem os benefícios do roteamento sem designar pessoas e papéis adicionais para esse processo. Sem o EDI, solicitar e fornecer instruções de roteamento seria um processo muito mais lento e com várias etapas. 

EDI nas relações com parceiros de negócios

Um padrão EDI específico gerencia os relacionamentos com seus parceiros de negócios. Com esse conjunto de transações EDI, uma empresa comunica:

  • Sua localização específica 
  • Seu relacionamento com outros locais (por exemplo, sede, locais de varejo, etc.) 
  • Seu relacionamento com qualquer parceiro de negócio 

O EDI, hoje, é algo fundamental para qualquer tipo de processamento eletrônico de informações entre parceiros de negócios. Se sua empresa ainda não tem um sistema eficiente de EDI, o melhor caminho é encontrar parceiros que auxiliem sua empresa a implantar o sistema de EDI mais adequado para sua empresa.

Para mais detalhes de como implantar um sistema EDI adequado ao seu negócio, deixe seu comentário logo abaixo, ou entre em contato pelo e-mail contato@businessintegrator.com.br. Se preferir você pode acessar a home page do Portal EDI, onde você encontrará diversas informações sobre EDI.