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Utilização do EDI no setor logístico

Utilização do EDI no setor logístico

Em um ambiente altamente competitivo e que se transforma de acordo com o comportamento dos consumidores, o aumento da qualidade dos serviços prestados prestados passa a ser uma vantagem competitiva para alcançar uma posição de destaque no mercado. Neste contexto, a tecnologia EDI permite que processos logísticos sejam mais eficazes através da integração de sistemas informatizados, presentes nas cadeias de abastecimento e no fluxo de documentos eletrônicos, funcionalidades totalmente focada nas operações logísticas. 

Cada quantidade determinada de serviços associados ao transporte, armazenamento e manipulação de mercadorias, requer um número similar ou maior de trocas de informações logísticas. Isto tem fomentado a adoção de formatos proprietários de comunicação, como o padrão EDI (instruções de transporte, avisos de transporte, status de transporte, notas fiscais, documentos de cobrança…), que simplificam a troca fluente e segura das transações comerciais por meio da geração, envio e recebimento automáticos de documentos eletrônicos.

O EDI nas comunicações B2B

O EDI nas comunicações B2B

O EDI sempre foi fundamental no campo das comunicações B2B, mas hoje é importante reavaliar seu lugar na cadeia de suprimentos, em função das novas tecnologias que surgiram.  

No passado, as empresas menores se integravam aos sistemas EDI através de processamentos internos, ponto a ponto.

Mas, com as mudanças que vem ocorrendo nos processos de troca de dados eletrônicos, a utilização de EDI VAN, passou a ser a mais eficiente e com melhor custo/benefício nas integrações e comunicações B2B.  

Algumas empresas, principalmente do mercado de materiais para construção, estão seguindo a tendência mundial de integrar-se a parceiros de negócios via EDI VAN (Value Added Network), que utilizam a tecnologia iPaaS (Integration Platform as a Service).

Vamos entender um pouco mais sobre esses sistemas de troca de informações eletrônicas. 

O que é um EDI VAN? 

Uma EDI VAN oferece uma rede B2B (business to business) de comunicação eletrônica, uma rede que inclui uma série de serviços de “valor agregado”, bem como protocolos de comunicação facilitados. 

As VANs agem como intermediários que traduzem mensagens EDI entre protocolos e parceiros, permitindo que você use seu próprio protocolo, independentemente do protocolo usado por seus parceiros.  

O uso do EDI VAN permite criar canais de comunicação automatizados e ininterruptos entre parceiros comerciais, oferecendo vários formatos para a tradução de EDI.    

Isso, por sua vez, resulta em um gerenciamento proficiente e eficaz da cadeia de suprimentos.

Mais importante ainda, as EDI VAN não são centradas na indústria, funcionam em todos os setores.  

Dependendo do quanto você negocia com um determinado parceiro ou usa um determinado protocolo, você pode economizar dinheiro, em comparação com a integração B2B via EDI direto (ponto-a-ponto). 

O que é um iPaaS?

O iPaas (Integration Platform as a Service) é uma plataforma tecnológica na nuvem que integra diferentes aplicativos gerados por uma empresa.

A importância dessa tecnologia está relacionada a superação das realidades que ocorrem entre os ecossistemas de negócios, como a fragmentação de informações e o uso de sistemas na nuvem e localmente.

O desenvolvimento da cloud computing a torna uma ferramenta voltada para o futuro ao serviço, de um cenário mais versátil e competitivo.  

EDI no processo de emissão de nota fiscal eletrônica

EDI no processo de emissão de nota fiscal eletrônica

Através do EDI, é possível transmitir qualquer tipo de arquivo eletrônico, seja ele uma Nota Fiscal, Conhecimento de Transporte, Manifesto de Carga, documentos de texto, entre outros, sem a necessidade de digitação, substituindo e-mails, correios, fax e outras formas datadas de trocas de documentos.

Entre os arquivos eletrônicos gerados através do EDI, o NOFTIS é um arquivo onde constam os dados da nota fiscal dos produtos. Esse arquivo é enviado pelo embarcador (contratante do frete) e quem o receberá é o transportador. 

Com a chegada da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), algumas empresas optam por enviar o arquivo XML do documento, que também contém os dados da Nota Fiscal, mas o NOTFIS acaba gerando mais benefícios para as empresas que lidam com ele.

Veja no próximo tópico quais são as principais vantagens do NOFTIS. 

Quais são as vantagens de utilizar o NOFTIS e outros arquivos EDI? 

  • Redução de custos e ganho de tempo: custos com impressão, papel, arquivamento e recuperação de documentos são reduzidos ou eliminados. Também são reduzidos os custos administrativos, consequência da grande redução do tempo gasto com atividades operacionais e manuais.
  • Mais produtividade e assertividade: automatizar processos permite que sua equipe se concentre em tarefas de maior importância estratégica para a empresa, sendo mais produtivos. Outro ponto importante é que os erros no registro das informações, que podem causar grandes prejuízos, são eliminados. 
  • Qualidade nos serviços e clientes satisfeitos: planejando melhor sua logística, ao longo do tempo é possível reduzir prazos de atendimento, tornando a prestação de serviços mais eficiente e deixando seus clientes cada vez mais satisfeitos. 
  • Melhora das relações com parceiros de negócio: com o uso de EDI você pode trazer melhorias e vantagens competitivas à sua empresa, além de melhorar a qualidade do relacionamento com seus parceiros de negócios, trazendo muito mais transparência e, assim, evitando possíveis desentendimentos. 
EDI no varejo de materiais para construção

EDI no varejo de materiais para construção

A tecnologia EDI é bastante utilizada no setor de varejo de materiais para construção, visando a integração de dados e a troca de documentos comerciais entre fornecedores e distribuidores

O setor é caracterizado pela grande variedade de transações comerciais que determinam o correto funcionamento da cadeia de abastecimento, que também é problemático, devido ao volume e à diversidade de mercadorias e clientes.

O fluxo de mensagens EDI, neste setor, não se limita apenas às trocas de ordens de compra e notas fiscais entre parceiros, mas também oferece uma grande variedade de mensagens comerciais e logísticas (avisos de remessa, avisos de recebimento, relatórios de inventário, relatórios de vendas, catálogos de preços, alterações dos pedidos, devoluções, etc.) necessárias para uma comunicação eficaz entre sistemas informatizados e de gerenciamento de estoques de fornecedores, operadores logísticos e distribuidores. 

Para esses tipos de empresas, a eficácia das operações é fundamental e as exigências do setor se tornam mais complexas à medida que o número de clientes e a demanda por artigos, também aumenta.  

Portanto, fica claro que a adoção de tecnologias de integração de dados entre empresas do setor de varejo de materiais para construção é fundamental. Falhas nas trocas de informações podem causar problemas de conexão tanto com seus parceiros como com os processos de controle de estoque, afetando totalmente a cadeia de abastecimento.  

Como escolher o serviço de EDI ideal?

Como escolher o serviço de EDI ideal?

Mesmo depois de identificar se você precisa de software EDI, EDI da web ou serviços gerenciados, a escolha de um serviço de EDI parceiro pode ser um desafio.

Você deve pensar estrategicamente e considerar suas metas de longo prazo: qual é o volume das suas transações EDI agora e o que acontecerá daqui a alguns anos?

De quantas conexões você precisa ? Isso mudará com o tempo? Quão desafiadoras são as integrações? Você precisa lidar com uma variedade de formatos de dados? 

Listamos quatro perguntas principais para ajudá-lo a avaliar quais soluções específicas podem funcionar para você. 

1. Você está planejando a longo prazo? 

Isso é talvez o mais importante quando você pensa em fazer parceria com um serviço de EDI.

Se você está comprando software ou serviços gerenciados, deve pensar nesse investimento como um longo prazo de parceria, portanto, é vital que a solução que você escolher atenda ao volume e à complexidade de suas transações EDI mesmo anos depois. Escalabilidade é algo que você deve planejar. 

2. Você pode usar a nuvem? 

Algumas empresas não podem trabalhar com um provedor que oferece uma solução baseada em nuvem devido a problemas internos ou externos.

Os serviços em nuvem tornaram-se comuns e, se você puder utilizar os benefícios da nuvem, considere-o como uma opção. A escalabilidade da nuvem é um benefício que vale a pena quando o volume de mensagens está aumentando. 

3. Deseja criar e manter a solução sozinho? 

Geralmente, é uma pergunta ignorada, mas você deve tentar respondê-la. Você tem os recursos, a equipe e tempo para fazer tudo sozinho? Mesmo se você tiver, você quer fazer isso sozinho? Em casos complexos, pode ser mais fácil optar por um provedor de serviços gerenciados experiente e bem estabelecido que lidará com tudo, desde o planejamento até a implantação e manutenção. 

4. Quão complexas são as suas integrações B2B? 

Você precisa se conectar com muitos parceiros comerciais? Todos eles usam tecnologias diferentes (no local ou na nuvem), protocolos (AS2, FTP, SFTP, HTTP / S etc.) ou formatos de dados? Quanto mais complexo o caso se torna, mais você 

Você precisa revisar as perguntas anteriores: vale a pena fazer as integrações EDI por conta própria ou deve fazer parceria com alguém para aliviar sua carga?

Em casos simples, você pode ficar bem usando um EDI da web. Além disso, se o seu volume for bastante baixo, considere se vale a pena comprar um software ou encontre um fornecedor com um SaaS 

Perguntas frequentes ao escolher um serviço de EDI 

Para simplificar suas discussões com os diferentes fornecedores, criamos uma lista das perguntas que os fornecedores de EDI provavelmente farão a você (para que você possa se preparar com antecedência para a reunião) ou que deva estar fazendo essas perguntas. 

O que o provedor pode pedir de você 

  • Quantas conexões você precisará? 
  • Que tipo de conexões? Por exemplo, você precisa de conectividade híbrida (conectada no local à nuvem) ou há ERPs, TMSs, DMSs, WMSs etc. para se comunicar? 
  • Com que tipo de formato de dados a solução precisa lidar? (É bom saber por causa do mapeamento e tradução.) Se você não souber disso, prepare-se para obter informações detalhadas sobre os sistemas e aplicativos que deseja conectar. (por exemplo, nome do sistema, número da versão etc.) 
  • O volume de transações mudará com o tempo? Quais são as suas expectativas?
  • Qual é o nível de suporte que você precisa?
  • Você tem algum requisito especial?
  • Qual a frequência das transferências de dados? Tempo real? Diariamente? Com menos frequência do que diariamente?

O que você deve perguntar ao provedor 

  • Quais tipos de conexões o fornecedor pode lidar? 
  • Eles podem trabalhar com qualquer formato de dados? Se não, quais eles suportam? 
  • Quão segura é a solução? 
  • Qual é a disponibilidade / tempo de inatividade do sistema? O fornecedor fornece um SLA? 
  • Quanto tempo levará o projeto de instalação? 
  • Com que rapidez serão incorporados novos parceiros comerciais / fontes de dados?
  •  Se não é um serviço gerenciado, como é fácil usá-lo? O fornecedor fornece treinamento? Que tipo de documentação ou ajuda online está disponível?
  • Como o monitoramento e alertas são tratados?
  • Que tipo de suporte o fornecedor fornece?
Tipos de soluções EDI

Tipos de soluções EDI

Embora as soluções EDI tenham uma ferramenta de comunicação B2B de duas décadas, ainda é comumente usado para compartilhamento de informações entre parceiros comerciais.

É seguro dizer que o EDI é essencial para a eficiência da cadeia de suprimentos e para melhorar e manter um bom relacionamento com parceiros e clientes. 

Tradicionalmente, o uso do EDI significava que você precisava investir em software e hardware e ter habilidades internas de integração, mas o paradigma agora mudou.

Novas soluções EDI surgiram; alguns podem vir na forma de software como serviço, enquanto outros podem ser uma plataforma como serviço. 

Comparação de soluções EDI 

Antes de selecionar os fornecedores com os quais você gostaria de conversar sobre suas soluções EDI, é melhor decidir que tipo de solução atenderá melhor aos seus requisitos específicos. Você tem três opções: EDI Local, WEB-EDI e EDI Gerenciado.

EDI local 

  • Instalado na nuvem local ou privada 
  • Localizado atrás de um firewall 
  • O usuário tem controle completo dos serviços e acesso 
  • Desenvolva suas próprias conexões e mapeamentos
  • Equipe de TI própria gerencia e mantém o sistema
  • Compre software ou hardware e novas versões 

 Web-EDI 

  • Hospedado em nuvem pública e pode ser acessado via web 
  • Totalmente auto atendimento 
  • Duplica documentos baseados em papel como um formulário da Web 
  • Os usuários inserem informações manualmente 
  • A informação é convertida em EDI 
  • Não há necessidade de comprar um software 
  • Não há necessidade de gerenciar ambientes EDI complexos 

 EDI gerenciado 

  • Hospedado na nuvem 
  • Segurança da nuvem 
  • O fornecedor mantém, implanta e desenvolve a solução 
  • Não há necessidade de equipe de TI
  • Você possui a propriedade total dos dados
  • Soluções escaláveis e flexíveis
  • Capacidade híbrida
  • Não há necessidade de comprar um software
  • Automação completa 

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