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O EDI nas comunicações B2B

O EDI nas comunicações B2B

O EDI sempre foi fundamental no campo das comunicações B2B, mas hoje é importante reavaliar seu lugar na cadeia de suprimentos, em função das novas tecnologias que surgiram.  

No passado, as empresas menores se integravam aos sistemas EDI através de processamentos internos, ponto a ponto.

Mas, com as mudanças que vem ocorrendo nos processos de troca de dados eletrônicos, a utilização de EDI VAN, passou a ser a mais eficiente e com melhor custo/benefício nas integrações e comunicações B2B.  

Algumas empresas, principalmente do mercado de materiais para construção, estão seguindo a tendência mundial de integrar-se a parceiros de negócios via EDI VAN (Value Added Network), que utilizam a tecnologia iPaaS (Integration Platform as a Service).

Vamos entender um pouco mais sobre esses sistemas de troca de informações eletrônicas. 

O que é um EDI VAN? 

Uma EDI VAN oferece uma rede B2B (business to business) de comunicação eletrônica, uma rede que inclui uma série de serviços de “valor agregado”, bem como protocolos de comunicação facilitados. 

As VANs agem como intermediários que traduzem mensagens EDI entre protocolos e parceiros, permitindo que você use seu próprio protocolo, independentemente do protocolo usado por seus parceiros.  

O uso do EDI VAN permite criar canais de comunicação automatizados e ininterruptos entre parceiros comerciais, oferecendo vários formatos para a tradução de EDI.    

Isso, por sua vez, resulta em um gerenciamento proficiente e eficaz da cadeia de suprimentos.

Mais importante ainda, as EDI VAN não são centradas na indústria, funcionam em todos os setores.  

Dependendo do quanto você negocia com um determinado parceiro ou usa um determinado protocolo, você pode economizar dinheiro, em comparação com a integração B2B via EDI direto (ponto-a-ponto). 

O que é um iPaaS?

O iPaas (Integration Platform as a Service) é uma plataforma tecnológica na nuvem que integra diferentes aplicativos gerados por uma empresa.

A importância dessa tecnologia está relacionada a superação das realidades que ocorrem entre os ecossistemas de negócios, como a fragmentação de informações e o uso de sistemas na nuvem e localmente.

O desenvolvimento da cloud computing a torna uma ferramenta voltada para o futuro ao serviço, de um cenário mais versátil e competitivo.  

Como escolher o serviço de EDI ideal?

Como escolher o serviço de EDI ideal?

Mesmo depois de identificar se você precisa de software EDI, EDI da web ou serviços gerenciados, a escolha de um serviço de EDI parceiro pode ser um desafio.

Você deve pensar estrategicamente e considerar suas metas de longo prazo: qual é o volume das suas transações EDI agora e o que acontecerá daqui a alguns anos?

De quantas conexões você precisa ? Isso mudará com o tempo? Quão desafiadoras são as integrações? Você precisa lidar com uma variedade de formatos de dados? 

Listamos quatro perguntas principais para ajudá-lo a avaliar quais soluções específicas podem funcionar para você. 

1. Você está planejando a longo prazo? 

Isso é talvez o mais importante quando você pensa em fazer parceria com um serviço de EDI.

Se você está comprando software ou serviços gerenciados, deve pensar nesse investimento como um longo prazo de parceria, portanto, é vital que a solução que você escolher atenda ao volume e à complexidade de suas transações EDI mesmo anos depois. Escalabilidade é algo que você deve planejar. 

2. Você pode usar a nuvem? 

Algumas empresas não podem trabalhar com um provedor que oferece uma solução baseada em nuvem devido a problemas internos ou externos.

Os serviços em nuvem tornaram-se comuns e, se você puder utilizar os benefícios da nuvem, considere-o como uma opção. A escalabilidade da nuvem é um benefício que vale a pena quando o volume de mensagens está aumentando. 

3. Deseja criar e manter a solução sozinho? 

Geralmente, é uma pergunta ignorada, mas você deve tentar respondê-la. Você tem os recursos, a equipe e tempo para fazer tudo sozinho? Mesmo se você tiver, você quer fazer isso sozinho? Em casos complexos, pode ser mais fácil optar por um provedor de serviços gerenciados experiente e bem estabelecido que lidará com tudo, desde o planejamento até a implantação e manutenção. 

4. Quão complexas são as suas integrações B2B? 

Você precisa se conectar com muitos parceiros comerciais? Todos eles usam tecnologias diferentes (no local ou na nuvem), protocolos (AS2, FTP, SFTP, HTTP / S etc.) ou formatos de dados? Quanto mais complexo o caso se torna, mais você 

Você precisa revisar as perguntas anteriores: vale a pena fazer as integrações EDI por conta própria ou deve fazer parceria com alguém para aliviar sua carga?

Em casos simples, você pode ficar bem usando um EDI da web. Além disso, se o seu volume for bastante baixo, considere se vale a pena comprar um software ou encontre um fornecedor com um SaaS 

Perguntas frequentes ao escolher um serviço de EDI 

Para simplificar suas discussões com os diferentes fornecedores, criamos uma lista das perguntas que os fornecedores de EDI provavelmente farão a você (para que você possa se preparar com antecedência para a reunião) ou que deva estar fazendo essas perguntas. 

O que o provedor pode pedir de você 

  • Quantas conexões você precisará? 
  • Que tipo de conexões? Por exemplo, você precisa de conectividade híbrida (conectada no local à nuvem) ou há ERPs, TMSs, DMSs, WMSs etc. para se comunicar? 
  • Com que tipo de formato de dados a solução precisa lidar? (É bom saber por causa do mapeamento e tradução.) Se você não souber disso, prepare-se para obter informações detalhadas sobre os sistemas e aplicativos que deseja conectar. (por exemplo, nome do sistema, número da versão etc.) 
  • O volume de transações mudará com o tempo? Quais são as suas expectativas?
  • Qual é o nível de suporte que você precisa?
  • Você tem algum requisito especial?
  • Qual a frequência das transferências de dados? Tempo real? Diariamente? Com menos frequência do que diariamente?

O que você deve perguntar ao provedor 

  • Quais tipos de conexões o fornecedor pode lidar? 
  • Eles podem trabalhar com qualquer formato de dados? Se não, quais eles suportam? 
  • Quão segura é a solução? 
  • Qual é a disponibilidade / tempo de inatividade do sistema? O fornecedor fornece um SLA? 
  • Quanto tempo levará o projeto de instalação? 
  • Com que rapidez serão incorporados novos parceiros comerciais / fontes de dados?
  •  Se não é um serviço gerenciado, como é fácil usá-lo? O fornecedor fornece treinamento? Que tipo de documentação ou ajuda online está disponível?
  • Como o monitoramento e alertas são tratados?
  • Que tipo de suporte o fornecedor fornece?
Tipos de soluções EDI

Tipos de soluções EDI

Embora as soluções EDI tenham uma ferramenta de comunicação B2B de duas décadas, ainda é comumente usado para compartilhamento de informações entre parceiros comerciais.

É seguro dizer que o EDI é essencial para a eficiência da cadeia de suprimentos e para melhorar e manter um bom relacionamento com parceiros e clientes. 

Tradicionalmente, o uso do EDI significava que você precisava investir em software e hardware e ter habilidades internas de integração, mas o paradigma agora mudou.

Novas soluções EDI surgiram; alguns podem vir na forma de software como serviço, enquanto outros podem ser uma plataforma como serviço. 

Comparação de soluções EDI 

Antes de selecionar os fornecedores com os quais você gostaria de conversar sobre suas soluções EDI, é melhor decidir que tipo de solução atenderá melhor aos seus requisitos específicos. Você tem três opções: EDI Local, WEB-EDI e EDI Gerenciado.

EDI local 

  • Instalado na nuvem local ou privada 
  • Localizado atrás de um firewall 
  • O usuário tem controle completo dos serviços e acesso 
  • Desenvolva suas próprias conexões e mapeamentos
  • Equipe de TI própria gerencia e mantém o sistema
  • Compre software ou hardware e novas versões 

 Web-EDI 

  • Hospedado em nuvem pública e pode ser acessado via web 
  • Totalmente auto atendimento 
  • Duplica documentos baseados em papel como um formulário da Web 
  • Os usuários inserem informações manualmente 
  • A informação é convertida em EDI 
  • Não há necessidade de comprar um software 
  • Não há necessidade de gerenciar ambientes EDI complexos 

 EDI gerenciado 

  • Hospedado na nuvem 
  • Segurança da nuvem 
  • O fornecedor mantém, implanta e desenvolve a solução 
  • Não há necessidade de equipe de TI
  • Você possui a propriedade total dos dados
  • Soluções escaláveis e flexíveis
  • Capacidade híbrida
  • Não há necessidade de comprar um software
  • Automação completa 
Parceiros de negócios

Parceiros de negócios

A troca de documentos EDI é tipicamente entre duas organizações diferentes, referidas como parceiros de negócios ou parceiros comerciais. 

Exemplo: A empresa A pode comprar mercadorias da empresa B. A empresa A envia ordens de compra para a empresa B, que envia faturas e avisos de remessa para a empresa A. 

Conexão segura e padronizada 

O EDI usa uma variedade de protocolos seguros para facilitar a troca segura de documentos EDI entre os parceiros de negócios. 

Os parceiros devem usar o mesmo protocolo acordado para trocar arquivos de EDI ou trabalhar com um intermediário que possa facilitar as trocas se os parceiros usarem protocolos diferentes. 

Os protocolos variam de tecnologias estabelecidas há muito tempo, como FTP, a EDI baseado na Web via AS2, sistemas baseados em API, como o AS4, e outras opções, como o EDI móvel. 

Automação de parceiros de negócios 

Mensagens EDI podem ser enviadas automaticamente usando fluxos de trabalho pré-configurados. 

As empresas geralmente usam tradutores de EDI – como software ou por meio de um provedor de serviços de EDI – para traduzir documentos EDI para uso em aplicativos internos, permitindo o processamento automatizado. 

Os processos podem ser estendidos para trabalhar com integração de dados e fluxos de trabalho dentro de uma organização. 

Exemplo: uma vez que uma empresa recebe uma ordem de compra EDI, o sistema de logística gera uma tarefa para a equipe do armazém para mover mercadorias do estoque para a expedição. 

EDI facilita a automação de processos de negócios 

Para ilustrar o significado do EDI, ou intercâmbio eletrônico de dados, vamos comparar como uma transação de compra típica ocorreria entre dois parceiros comerciais usando papel tradicional ou comunicações por e-mail versus usando EDI. 

Métodos tradicionais: 

  • O comprador recebe uma notificação em seu sistema para fazer um pedido ou, após consultar o inventário, determina que ele precisa fazer um pedido. 
  • O comprador insere dados na tela de um sistema de compras para criar o pedido, imprime e envia por e-mail ou envia por e-mail para o fornecedor. 
  • O fornecedor recebe o pedido, dias depois ou por e-mail (junto com uma longa lista de outras comunicações) e insere-o manualmente no sistema de pedidos de vendas. 
  • O fornecedor imprime uma fatura e a anexa à remessa e / ou a envia separadamente por correio ou email. 
  • O comprador insere manualmente a fatura no sistema de contas a pagar. 

Neste exemplo, um sistema de papel pode adicionar uma semana de tempo de envio para o processo. Tanto o e-mail quanto o papel são suscetíveis a erros de entrada manual de dados, prolongando o tempo de pedido. 

Processo de EDI: 

O sistema de compras do comprador, que usa o EDI, gera automaticamente e envia um pedido de compra em formato EDI quando o estoque atinge um nível pré-especificado. 

Em minutos, o sistema de pedidos de vendas do fornecedor, usando o software EDI, recebe o PD de EDI. 

O sistema do fornecedor notifica automaticamente seu departamento de expedição para enviar mercadorias. 

Depois que as mercadorias são embaladas e prontas para envio, o sistema de remessa gera um aviso de remessa avançado (ASN) para enviar ao departamento de recebimento do comprador 

O sistema ERP do fornecedor gera uma fatura EDI para transmitir ao sistema de contas a pagar do comprador 

Todo o processo de EDI pode ser concluído em uma hora. 

Integração B2B

Integração B2B

Integração business-to-business (B2B) é a automação de processos de negócios e comunicações entre duas ou mais organizações.

Isso permite que elas trabalhem e negociem com mais eficiência com seus clientes, fornecedores e parceiros de negócios, automatizando os principais processos de negócios.

O software de integração B2B fornece a arquitetura necessária para digitalizar informações e roteá-las rapidamente através do ecossistema comercial de uma organização.  

O que é uma plataforma de integração B2B? 

Uma plataforma de integração B2B ajuda as empresas a integrar todos os seus complexos processos de B2B e intercâmbio eletrônico de dados (EDI) em suas comunidades parceiras em um único gateway.  

A plataforma coleta dados de aplicativos de origem, converte os dados em formatos padronizados e, em seguida, envia os documentos para o parceiro de negócios usando o protocolo de transporte apropriado.  

O software de integração B2B está disponível para uso local ou os serviços de integração podem ser acessados por meio de serviços de nuvem hospedados

Por que a integração é importante? 

A digitalização está pressionando as expectativas do parceiro e do cliente.

As organizações estão descobrindo que o processamento manual lento, ineficiente e propenso a erros de informações não é sustentável em um mundo digitalmente conectado.  

Cada empresa tem seu próprio mix de sistemas e aplicativos para trocar arquivos e mensagens com parceiros. Tecnologias diferentes dificultam a comunicação.  

Para atingir metas como aumentar receita, acelerar o tempo de comercialização e melhorar a eficiência, as organizações precisam de uma rede de negócios bem-sucedida e isso requer uma solução moderna de integração B2B.  

Com as ferramentas B2B corretas, as organizações podem se conectar e se comunicar digitalmente de maneira rápida e confiável.

Isso pode reduzir o tempo necessário para levar novos produtos e serviços ao mercado e ajudar as empresas a alcançar a agilidade e a agilidade de que precisam para competir. 

Principais recursos de integração B2B 

As plataformas de integração B2B vêm com uma ampla variedade de recursos: 

  • Adaptadores de Comunicações – nunca diga não a um pedido de integração. Suporta protocolos de comunicação da Internet ricos em segurança, incluindo AS2, SFTP, MQ, HTTP, Connect: Direct e outros. 
  • Integração de aplicativos – inclui adaptadores para conectar-se a sistemas back-end, incluindo bancos de dados, SAP, bem como armazenamento de objetos em nuvem com o AWS S3 Client Adapter. 
  • Mecanismo de tradução – transformação poderosa de qualquer para qualquer. Converte documentos de um formato para outro. 
  • Software de mapeamento – permite a visualização de campos de dados e mostra as relações entre documentos. 
  • Acompanhamento de mensagens e relatórios – fornece gerenciamento de eventos e relatórios, auditoria em painéis centralizados que podem permitir que você estenda informações de status e atividade em tempo real para os administradores do sistema e seus parceiros. 
  • Criptografia – criptografar dados em repouso ou em movimento. Gerenciamento robusto de certificados, incluindo suporte a cifras e algoritmos modernos. 
  • Data de validade – aplica regras de negócios com modelagem gráfica de processos de negócios às informações enviadas para identificar erros.  
  • Compressão – permite que arquivos grandes sejam enviados mais rapidamente. Os recursos incluem arquivos de qualquer tamanho e transferência de mensagens. 

Um exemplo real de integração

Um home center de grande porte quer comprar produtos de materiais para construção de um de seus fornecedores. O home center prepara um pedido em seu planejamento de recursos empresariais (ERP) ou sistema de compras. 

O pedido é convertido em um pedido EDI 850, que é usado para fazer um pedido de mercadorias ou serviços. 

O 850 é transmitido de forma segura para o fornecedor do home center, que o processa e envia de volta uma confirmação funcional de 997 e um pedido de compra de 855 EDI para confirmar o recebimento. 

O fornecedor envia um aviso de remessa antecipada 856 sobre a mesma conexão AS2 para informar ao home center que o pedido está chegando. 

O home center recebe o 856, que é integrado ao ERP de back-end. Eles enviam um 997 para o fornecedor e se preparam para o envio. 

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