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EDI no varejo de materiais para construção

EDI no varejo de materiais para construção

A tecnologia EDI é bastante utilizada no setor de varejo de materiais para construção, visando a integração de dados e a troca de documentos comerciais entre fornecedores e distribuidores

O setor é caracterizado pela grande variedade de transações comerciais que determinam o correto funcionamento da cadeia de abastecimento, que também é problemático, devido ao volume e à diversidade de mercadorias e clientes.

O fluxo de mensagens EDI, neste setor, não se limita apenas às trocas de ordens de compra e notas fiscais entre parceiros, mas também oferece uma grande variedade de mensagens comerciais e logísticas (avisos de remessa, avisos de recebimento, relatórios de inventário, relatórios de vendas, catálogos de preços, alterações dos pedidos, devoluções, etc.) necessárias para uma comunicação eficaz entre sistemas informatizados e de gerenciamento de estoques de fornecedores, operadores logísticos e distribuidores. 

Para esses tipos de empresas, a eficácia das operações é fundamental e as exigências do setor se tornam mais complexas à medida que o número de clientes e a demanda por artigos, também aumenta.  

Portanto, fica claro que a adoção de tecnologias de integração de dados entre empresas do setor de varejo de materiais para construção é fundamental. Falhas nas trocas de informações podem causar problemas de conexão tanto com seus parceiros como com os processos de controle de estoque, afetando totalmente a cadeia de abastecimento.  

Como escolher o serviço de EDI ideal?

Como escolher o serviço de EDI ideal?

Mesmo depois de identificar se você precisa de software EDI, EDI da web ou serviços gerenciados, a escolha de um serviço de EDI parceiro pode ser um desafio.

Você deve pensar estrategicamente e considerar suas metas de longo prazo: qual é o volume das suas transações EDI agora e o que acontecerá daqui a alguns anos?

De quantas conexões você precisa ? Isso mudará com o tempo? Quão desafiadoras são as integrações? Você precisa lidar com uma variedade de formatos de dados? 

Listamos quatro perguntas principais para ajudá-lo a avaliar quais soluções específicas podem funcionar para você. 

1. Você está planejando a longo prazo? 

Isso é talvez o mais importante quando você pensa em fazer parceria com um serviço de EDI.

Se você está comprando software ou serviços gerenciados, deve pensar nesse investimento como um longo prazo de parceria, portanto, é vital que a solução que você escolher atenda ao volume e à complexidade de suas transações EDI mesmo anos depois. Escalabilidade é algo que você deve planejar. 

2. Você pode usar a nuvem? 

Algumas empresas não podem trabalhar com um provedor que oferece uma solução baseada em nuvem devido a problemas internos ou externos.

Os serviços em nuvem tornaram-se comuns e, se você puder utilizar os benefícios da nuvem, considere-o como uma opção. A escalabilidade da nuvem é um benefício que vale a pena quando o volume de mensagens está aumentando. 

3. Deseja criar e manter a solução sozinho? 

Geralmente, é uma pergunta ignorada, mas você deve tentar respondê-la. Você tem os recursos, a equipe e tempo para fazer tudo sozinho? Mesmo se você tiver, você quer fazer isso sozinho? Em casos complexos, pode ser mais fácil optar por um provedor de serviços gerenciados experiente e bem estabelecido que lidará com tudo, desde o planejamento até a implantação e manutenção. 

4. Quão complexas são as suas integrações B2B? 

Você precisa se conectar com muitos parceiros comerciais? Todos eles usam tecnologias diferentes (no local ou na nuvem), protocolos (AS2, FTP, SFTP, HTTP / S etc.) ou formatos de dados? Quanto mais complexo o caso se torna, mais você 

Você precisa revisar as perguntas anteriores: vale a pena fazer as integrações EDI por conta própria ou deve fazer parceria com alguém para aliviar sua carga?

Em casos simples, você pode ficar bem usando um EDI da web. Além disso, se o seu volume for bastante baixo, considere se vale a pena comprar um software ou encontre um fornecedor com um SaaS 

Perguntas frequentes ao escolher um serviço de EDI 

Para simplificar suas discussões com os diferentes fornecedores, criamos uma lista das perguntas que os fornecedores de EDI provavelmente farão a você (para que você possa se preparar com antecedência para a reunião) ou que deva estar fazendo essas perguntas. 

O que o provedor pode pedir de você 

  • Quantas conexões você precisará? 
  • Que tipo de conexões? Por exemplo, você precisa de conectividade híbrida (conectada no local à nuvem) ou há ERPs, TMSs, DMSs, WMSs etc. para se comunicar? 
  • Com que tipo de formato de dados a solução precisa lidar? (É bom saber por causa do mapeamento e tradução.) Se você não souber disso, prepare-se para obter informações detalhadas sobre os sistemas e aplicativos que deseja conectar. (por exemplo, nome do sistema, número da versão etc.) 
  • O volume de transações mudará com o tempo? Quais são as suas expectativas?
  • Qual é o nível de suporte que você precisa?
  • Você tem algum requisito especial?
  • Qual a frequência das transferências de dados? Tempo real? Diariamente? Com menos frequência do que diariamente?

O que você deve perguntar ao provedor 

  • Quais tipos de conexões o fornecedor pode lidar? 
  • Eles podem trabalhar com qualquer formato de dados? Se não, quais eles suportam? 
  • Quão segura é a solução? 
  • Qual é a disponibilidade / tempo de inatividade do sistema? O fornecedor fornece um SLA? 
  • Quanto tempo levará o projeto de instalação? 
  • Com que rapidez serão incorporados novos parceiros comerciais / fontes de dados?
  •  Se não é um serviço gerenciado, como é fácil usá-lo? O fornecedor fornece treinamento? Que tipo de documentação ou ajuda online está disponível?
  • Como o monitoramento e alertas são tratados?
  • Que tipo de suporte o fornecedor fornece?
Tipos de soluções EDI

Tipos de soluções EDI

Embora as soluções EDI tenham uma ferramenta de comunicação B2B de duas décadas, ainda é comumente usado para compartilhamento de informações entre parceiros comerciais.

É seguro dizer que o EDI é essencial para a eficiência da cadeia de suprimentos e para melhorar e manter um bom relacionamento com parceiros e clientes. 

Tradicionalmente, o uso do EDI significava que você precisava investir em software e hardware e ter habilidades internas de integração, mas o paradigma agora mudou.

Novas soluções EDI surgiram; alguns podem vir na forma de software como serviço, enquanto outros podem ser uma plataforma como serviço. 

Comparação de soluções EDI 

Antes de selecionar os fornecedores com os quais você gostaria de conversar sobre suas soluções EDI, é melhor decidir que tipo de solução atenderá melhor aos seus requisitos específicos. Você tem três opções: EDI Local, WEB-EDI e EDI Gerenciado.

EDI local 

  • Instalado na nuvem local ou privada 
  • Localizado atrás de um firewall 
  • O usuário tem controle completo dos serviços e acesso 
  • Desenvolva suas próprias conexões e mapeamentos
  • Equipe de TI própria gerencia e mantém o sistema
  • Compre software ou hardware e novas versões 

 Web-EDI 

  • Hospedado em nuvem pública e pode ser acessado via web 
  • Totalmente auto atendimento 
  • Duplica documentos baseados em papel como um formulário da Web 
  • Os usuários inserem informações manualmente 
  • A informação é convertida em EDI 
  • Não há necessidade de comprar um software 
  • Não há necessidade de gerenciar ambientes EDI complexos 

 EDI gerenciado 

  • Hospedado na nuvem 
  • Segurança da nuvem 
  • O fornecedor mantém, implanta e desenvolve a solução 
  • Não há necessidade de equipe de TI
  • Você possui a propriedade total dos dados
  • Soluções escaláveis e flexíveis
  • Capacidade híbrida
  • Não há necessidade de comprar um software
  • Automação completa 
EDI para indústrias de materiais para construção

EDI para indústrias de materiais para construção

O EDI é um método fundamental para a troca de documentos nas indústrias de materiais para construção. Nesse setor, os documentos que normalmente são trocados em formato eletrônico usando EDI incluem, mas não se limitam a, pedidos de compra, faturas e avisos de remessa e traz diversos benefícios. Veja abaixo:

  • Maior eficiência ao automatizar transações
  • Redução de erros da entrada manual de dados
  • A validação do conteúdo (via padrões EDI e software de recebimento) que confirma as transações contém todas as informações necessárias para permitir o processamento, rastreabilidade, etc.
  • Custo reduzido de fazer negócios
  • Processamento mais rápido
  • A capacidade de vender em mais lugares.

Como começar a utilizar o EDI no setor de materiais para construção?

  • Depois que sua empresa e seu parceiro comercial decidem que vão realizar negócios usando o EDI, existem algumas etapas gerais que precisam ser executadas para iniciar o processo:
  • Obtenha o Guia de Implementação do EDI com seu parceiro comercial. Isso definirá como os documentos comerciais eletrônicos selecionados serão estruturados.
  • Compre um software EDI que inclua mapas de documentos e um tradutor. Este software é usado para transformar os dados do seu sistema contábil (por exemplo, pedidos, remessas etc.) no layout solicitado / exigido pelo seu parceiro comercial.

Após a instalação deste software, você e seu parceiro comercial normalmente começarão a testar as trocas de documentos. Comunique-se com seu parceiro comercial para determinar como seus documentos EDI podem ser trocados.

Os métodos mais comuns são via Internet EDI, uma Rede de Valor Agregado (VAN) ou transferência eletrônica direta de documentos um a um/ponto a ponto.

Realize um conjunto de testes com seu fornecedor de soluções EDI para verificar se o seu software funciona corretamente e se o seu parceiro comercial recebe os documentos corretamente.

Execute o processamento paralelo de documentos para onde você ainda envia e recebe seus documentos em papel com seu parceiro comercial.

Eventualmente, desative a troca de documentos comerciais em papel. Você notará uma grande redução nos custos de processamento de documentos, aumento dramático da precisão dos dados, velocidade de troca de documentos comerciais, fluxos de caixa aprimorados, redução de erros de processamento e aumento nos níveis de serviço ao cliente.

Por que utilizar os serviços gerenciados de EDI?

Por que utilizar os serviços gerenciados de EDI?

 O conceito de serviços gerenciados de dados EDI está relacionado com a ideia de terceirizar os serviços de gestão de tráfego de dados eletrônicos para uma empresa acompanhar todo o processo de integração eletrônica entre parceiros de negócios. 

A mudança para serviços de EDI gerenciado pode ter um impacto significativo nos seus negócios. 

Existem muitas razões pelas quais as empresas preferem terceirizar os serviços de EDI: o custo total de propriedade do software e hardware EDI, por exemplo, é alto e continua aumentando quando você considera todas as outras despesas, como pessoal de TI próprio para manutenção ou atualizações de dados.  

Outra dificuldade que empresa com TI próprio enfrentam ao instalar sistema de EDI por conta própria é o fato de seus sistemas não estarem preparados para receber o EDI, o que exige projetos desafiadores para que tudo funcione corretamente, principalmente quando é necessário integrar rapidamente novos provedores de dados.  

O outro grupo são empresas que são novas na EDI. Normalmente, esse grupo não deseja investir em software EDI, em parte porque não possui as habilidades ou os recursos necessários para fazer o EDI.  

Com os serviços de EDI gerenciados por uma empresa especializada e estruturada, tudo fica mais fácil e simples, o que acaba sendo muito mais rentável para as empresas que adotam os serviços terceirizados. 

Benefícios dos serviços gerenciados EDI   

Com os serviços gerenciados EDI é possível conectar-se a quaisquer sistemas e aplicativos que estejam instalados localmente ou na nuvem.  

Sua empresa terá todos os dados no lugar certo – a integração EDI pode ajudá-lo a ter os dados em um único local, para que todas as partes interessadas possam ter acesso a eles sempre que precisarem.  

Receba dados em tempo real ou em lotes – as modernas soluções EDI garantem que você receba todos os seus dados quando necessário. Você pode decidir se deseja aceitá-lo em tempo real ou em lotes.  

Receba os dados no seu formato preferido – Sua solução EDI precisa ser capaz de traduzir o formato dos dados para que você receba todas as informações no formato que seu sistema possa entender.  

Embarque em novos projetos mais rapidamente  

A rápida integração de novas partes interessadas é vital. Isso não apenas melhorará seu relacionamento com os novos parceiros de negócios, mas você poderá começar a receber informações o mais rápido possível sobre seus parceiros. 

Melhore a qualidade dos dados  

Dependendo da solução e de suas necessidades, alguns provedores de EDI validarão seus dados e enriquecerão as informações produzidas caso seja de interesse da empresa que contrata esses provedores.  

Remover completamente o trabalho manual  

Uma solução EDI que funcione corretamente também garante que não será necessário realizar nenhum processo de informação manualmente, inclusive os processos de validação de dados que são realizados por robôs muito eficientes.  

Reduza os custos indiretos de EDI  

Reduza os custos indiretos de EDI  

Ao usar os serviços EDI gerenciados, você não precisa pagar por software ou hardware e eliminará os custos com pessoal. Você será capaz de prever melhor seus custos de EDI. 

Portanto, terceirizar serviços EDI é fundamental para garantir a qualidade na troca de informações eletrônicas e a efetividade na realização de todos os processos automatizados da empresa, resultando inclusive em uma melhora de performance financeira da empresa e em sua lucratividade. 

Reduza os custos indiretos de EDI  

Ao usar os serviços EDI gerenciados, você não precisa pagar por software ou hardware e eliminará os custos com pessoal. Você será capaz de prever melhor seus custos de EDI. 

Portanto, terceirizar serviços EDI é fundamental para garantir a qualidade na troca de informações eletrônicas e a efetividade na realização de todos os processos automatizados da empresa, resultando inclusive em uma melhora de performance financeira da empresa e em sua lucratividade. 

Parceiros de negócios

Parceiros de negócios

A troca de documentos EDI é tipicamente entre duas organizações diferentes, referidas como parceiros de negócios ou parceiros comerciais. 

Exemplo: A empresa A pode comprar mercadorias da empresa B. A empresa A envia ordens de compra para a empresa B, que envia faturas e avisos de remessa para a empresa A. 

Conexão segura e padronizada 

O EDI usa uma variedade de protocolos seguros para facilitar a troca segura de documentos EDI entre os parceiros de negócios. 

Os parceiros devem usar o mesmo protocolo acordado para trocar arquivos de EDI ou trabalhar com um intermediário que possa facilitar as trocas se os parceiros usarem protocolos diferentes. 

Os protocolos variam de tecnologias estabelecidas há muito tempo, como FTP, a EDI baseado na Web via AS2, sistemas baseados em API, como o AS4, e outras opções, como o EDI móvel. 

Automação de parceiros de negócios 

Mensagens EDI podem ser enviadas automaticamente usando fluxos de trabalho pré-configurados. 

As empresas geralmente usam tradutores de EDI – como software ou por meio de um provedor de serviços de EDI – para traduzir documentos EDI para uso em aplicativos internos, permitindo o processamento automatizado. 

Os processos podem ser estendidos para trabalhar com integração de dados e fluxos de trabalho dentro de uma organização. 

Exemplo: uma vez que uma empresa recebe uma ordem de compra EDI, o sistema de logística gera uma tarefa para a equipe do armazém para mover mercadorias do estoque para a expedição. 

EDI facilita a automação de processos de negócios 

Para ilustrar o significado do EDI, ou intercâmbio eletrônico de dados, vamos comparar como uma transação de compra típica ocorreria entre dois parceiros comerciais usando papel tradicional ou comunicações por e-mail versus usando EDI. 

Métodos tradicionais: 

  • O comprador recebe uma notificação em seu sistema para fazer um pedido ou, após consultar o inventário, determina que ele precisa fazer um pedido. 
  • O comprador insere dados na tela de um sistema de compras para criar o pedido, imprime e envia por e-mail ou envia por e-mail para o fornecedor. 
  • O fornecedor recebe o pedido, dias depois ou por e-mail (junto com uma longa lista de outras comunicações) e insere-o manualmente no sistema de pedidos de vendas. 
  • O fornecedor imprime uma fatura e a anexa à remessa e / ou a envia separadamente por correio ou email. 
  • O comprador insere manualmente a fatura no sistema de contas a pagar. 

Neste exemplo, um sistema de papel pode adicionar uma semana de tempo de envio para o processo. Tanto o e-mail quanto o papel são suscetíveis a erros de entrada manual de dados, prolongando o tempo de pedido. 

Processo de EDI: 

O sistema de compras do comprador, que usa o EDI, gera automaticamente e envia um pedido de compra em formato EDI quando o estoque atinge um nível pré-especificado. 

Em minutos, o sistema de pedidos de vendas do fornecedor, usando o software EDI, recebe o PD de EDI. 

O sistema do fornecedor notifica automaticamente seu departamento de expedição para enviar mercadorias. 

Depois que as mercadorias são embaladas e prontas para envio, o sistema de remessa gera um aviso de remessa avançado (ASN) para enviar ao departamento de recebimento do comprador 

O sistema ERP do fornecedor gera uma fatura EDI para transmitir ao sistema de contas a pagar do comprador 

Todo o processo de EDI pode ser concluído em uma hora. 

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