O EDI na indústria de varejo

O EDI na indústria de varejo

Embora o setor de varejo esteja na vanguarda da adoção do EDI há mais de 30 anos e tenha substituído muitos processos em papel por documentos eletrônicos, ainda há muito potencial para a utilização do EDI na indústria de varejo.

O setor desfruta dos benefícios do EDI há décadas. Porém, muitas empresas ainda não utilizam os processos de trocas eletrônica de dados. Isso mostra que ainda há muito espaço para a implantação do EDI no setor de varejo.

Iniciado por empresas como Walmart e Proctor & Gamble na década de 1980, o inventário eletrônico de dados, gerenciado pelo fornecedor, conhecido como VMI tornou-se uma força motriz para as indústrias reduzirem custos e melhorarem o atendimento ao cliente. A ideia central do VMI é o conceito de “resposta rápida” para atender da melhor forma o cliente.

No VMI, o fornecedor toma as principais decisões de reposição de estoque para a organização consumidora. O resultado é que o fornecedor tem um controle muito maior do estoque, o que gera menos desperdício ou excesso de suprimento e o ciclo de reabastecimento geralmente muda de mensal para semanal ou diário, melhorando o atendimento ao cliente.

Outras funções-chave do EDI no varejo estão na racionalização dos procedimentos de entrega direta na loja (DSD) e no impulso para a sincronização global de dados (GDS). Em pesquisa realizada pela Forrester com mais de 20 empresas fornecedoras, os resultados mostraram que 41% das organizações usam um formato de mensagem EDI, enviando mais de 20 bilhões de mensagens todos os anos.

Estrutura da cadeia de suprimentos

A cadeia de suprimentos de varejo possui uma estrutura única porque é impulsionada pelo fluxo de produtos em toda a cadeia de suprimentos. A natureza rápida das vendas, a importância acentuada da disponibilidade e a complexidade do gerenciamento de níveis de demanda incertos também são.

Todas as ineficiências da cadeia de suprimentos são aumentadas, pois atrasos ou imprecisões de pedidos não causam apenas atrasos na cadeia de suprimentos – como em outros setores – isso afeta diretamente a capacidade do varejista de realizar negócios e oferecer um nível de serviço aos clientes.

O setor de varejo foi um dos primeiros a automatizar seus pedidos e faturas. Mais recentemente, a luta tem sido o aumento das frequências de entrega e o aumento da contagem de unidades de manutenção de estoque (SKU) oferecidas pelos fornecedores do DSD. Usar o EDI para automatizar o processo DSD pode aliviar o congestionamento na porta dos fundos do varejista e reduzir o tempo de check-in.

A chave para tudo isso é o aviso de envio antecipado (ASN). De acordo com uma pesquisa da Grocery Manufacturers of America, os ASNs eletrônicos reduzem o tempo de recebimento em até 60%. Se apenas um quarto das entregas usa ASNs automatizados, uma empresa de 250 lojas pode economizar 65.000 horas de recebimento a cada ano. O ASN pode garantir que todas as etapas da cadeia de suprimentos sejam totalmente informadas sobre o status dos bens e os bens possam ser verificados no nível de paletes, como se estivessem em um nível de caso individual.

No entanto, para que esse processo seja bem-sucedido, é necessário haver GDS eficaz em toda a cadeia de suprimentos. Os fornecedores precisam ser capazes de manter um arquivo mestre totalmente alinhado no nível do item, a fim de facilitar a troca de informações do item, autorização, custo e informações de preço e promoção. Com o GDS, os varejistas podem identificar prontamente discrepâncias, itens não autorizados que foram entregues e diferenças entre pedidos e entregas.

O resultado é que os varejistas têm melhores posições em estoque e os problemas e erros são corrigidos rapidamente – geralmente no início do processo da cadeia de suprimentos, como o centro de distribuição de expedição.

Existem vários padrões importantes de documentos EDI usados no setor de varejo:

Tradacoms

O Tradacoms é um padrão EDI muito antigo, adotado fortemente no setor de varejo. Iniciado em 1982, o padrão foi efetivamente tornado obsoleto em 1995, quando foi substituído pelo EDIFACT EANCOM. Nenhum desenvolvimento adicional ocorreu no padrão. Infelizmente, alguém esqueceu de informar o setor de varejo sobre isso e a grande maioria do tráfego EDI de varejo ainda usa o Tradacoms.

A associação VICS trabalhou para aumentar a eficiência e a eficácia da cadeia de suprimentos de varejo. A VICS foi pioneira na implementação do padrão “resposta rápida” (QR) para simplificar o fluxo de informações do produto para varejistas e fornecedores. O VICS EDI lida com a manutenção dos padrões VICS, incluindo seu padrão de colaboração, planejamento, previsão e reabastecimento (CPFR) da cadeia de suprimentos.

eCOM

Um grupo de padrões que abordam padrões comuns na cadeia de suprimentos muito adequados ao setor de varejo. A grande maioria dos padrões eCOM atualmente em uso são baseados em EDI. No entanto, está surgindo uma nova geração de padrões XML eCOM – embora a adoção no mercado tenha sido mínima.

Associações da indústria

Existem vários órgãos da indústria que estão ajudando a moldar a implantação do EDI no setor de varejo. Entre eles destacam-se:

GS1

A organização encarregada de gerenciar a implementação global do código de barras UPC, expandiu os padrões da organização para além do código de barras para abranger outras áreas da cadeia de suprimentos, incluindo definições de mensagens EDI, identificação por radiofrequência (RFID) e sincronização de dados do produto.

Rede Global de Sincronização de Dados (GDSN)

O GDSN permite a sincronização segura e contínua de dados de informações sobre produtos e localização. Varejistas e fornecedores se conectam a um conjunto de dados selecionado – gerenciado por um membro GS1 – que se conecta ao GS1 Global Registry®. Os fornecedores transferem dados do produto e informações de localização para o pool de dados. Os varejistas assinam apenas as informações necessárias.

Processo Global de Gerenciamento de Padrões (GSMP)

Um fórum no qual os padrões GS1 são definidos e mantidos pela GS1 e seus membros – especialmente empresas de comércio varejista. O GSMP define requisitos e práticas recomendadas antes de estabelecer padrões do setor para oferecer suporte ao comércio eletrônico e sincronização de dados.

Iniciativa de Comércio Global (GCI)

A GCI é um grupo de usuários global de fabricantes, varejistas e provedores de serviços. Ele estabeleceu as regras de negócios para um modelo globalmente padronizado: o modelo de classificação global do produto (GPC). O modelo melhora o desempenho da cadeia de suprimentos entre fabricantes e varejistas pela adoção voluntária de padrões do setor para identificação de grupos de produtos.

Associação para os padrões de tecnologia de varejo (ARTS)

A ARTS é um órgão de padrões dedicado ao setor de varejo. Enquanto os padrões GS1 se concentram nos padrões B2B, o ARTS se concentra nos padrões de aplicativo a aplicativo (A2A), incluindo os padrões Modelo de Dados de Varejo, Ponto de Serviço Unificado, IXRetail e IXRetail XML. O UnifiedPOS aborda a necessidade de trocar dados entre dispositivos de ponto de venda e sistemas de retaguarda.

Usos e vantagens de uma EDI VAN (rede de valor agregado)

Usos e vantagens de uma EDI VAN (rede de valor agregado)

Uma EDI VAN (Value Added Network) oferece uma rede B2B (business to business) de comunicações eletrônicas, uma rede que inclui uma série de serviços de “valor agregado”, bem como protocolos de comunicação facilitados que de outra forma não estariam disponíveis ao passar pela Internet ou pelas linhas telefônicas regulares.

O uso da EDI VAN permite criar canais de comunicação automatizados e ininterruptos entre parceiros comerciais, oferecendo vários formatos para a tradução de EDI.  

Isso, por sua vez, resulta em um gerenciamento proficiente e eficaz da cadeia de suprimentos. Mais importante ainda, as EDI VAN não são centradas na indústria, funcionam em todos os setores, em cujo caso a escalabilidade é fundamental! 

Vamos examinar algumas das principais vantagens e benefícios de usar uma EDI VAN como o modo preferido de comunicação eletrônica de negócios. 

  • Data Integrity – As VANs normalmente fazem a auditoria de dados recebidos e enviados, para detectar erros. Existem verificações e balanços em vigor e, em alguns casos, as EDI VANs podem fornecer serviços de correções e ajustes para permitir transmissões e recebimento de dados bem-sucedidos.
  • Melhorias nas trocas B2B – VANs permitem o uso de múltiplos protocolos para enviar dados e para cada parceiro comercial empregar o formato de dados mais adequado para sua organização. 
  • Comunicação comercial rápida – a troca de documentos por meio de uma VAN é significativamente mais rápida do que outros meios de transferência de dados à medida que os dados são trocados diretamente de um software comercial para outro. Normalmente, o processamento manual é eliminado, o que reduz significativamente os riscos associados a erros e consequentes atrasos de tempo. 
  • Canais de comunicação seguros e confiáveis – As VANs são altamente seguras e atendem aos padrões de segurança do governo e da HIPAA. 
  • Acessibilidade irrestrita – as realizações de trocas de dados da VAN são feitas 24 horas por dia, 7 dias por semana, com acessibilidade a qualquer momento. Além disso, as trocas de dados são seguras em qualquer lugar do mundo, sem restrições de tempo ou interrupções em suas operações comerciais diárias. 
  • Conformidade com EDI mais simples – os testes e a conformidade com EDI são exigidos pela maioria dos varejistas, para serem atendidos e cumpridos por sua comunidade de fornecedores da cadeia de suprimentos. Além disso, os varejistas geralmente precisam fazê-lo através do uso de um EDI VAN, seu método preferido de comunicação EDI. Consequentemente, passar por uma VAN facilitará e simplificará, até certo ponto, o EDI. 
  • Ferramentas de visibilidade – vários provedores VAN, como o EDI Gateway Inc, oferece uma ferramenta web de monitoramento e relatórios correspondentes para permitir que você acompanhe os dados que troca e com seus parceiros comerciais e seu status de entrega. Essas ferramentas de visibilidade multiusuário oferecem uma acessibilidade irrestrita e ilimitada de qualquer lugar, a qualquer momento. 

O que lembrar sobre a rede de valor agregado (VAN)?

Há benefícios essenciais para usar uma VAN. Além de reduzir os custos associados a erros de entrada de dados e atrasos, você também poderá melhorar seus relacionamentos comerciais gerais, bem como otimizar o processo da cadeia de suprimentos com melhor eficiência e economia.

Independentemente de você estar usando uma tecnologia mais antiga ou mais recente, as EDI VANs continuam sendo um canal de comunicação seguro e confiável, com acessibilidade e visibilidade ilimitadas, permitindo manter ciclos de negócios ininterruptos e operações da cadeia de suprimentos em todo o mundo, independentemente do fuso horário.

É importante observar que os serviços VAN agora são amplamente oferecidos por provedores de EDI de terceiros, a estruturas de preço muito competitivas, juntamente com uma variedade de serviços gerenciados para atender às crescentes necessidades da comunidade da cadeia de suprimentos, operando em um ambiente dinâmico.

Eles podem fornecer serviços de VAN se você estiver integrando a um sistema ERP ou implementando o EDI internamente, bem como várias outras soluções personalizadas para atender às necessidades específicas de sua organização.

Quando você começar a explorar o mercado para provedores EDI VAN, certifique-se de fazer sua devida diligência, analisar e avaliar todas as opções disponíveis para você e escolher o que melhor atende às necessidades e exigências individuais de sua organização.

Um processo de verificação adequado certamente tornaria sua iniciativa de EDI mais fácil e menos difícil de assumir!

O EDI nas comunicações B2B

O EDI nas comunicações B2B

O EDI sempre foi fundamental no campo das comunicações B2B, mas hoje é importante reavaliar seu lugar na cadeia de suprimentos, em função das novas tecnologias que surgiram.  

No passado, as empresas menores se integravam aos sistemas EDI através de processamentos internos, ponto a ponto.

Mas, com as mudanças que vem ocorrendo nos processos de troca de dados eletrônicos, a utilização de EDI VAN, passou a ser a mais eficiente e com melhor custo/benefício nas integrações e comunicações B2B.  

Algumas empresas, principalmente do mercado de materiais para construção, estão seguindo a tendência mundial de integrar-se a parceiros de negócios via EDI VAN (Value Added Network), que utilizam a tecnologia iPaaS (Integration Platform as a Service).

Vamos entender um pouco mais sobre esses sistemas de troca de informações eletrônicas. 

O que é um EDI VAN? 

Uma EDI VAN oferece uma rede B2B (business to business) de comunicação eletrônica, uma rede que inclui uma série de serviços de “valor agregado”, bem como protocolos de comunicação facilitados. 

As VANs agem como intermediários que traduzem mensagens EDI entre protocolos e parceiros, permitindo que você use seu próprio protocolo, independentemente do protocolo usado por seus parceiros.  

O uso do EDI VAN permite criar canais de comunicação automatizados e ininterruptos entre parceiros comerciais, oferecendo vários formatos para a tradução de EDI.    

Isso, por sua vez, resulta em um gerenciamento proficiente e eficaz da cadeia de suprimentos.

Mais importante ainda, as EDI VAN não são centradas na indústria, funcionam em todos os setores.  

Dependendo do quanto você negocia com um determinado parceiro ou usa um determinado protocolo, você pode economizar dinheiro, em comparação com a integração B2B via EDI direto (ponto-a-ponto). 

O que é um iPaaS?

O iPaas (Integration Platform as a Service) é uma plataforma tecnológica na nuvem que integra diferentes aplicativos gerados por uma empresa.

A importância dessa tecnologia está relacionada a superação das realidades que ocorrem entre os ecossistemas de negócios, como a fragmentação de informações e o uso de sistemas na nuvem e localmente.

O desenvolvimento da cloud computing a torna uma ferramenta voltada para o futuro ao serviço, de um cenário mais versátil e competitivo.  

Como escolher o serviço de EDI ideal?

Como escolher o serviço de EDI ideal?

Mesmo depois de identificar se você precisa de software EDI, EDI da web ou serviços gerenciados, a escolha de um serviço de EDI parceiro pode ser um desafio.

Você deve pensar estrategicamente e considerar suas metas de longo prazo: qual é o volume das suas transações EDI agora e o que acontecerá daqui a alguns anos?

De quantas conexões você precisa ? Isso mudará com o tempo? Quão desafiadoras são as integrações? Você precisa lidar com uma variedade de formatos de dados? 

Listamos quatro perguntas principais para ajudá-lo a avaliar quais soluções específicas podem funcionar para você. 

1. Você está planejando a longo prazo? 

Isso é talvez o mais importante quando você pensa em fazer parceria com um serviço de EDI.

Se você está comprando software ou serviços gerenciados, deve pensar nesse investimento como um longo prazo de parceria, portanto, é vital que a solução que você escolher atenda ao volume e à complexidade de suas transações EDI mesmo anos depois. Escalabilidade é algo que você deve planejar. 

2. Você pode usar a nuvem? 

Algumas empresas não podem trabalhar com um provedor que oferece uma solução baseada em nuvem devido a problemas internos ou externos.

Os serviços em nuvem tornaram-se comuns e, se você puder utilizar os benefícios da nuvem, considere-o como uma opção. A escalabilidade da nuvem é um benefício que vale a pena quando o volume de mensagens está aumentando. 

3. Deseja criar e manter a solução sozinho? 

Geralmente, é uma pergunta ignorada, mas você deve tentar respondê-la. Você tem os recursos, a equipe e tempo para fazer tudo sozinho? Mesmo se você tiver, você quer fazer isso sozinho? Em casos complexos, pode ser mais fácil optar por um provedor de serviços gerenciados experiente e bem estabelecido que lidará com tudo, desde o planejamento até a implantação e manutenção. 

4. Quão complexas são as suas integrações B2B? 

Você precisa se conectar com muitos parceiros comerciais? Todos eles usam tecnologias diferentes (no local ou na nuvem), protocolos (AS2, FTP, SFTP, HTTP / S etc.) ou formatos de dados? Quanto mais complexo o caso se torna, mais você 

Você precisa revisar as perguntas anteriores: vale a pena fazer as integrações EDI por conta própria ou deve fazer parceria com alguém para aliviar sua carga?

Em casos simples, você pode ficar bem usando um EDI da web. Além disso, se o seu volume for bastante baixo, considere se vale a pena comprar um software ou encontre um fornecedor com um SaaS 

Perguntas frequentes ao escolher um serviço de EDI 

Para simplificar suas discussões com os diferentes fornecedores, criamos uma lista das perguntas que os fornecedores de EDI provavelmente farão a você (para que você possa se preparar com antecedência para a reunião) ou que deva estar fazendo essas perguntas. 

O que o provedor pode pedir de você 

  • Quantas conexões você precisará? 
  • Que tipo de conexões? Por exemplo, você precisa de conectividade híbrida (conectada no local à nuvem) ou há ERPs, TMSs, DMSs, WMSs etc. para se comunicar? 
  • Com que tipo de formato de dados a solução precisa lidar? (É bom saber por causa do mapeamento e tradução.) Se você não souber disso, prepare-se para obter informações detalhadas sobre os sistemas e aplicativos que deseja conectar. (por exemplo, nome do sistema, número da versão etc.) 
  • O volume de transações mudará com o tempo? Quais são as suas expectativas?
  • Qual é o nível de suporte que você precisa?
  • Você tem algum requisito especial?
  • Qual a frequência das transferências de dados? Tempo real? Diariamente? Com menos frequência do que diariamente?

O que você deve perguntar ao provedor 

  • Quais tipos de conexões o fornecedor pode lidar? 
  • Eles podem trabalhar com qualquer formato de dados? Se não, quais eles suportam? 
  • Quão segura é a solução? 
  • Qual é a disponibilidade / tempo de inatividade do sistema? O fornecedor fornece um SLA? 
  • Quanto tempo levará o projeto de instalação? 
  • Com que rapidez serão incorporados novos parceiros comerciais / fontes de dados?
  •  Se não é um serviço gerenciado, como é fácil usá-lo? O fornecedor fornece treinamento? Que tipo de documentação ou ajuda online está disponível?
  • Como o monitoramento e alertas são tratados?
  • Que tipo de suporte o fornecedor fornece?
Tipos de soluções EDI

Tipos de soluções EDI

Embora as soluções EDI tenham uma ferramenta de comunicação B2B de duas décadas, ainda é comumente usado para compartilhamento de informações entre parceiros comerciais.

É seguro dizer que o EDI é essencial para a eficiência da cadeia de suprimentos e para melhorar e manter um bom relacionamento com parceiros e clientes. 

Tradicionalmente, o uso do EDI significava que você precisava investir em software e hardware e ter habilidades internas de integração, mas o paradigma agora mudou.

Novas soluções EDI surgiram; alguns podem vir na forma de software como serviço, enquanto outros podem ser uma plataforma como serviço. 

Comparação de soluções EDI 

Antes de selecionar os fornecedores com os quais você gostaria de conversar sobre suas soluções EDI, é melhor decidir que tipo de solução atenderá melhor aos seus requisitos específicos. Você tem três opções: EDI Local, WEB-EDI e EDI Gerenciado.

EDI local 

  • Instalado na nuvem local ou privada 
  • Localizado atrás de um firewall 
  • O usuário tem controle completo dos serviços e acesso 
  • Desenvolva suas próprias conexões e mapeamentos
  • Equipe de TI própria gerencia e mantém o sistema
  • Compre software ou hardware e novas versões 

 Web-EDI 

  • Hospedado em nuvem pública e pode ser acessado via web 
  • Totalmente auto atendimento 
  • Duplica documentos baseados em papel como um formulário da Web 
  • Os usuários inserem informações manualmente 
  • A informação é convertida em EDI 
  • Não há necessidade de comprar um software 
  • Não há necessidade de gerenciar ambientes EDI complexos 

 EDI gerenciado 

  • Hospedado na nuvem 
  • Segurança da nuvem 
  • O fornecedor mantém, implanta e desenvolve a solução 
  • Não há necessidade de equipe de TI
  • Você possui a propriedade total dos dados
  • Soluções escaláveis e flexíveis
  • Capacidade híbrida
  • Não há necessidade de comprar um software
  • Automação completa