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Como escolher o serviço de EDI ideal?

Como escolher o serviço de EDI ideal?

Mesmo depois de identificar se você precisa de software EDI, EDI da web ou serviços gerenciados, a escolha de um serviço de EDI parceiro pode ser um desafio.

Você deve pensar estrategicamente e considerar suas metas de longo prazo: qual é o volume das suas transações EDI agora e o que acontecerá daqui a alguns anos?

De quantas conexões você precisa ? Isso mudará com o tempo? Quão desafiadoras são as integrações? Você precisa lidar com uma variedade de formatos de dados? 

Listamos quatro perguntas principais para ajudá-lo a avaliar quais soluções específicas podem funcionar para você. 

1. Você está planejando a longo prazo? 

Isso é talvez o mais importante quando você pensa em fazer parceria com um serviço de EDI.

Se você está comprando software ou serviços gerenciados, deve pensar nesse investimento como um longo prazo de parceria, portanto, é vital que a solução que você escolher atenda ao volume e à complexidade de suas transações EDI mesmo anos depois. Escalabilidade é algo que você deve planejar. 

2. Você pode usar a nuvem? 

Algumas empresas não podem trabalhar com um provedor que oferece uma solução baseada em nuvem devido a problemas internos ou externos.

Os serviços em nuvem tornaram-se comuns e, se você puder utilizar os benefícios da nuvem, considere-o como uma opção. A escalabilidade da nuvem é um benefício que vale a pena quando o volume de mensagens está aumentando. 

3. Deseja criar e manter a solução sozinho? 

Geralmente, é uma pergunta ignorada, mas você deve tentar respondê-la. Você tem os recursos, a equipe e tempo para fazer tudo sozinho? Mesmo se você tiver, você quer fazer isso sozinho? Em casos complexos, pode ser mais fácil optar por um provedor de serviços gerenciados experiente e bem estabelecido que lidará com tudo, desde o planejamento até a implantação e manutenção. 

4. Quão complexas são as suas integrações B2B? 

Você precisa se conectar com muitos parceiros comerciais? Todos eles usam tecnologias diferentes (no local ou na nuvem), protocolos (AS2, FTP, SFTP, HTTP / S etc.) ou formatos de dados? Quanto mais complexo o caso se torna, mais você 

Você precisa revisar as perguntas anteriores: vale a pena fazer as integrações EDI por conta própria ou deve fazer parceria com alguém para aliviar sua carga?

Em casos simples, você pode ficar bem usando um EDI da web. Além disso, se o seu volume for bastante baixo, considere se vale a pena comprar um software ou encontre um fornecedor com um SaaS 

Perguntas frequentes ao escolher um serviço de EDI 

Para simplificar suas discussões com os diferentes fornecedores, criamos uma lista das perguntas que os fornecedores de EDI provavelmente farão a você (para que você possa se preparar com antecedência para a reunião) ou que deva estar fazendo essas perguntas. 

O que o provedor pode pedir de você 

  • Quantas conexões você precisará? 
  • Que tipo de conexões? Por exemplo, você precisa de conectividade híbrida (conectada no local à nuvem) ou há ERPs, TMSs, DMSs, WMSs etc. para se comunicar? 
  • Com que tipo de formato de dados a solução precisa lidar? (É bom saber por causa do mapeamento e tradução.) Se você não souber disso, prepare-se para obter informações detalhadas sobre os sistemas e aplicativos que deseja conectar. (por exemplo, nome do sistema, número da versão etc.) 
  • O volume de transações mudará com o tempo? Quais são as suas expectativas?
  • Qual é o nível de suporte que você precisa?
  • Você tem algum requisito especial?
  • Qual a frequência das transferências de dados? Tempo real? Diariamente? Com menos frequência do que diariamente?

O que você deve perguntar ao provedor 

  • Quais tipos de conexões o fornecedor pode lidar? 
  • Eles podem trabalhar com qualquer formato de dados? Se não, quais eles suportam? 
  • Quão segura é a solução? 
  • Qual é a disponibilidade / tempo de inatividade do sistema? O fornecedor fornece um SLA? 
  • Quanto tempo levará o projeto de instalação? 
  • Com que rapidez serão incorporados novos parceiros comerciais / fontes de dados?
  •  Se não é um serviço gerenciado, como é fácil usá-lo? O fornecedor fornece treinamento? Que tipo de documentação ou ajuda online está disponível?
  • Como o monitoramento e alertas são tratados?
  • Que tipo de suporte o fornecedor fornece?
Tipos de soluções EDI

Tipos de soluções EDI

Embora as soluções EDI tenham uma ferramenta de comunicação B2B de duas décadas, ainda é comumente usado para compartilhamento de informações entre parceiros comerciais.

É seguro dizer que o EDI é essencial para a eficiência da cadeia de suprimentos e para melhorar e manter um bom relacionamento com parceiros e clientes. 

Tradicionalmente, o uso do EDI significava que você precisava investir em software e hardware e ter habilidades internas de integração, mas o paradigma agora mudou.

Novas soluções EDI surgiram; alguns podem vir na forma de software como serviço, enquanto outros podem ser uma plataforma como serviço. 

Comparação de soluções EDI 

Antes de selecionar os fornecedores com os quais você gostaria de conversar sobre suas soluções EDI, é melhor decidir que tipo de solução atenderá melhor aos seus requisitos específicos. Você tem três opções: EDI Local, WEB-EDI e EDI Gerenciado.

EDI local 

  • Instalado na nuvem local ou privada 
  • Localizado atrás de um firewall 
  • O usuário tem controle completo dos serviços e acesso 
  • Desenvolva suas próprias conexões e mapeamentos
  • Equipe de TI própria gerencia e mantém o sistema
  • Compre software ou hardware e novas versões 

 Web-EDI 

  • Hospedado em nuvem pública e pode ser acessado via web 
  • Totalmente auto atendimento 
  • Duplica documentos baseados em papel como um formulário da Web 
  • Os usuários inserem informações manualmente 
  • A informação é convertida em EDI 
  • Não há necessidade de comprar um software 
  • Não há necessidade de gerenciar ambientes EDI complexos 

 EDI gerenciado 

  • Hospedado na nuvem 
  • Segurança da nuvem 
  • O fornecedor mantém, implanta e desenvolve a solução 
  • Não há necessidade de equipe de TI
  • Você possui a propriedade total dos dados
  • Soluções escaláveis e flexíveis
  • Capacidade híbrida
  • Não há necessidade de comprar um software
  • Automação completa 
Envio de documentos

Envio de documentos

Há três etapas no processo de envio de documentos EDI: prepare os documentos, traduza-os para um formato EDI e transmita-os a um parceiro. 

Um processo comum automatizado com EDI é a troca de pedidos de compra (POs) e faturas. Para dar um bom exemplo de como o EDI funciona, ilustraremos o processo de EDI para pedidos e faturas.

Preparação de Documentos

Seguindo o exemplo de um pedido de compra e fatura, é aqui que um comprador prepara um pedido em um sistema de compras. 

O comprador coleta e organiza os dados para que funcionem com o EDI. Por exemplo, em vez de imprimir um pedido, o sistema cria um arquivo eletrônico com as informações necessárias para criar um documento EDI. 

Então, como você prepararia documentos adequadamente? Existem várias abordagens: 

  • Exportando dados baseados em computador de planilhas ou bancos de dados;
  • Relatórios eletrônicos reformatados em arquivos de dados;
  • Aprimorando aplicativos para criar arquivos de saída prontos para tradução padrão EDI;
  • Compra de software EDI que pode transformar documentos de seus sistemas em arquivos EDI; 
  • Entrada de dados humanos; 

Idealmente, você deseja que seu sistema elimine o máximo de entrada de dados humanos possível para economizar tempo e melhorar a precisão. 

Tradução de documento EDI 

A próxima etapa é alimentar o documento por meio do software de tradução EDI para converter seu formato de dados interno no formato padrão EDI usando os segmentos e elementos de dados apropriados. Como alternativa, você pode enviar seus dados para um provedor de serviços EDI, que lida com a tradução de e para o formato EDI em seu nome. 

No nosso exemplo, o pedido é convertido em um documento de pedido de compra EDI 850. 

Conectar e transmitir documentos EDI 

Depois que o pedido é traduzido para o formato do pedido de compra EDI 850, ele está pronto para ser transmitido ao fornecedor. Existem várias maneiras de conectar-se a um parceiro via EDI. Os mais comuns incluem: 

  • Conexão EDI direta, ponto a ponto, por meio de um protocolo seguro da Internet, como o AS2 
  • Conecte-se a um provedor de rede EDI, também conhecido como provedor de rede de valor agregado (VAN) 
  • Uma combinação de Direct EDI e VAN, dependendo dos parceiros envolvidos e do volume de transações 

No caso de um provedor de rede EDI, ou rede de valor agregado (VAN), o comprador usa seu protocolo de comunicação preferido, garantindo transmissão EDI confiável e segura. Em seguida, o provedor de rede se conecta ao fornecedor usando o protocolo de comunicação preferido do fornecedor, garantindo que o fornecedor receba o pedido.

As VANs podem reduzir a configuração e a manutenção em alguns casos, mas tendem a ser mais caras que a integração ponto a ponto em muitos casos de uso, pois cobram uma taxa por cada transação ou mesmo item de linha. 

A segurança e o controle dos dados são mantidos durante todo o processo de transmissão usando senhas, identificação e criptografia do usuário.

Os aplicativos EDI do comprador e do fornecedor editam e verificam automaticamente a precisão dos documentos. 

Em nosso guia completo sobre os tipos de protocolos EDI, descompactamos as várias opções de transferência de arquivos EDI e as tecnologias usadas para ajudá-lo a selecionar o (s) protocolo (s) correto (s) para sua organização. 

5 elementos para quebrar a barreira da mudança

5 elementos para quebrar a barreira da mudança

Para quebrar a barreira da mudança, você precisará incluir cinco elementos cruciais em sua estratégia: informação – influência – inspiração – envolvimento – engajamento

Quebrando a barreira da mudança: mude o ciclo 

Quer seja comercial ou pessoal, o ciclo de mudança permanece o mesmo: 

  • Você se torna consciente 
  • Você obtém mais informações 
  • Você avalia suas opções 
  • Você tenta 
  • Você adota a mudança 

Quebrando a barreira da mudança: tipos de personalidades 

A diferença nos negócios é que a mudança que você está prestes a implementar envolve muitas pessoas de diferentes origens e níveis de educação que podem ou não estar prontas para quebrar as barreiras de mudança.

Estes são os tipos de personalidades que você pode encontrar em qualquer organização: 

Os primeiros a adotar: Os early adopters. Traga as mudanças tecnológicas… eles estão prontos e ansiosos para usá-lo. Eles serão bons embaixadores! 

A maioria inicial: Eles estão dispostos a tentar falar sobre isso. Eles estão ativos nas redes sociais e, portanto, podem ajudá-lo a comunicar a mudança. 

A maioria tardia: Eles seguirão se precisarem. Eles não vão falar sobre isso com todo mundo. É apenas algo que eles precisam fazer para se adaptar. 

Os retardatários: Eles resistiram, mas no final todo mundo está fazendo isso… “Talvez eu também deva.” 

Os resistentes para sempre: Não importa quão boa seja a mudança, eles não gostam disso. Eles não têm um telefone inteligente, eles nunca ouviram falar do Netflix e vamos esquecer o Airbnb e o Uber… nada de novo irá excitá-los. Eles sabem melhor. Eles têm feito “isso” há mais de 20 anos exatamente da mesma maneira e querem mantê-lo assim, porque funciona. 

Você pode obter todas essas personalidades para aceitar a mudança com um bom plano de comunicação, liderança e ajuda dos embaixadores da sua organização. 

Para aqueles “resistentes para sempre”, minha única sugestão é ser extremamente paciente (em alguns casos, só obtive sucesso após três anos). 

Inclua-os em outras atividades que possam motivá-los a mudar ou deixá-los ir. Às vezes, não há melhor solução. 

É um fracasso na liderança? Talvez, mas se o “resistente para sempre” está agindo como um líder negativo e envenenando seus outros tipos de adotantes, pode ser caro tentar perseverar. 

Quebrando a barreira da mudança: comunicação  

Quando é a melhor hora para se comunicar? No estágio de conscientização. Quando você perceber que há um problema ou alguma necessidade urgente de melhoria que exigirá mudança organizacional, comunique-o!   

Peça conselhos de seus funcionários e envolva-os! Eles não estão fornecendo feedback? Isso acontece infelizmente. Minha sugestão é comunicar suas ideias, como você vê as coisas e insistir no feedback delas. Às vezes você ficará surpreso…. Experimente algo novo! 

Todos os elementos para o sucesso que devem ser incorporados: 

  • Oferecer informações suficientes para tomar uma decisão; 
  • Criar embaixadores para influenciar a massa; 
  • Inspirar durante todo o desafio; 
  • Envolver; 
  • Engajar e responsabilizar todos pelo sucesso de vencer o desafio; 
9 etapas para obter os melhores resultados na implementação do EDI

9 etapas para obter os melhores resultados na implementação do EDI

As etapas a seguir ajudarão você a determinar todas as áreas que serão potencialmente impactadas por uma iniciativa de implementação do EDI e isso exigirá sua atenção: 

1. Investigue seu ERP ou POS System

Primeiramente investigue o sistema ERP ou POS primário para determinar quais informações podem ser processadas, geradas e importadas pelo sistema. 

Em seguida, investigue o sistema ERP ou POS primário para determinar quais informações podem ser processadas, geradas e importadas pelo sistema.

2. Parceiros de negociação de pesquisa

Nesta etapa, investigue todos os seus parceiros comerciais da cadeia de suprimentos para identificar aqueles que são capazes de EDI e as transações de EDI que eles precisam.

3. Análise de lacunas

Então realize uma análise de lacunas para avaliar quais informações estão prontamente disponíveis e quais informações são necessárias para suas transações de EDI, com base nos seus requisitos de negócios.

4. Diagrama de sequência

Depois, crie um ‘diagrama de sequência’ para descrever o fluxo de dados entre cada etapa dos processos. Isso permitirá que você determine quais processos são afetados e para onde os dados serão enviados.

5. Requisitos de mapeamento

Prepare os requisitos de mapeamento para fornecer seus parceiros comerciais para que eles possam determinar quais informações serão trocadas.

6. Teste do fornecedor inicial

Nesta etapa, Identifique um grupo de fornecedores ou um fornecedor importante para fins de teste inicial.

7. Carta de Lançamento

Informe seus fornecedores sobre sua iniciativa de EDI enviando uma carta de lançamento da iniciativa de EDI.

8. Agenda Roll-Out

Prepare um cronograma e determine os cronogramas para sua implantação.

9. Teste e configuração Roll-Out

Finalmente, documente e configure o processo de teste. 

Durante todo esse processo, sua equipe de implementação de EDI também precisará examinar as áreas de resistência. Em geral, essas são áreas em que a adoção pode ter um impacto substancial nos processos existentes e onde diferentes níveis de resistência à mudança podem ser experimentados. 

Essas “áreas de resistência” serão analisadas para avaliar o grau de relutância. Ao fazer isso, a equipe de implementação do EDI será capaz de se concentrar em levar os indivíduos a bordo e empregar programas de gerenciamento de mudanças voltados para reduzir a resistência.

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