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Documentos EDI

28 ago, 2019EDI

Documentos EDI

ago 28, 2019 | EDI

Para oferecer uma visão melhor do que é EDI, vamos ver suas partes principais.

Documentos EDI são composto por três partes principais: envelopes, segmentos e elementos de dados, formatados para seguir um padrão EDI específico. 

Os documentos EDI, como um pedido de compra 850, devem seguir regras estritas de formatação que definem exatamente onde e como cada parte dos dados vai para o tradutor EDI no computador receptor encontrar instantaneamente todos os dados importantes, como o nome da empresa do comprador, número do pedido, itens comprados e preço.

Em seguida, os dados serão alimentados no sistema de entrada de pedidos do fornecedor no formato interno adequado, sem a necessidade de nenhuma entrada manual. 

Envelopes EDI para transmissão 

A transmissão de documentos EDI usa um sistema de três envelopes para abrigar conjuntos de transações: 

  • Envelope de mensagem 
  • Envelope de grupo 
  • Envelope de intercâmbio 

Segmentos 

Um segmento em um conjunto de transações EDI é um grupo de elementos de dados semelhantes. 

Os elementos de dados em um conjunto de transações EDI são os dados individuais no documento, como o item que está sendo comprado, quantidade de itens comprados etc. 

Implementação de EDI: lista de verificação de configuração e conformidade 

Atingir a conformidade com EDI significa, em última análise, três coisas: 

  • Configurando sua infraestrutura EDI 
  • Alinhando sua configuração EDI com os sistemas EDI de seus parceiros comerciais 
  • Certamente aderente a padrões comuns 

Infraestrutura EDI 

Para começar com o EDI, você precisará adquirir, configurar ou terceirizar os seguintes componentes principais: 

  • Software EDI para comunicações, caixa postal de transações EDI, mapeamento EDI e tradução EDI 
  • Comunicações na Internet, VAN etc., conforme exigido por vários parceiros 
  • Hardware: um servidor ou PC, dispositivos de comunicação e periféricos 
  • Espaço de escritório seguro e segurança monitorada 
  • Backups de dados e energia redundante para confiabilidade 
  • Software para qualquer integração de transações EDI com sistemas de back office 
  • Mapas para cada tipo de documento EDI trocado com cada parceiro para mapear registros EDI em documentos comerciais utilizáveis 

Além disso, você precisará treinar sua equipe em como usar o software EDI e os dispositivos de comunicação ou selecionar um parceiro de integração EDI para configurar tudo e treinar sua equipe. 

Alinhando com seus parceiros 

Seu EDI é tão valioso quanto suas integrações com os sistemas de seus parceiros. As teclas grandes incluem: 

  • Determinando quais protocolos EDI você usará para enviar e receber documentos EDI (por exemplo, AS2, SFTP etc.)  
  • Selecionando e implementando trocas para os documentos ou transações EDI corretos (por exemplo, 850 pedidos)  
  • Pregando os casos de uso quando você envia e recebe cada documento EDI 
  • Vinculando EDI a outros sistemas operacionais, de logística ou 3PL, contabilidade e atendimento de pedidos – você pode querer soluções que ajudem com implementações mais amplas de processos 
  • Integração adequada do mapeamento, tradução e teste EDI com seus parceiros 

Dependendo da sua configuração, isso pode incluir a seleção mútua de soluções EDI e provedores de integração EDI. Por fim, você precisará das soluções certas para ajudá-lo a maximizar sua parceria. Quanto mais simples a configuração (com as ferramentas mais versáteis), mais rápido você pode implementar o EDI e começar a economizar tempo e dinheiro enquanto desenvolve relacionamentos com seu parceiro. 

Certificação para padrões comuns 

Padrões comuns e certificados são a cola que mantém o EDI unido. Os principais organismos de certificação governam esses padrões e podem ajudá-lo a avaliar várias soluções. 

  • American National Standards Institute (ANSI) – certifica o padrão X12 EDI usado nos EUA 
  • UN / CEFACT – certifica o popular padrão internacional EDIFACT 
  • GS1 – certifica vários padrões internacionais de EDI específicos do setor (baseados no EDIFACT) 
  • Drummond – certifica o software EDI através de testes rigorosos de interoperabilidade, garantindo que diferentes ferramentas EDI possam se comunicar com sucesso entre si 

Documentos e varejos EDI mais comuns 

Os 5 documentos EDI mais negociados entre comprador e fornecedor atualmente são: 

  1. Fatura – é a versão eletrônica de uma fatura ou fatura em papel 
  2. Dados da atividade do produto – relata contagens de inventário, alterações no inventário 
  3. Pedido de compra – comunica itens, quantidade, preço que o varejista deseja entregar 
  4. Confirmação de pedido – indica que o pedido será preenchido conforme solicitado 
  5. Aviso de Remessa Antecipada – indica o conteúdo da remessa ao comprador 

 Varejistas comuns que exigem EDI 

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