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EDI no varejo de materiais para construção

EDI no varejo de materiais para construção

A tecnologia EDI é bastante utilizada no setor de varejo de materiais para construção, visando a integração de dados e a troca de documentos comerciais entre fornecedores e distribuidores

O setor é caracterizado pela grande variedade de transações comerciais que determinam o correto funcionamento da cadeia de abastecimento, que também é problemático, devido ao volume e à diversidade de mercadorias e clientes.

O fluxo de mensagens EDI, neste setor, não se limita apenas às trocas de ordens de compra e notas fiscais entre parceiros, mas também oferece uma grande variedade de mensagens comerciais e logísticas (avisos de remessa, avisos de recebimento, relatórios de inventário, relatórios de vendas, catálogos de preços, alterações dos pedidos, devoluções, etc.) necessárias para uma comunicação eficaz entre sistemas informatizados e de gerenciamento de estoques de fornecedores, operadores logísticos e distribuidores. 

Para esses tipos de empresas, a eficácia das operações é fundamental e as exigências do setor se tornam mais complexas à medida que o número de clientes e a demanda por artigos, também aumenta.  

Portanto, fica claro que a adoção de tecnologias de integração de dados entre empresas do setor de varejo de materiais para construção é fundamental. Falhas nas trocas de informações podem causar problemas de conexão tanto com seus parceiros como com os processos de controle de estoque, afetando totalmente a cadeia de abastecimento.  

EDI para indústrias de materiais para construção

EDI para indústrias de materiais para construção

O EDI é um método fundamental para a troca de documentos nas indústrias de materiais para construção. Nesse setor, os documentos que normalmente são trocados em formato eletrônico usando EDI incluem, mas não se limitam a, pedidos de compra, faturas e avisos de remessa e traz diversos benefícios. Veja abaixo:

  • Maior eficiência ao automatizar transações
  • Redução de erros da entrada manual de dados
  • A validação do conteúdo (via padrões EDI e software de recebimento) que confirma as transações contém todas as informações necessárias para permitir o processamento, rastreabilidade, etc.
  • Custo reduzido de fazer negócios
  • Processamento mais rápido
  • A capacidade de vender em mais lugares.

Como começar a utilizar o EDI no setor de materiais para construção?

  • Depois que sua empresa e seu parceiro comercial decidem que vão realizar negócios usando o EDI, existem algumas etapas gerais que precisam ser executadas para iniciar o processo:
  • Obtenha o Guia de Implementação do EDI com seu parceiro comercial. Isso definirá como os documentos comerciais eletrônicos selecionados serão estruturados.
  • Compre um software EDI que inclua mapas de documentos e um tradutor. Este software é usado para transformar os dados do seu sistema contábil (por exemplo, pedidos, remessas etc.) no layout solicitado / exigido pelo seu parceiro comercial.

Após a instalação deste software, você e seu parceiro comercial normalmente começarão a testar as trocas de documentos. Comunique-se com seu parceiro comercial para determinar como seus documentos EDI podem ser trocados.

Os métodos mais comuns são via Internet EDI, uma Rede de Valor Agregado (VAN) ou transferência eletrônica direta de documentos um a um/ponto a ponto.

Realize um conjunto de testes com seu fornecedor de soluções EDI para verificar se o seu software funciona corretamente e se o seu parceiro comercial recebe os documentos corretamente.

Execute o processamento paralelo de documentos para onde você ainda envia e recebe seus documentos em papel com seu parceiro comercial.

Eventualmente, desative a troca de documentos comerciais em papel. Você notará uma grande redução nos custos de processamento de documentos, aumento dramático da precisão dos dados, velocidade de troca de documentos comerciais, fluxos de caixa aprimorados, redução de erros de processamento e aumento nos níveis de serviço ao cliente.

Por que utilizar os serviços gerenciados de EDI?

Por que utilizar os serviços gerenciados de EDI?

 O conceito de serviços gerenciados de dados EDI está relacionado com a ideia de terceirizar os serviços de gestão de tráfego de dados eletrônicos para uma empresa acompanhar todo o processo de integração eletrônica entre parceiros de negócios. 

A mudança para serviços de EDI gerenciado pode ter um impacto significativo nos seus negócios. 

Existem muitas razões pelas quais as empresas preferem terceirizar os serviços de EDI: o custo total de propriedade do software e hardware EDI, por exemplo, é alto e continua aumentando quando você considera todas as outras despesas, como pessoal de TI próprio para manutenção ou atualizações de dados.  

Outra dificuldade que empresa com TI próprio enfrentam ao instalar sistema de EDI por conta própria é o fato de seus sistemas não estarem preparados para receber o EDI, o que exige projetos desafiadores para que tudo funcione corretamente, principalmente quando é necessário integrar rapidamente novos provedores de dados.  

O outro grupo são empresas que são novas na EDI. Normalmente, esse grupo não deseja investir em software EDI, em parte porque não possui as habilidades ou os recursos necessários para fazer o EDI.  

Com os serviços de EDI gerenciados por uma empresa especializada e estruturada, tudo fica mais fácil e simples, o que acaba sendo muito mais rentável para as empresas que adotam os serviços terceirizados. 

Benefícios dos serviços gerenciados EDI   

Com os serviços gerenciados EDI é possível conectar-se a quaisquer sistemas e aplicativos que estejam instalados localmente ou na nuvem.  

Sua empresa terá todos os dados no lugar certo – a integração EDI pode ajudá-lo a ter os dados em um único local, para que todas as partes interessadas possam ter acesso a eles sempre que precisarem.  

Receba dados em tempo real ou em lotes – as modernas soluções EDI garantem que você receba todos os seus dados quando necessário. Você pode decidir se deseja aceitá-lo em tempo real ou em lotes.  

Receba os dados no seu formato preferido – Sua solução EDI precisa ser capaz de traduzir o formato dos dados para que você receba todas as informações no formato que seu sistema possa entender.  

Embarque em novos projetos mais rapidamente  

A rápida integração de novas partes interessadas é vital. Isso não apenas melhorará seu relacionamento com os novos parceiros de negócios, mas você poderá começar a receber informações o mais rápido possível sobre seus parceiros. 

Melhore a qualidade dos dados  

Dependendo da solução e de suas necessidades, alguns provedores de EDI validarão seus dados e enriquecerão as informações produzidas caso seja de interesse da empresa que contrata esses provedores.  

Remover completamente o trabalho manual  

Uma solução EDI que funcione corretamente também garante que não será necessário realizar nenhum processo de informação manualmente, inclusive os processos de validação de dados que são realizados por robôs muito eficientes.  

Reduza os custos indiretos de EDI  

Reduza os custos indiretos de EDI  

Ao usar os serviços EDI gerenciados, você não precisa pagar por software ou hardware e eliminará os custos com pessoal. Você será capaz de prever melhor seus custos de EDI. 

Portanto, terceirizar serviços EDI é fundamental para garantir a qualidade na troca de informações eletrônicas e a efetividade na realização de todos os processos automatizados da empresa, resultando inclusive em uma melhora de performance financeira da empresa e em sua lucratividade. 

Reduza os custos indiretos de EDI  

Ao usar os serviços EDI gerenciados, você não precisa pagar por software ou hardware e eliminará os custos com pessoal. Você será capaz de prever melhor seus custos de EDI. 

Portanto, terceirizar serviços EDI é fundamental para garantir a qualidade na troca de informações eletrônicas e a efetividade na realização de todos os processos automatizados da empresa, resultando inclusive em uma melhora de performance financeira da empresa e em sua lucratividade. 

Documentos EDI

Documentos EDI

Para oferecer uma visão melhor do que é EDI, vamos ver suas partes principais.

Documentos EDI são composto por três partes principais: envelopes, segmentos e elementos de dados, formatados para seguir um padrão EDI específico. 

Os documentos EDI, como um pedido de compra 850, devem seguir regras estritas de formatação que definem exatamente onde e como cada parte dos dados vai para o tradutor EDI no computador receptor encontrar instantaneamente todos os dados importantes, como o nome da empresa do comprador, número do pedido, itens comprados e preço.

Em seguida, os dados serão alimentados no sistema de entrada de pedidos do fornecedor no formato interno adequado, sem a necessidade de nenhuma entrada manual. 

Envelopes EDI para transmissão 

A transmissão de documentos EDI usa um sistema de três envelopes para abrigar conjuntos de transações: 

  • Envelope de mensagem 
  • Envelope de grupo 
  • Envelope de intercâmbio 

Segmentos 

Um segmento em um conjunto de transações EDI é um grupo de elementos de dados semelhantes. 

Os elementos de dados em um conjunto de transações EDI são os dados individuais no documento, como o item que está sendo comprado, quantidade de itens comprados etc. 

Implementação de EDI: lista de verificação de configuração e conformidade 

Atingir a conformidade com EDI significa, em última análise, três coisas: 

  • Configurando sua infraestrutura EDI 
  • Alinhando sua configuração EDI com os sistemas EDI de seus parceiros comerciais 
  • Certamente aderente a padrões comuns 

Infraestrutura EDI 

Para começar com o EDI, você precisará adquirir, configurar ou terceirizar os seguintes componentes principais: 

  • Software EDI para comunicações, caixa postal de transações EDI, mapeamento EDI e tradução EDI 
  • Comunicações na Internet, VAN etc., conforme exigido por vários parceiros 
  • Hardware: um servidor ou PC, dispositivos de comunicação e periféricos 
  • Espaço de escritório seguro e segurança monitorada 
  • Backups de dados e energia redundante para confiabilidade 
  • Software para qualquer integração de transações EDI com sistemas de back office 
  • Mapas para cada tipo de documento EDI trocado com cada parceiro para mapear registros EDI em documentos comerciais utilizáveis 

Além disso, você precisará treinar sua equipe em como usar o software EDI e os dispositivos de comunicação ou selecionar um parceiro de integração EDI para configurar tudo e treinar sua equipe. 

Alinhando com seus parceiros 

Seu EDI é tão valioso quanto suas integrações com os sistemas de seus parceiros. As teclas grandes incluem: 

  • Determinando quais protocolos EDI você usará para enviar e receber documentos EDI (por exemplo, AS2, SFTP etc.)  
  • Selecionando e implementando trocas para os documentos ou transações EDI corretos (por exemplo, 850 pedidos)  
  • Pregando os casos de uso quando você envia e recebe cada documento EDI 
  • Vinculando EDI a outros sistemas operacionais, de logística ou 3PL, contabilidade e atendimento de pedidos – você pode querer soluções que ajudem com implementações mais amplas de processos 
  • Integração adequada do mapeamento, tradução e teste EDI com seus parceiros 

Dependendo da sua configuração, isso pode incluir a seleção mútua de soluções EDI e provedores de integração EDI. Por fim, você precisará das soluções certas para ajudá-lo a maximizar sua parceria. Quanto mais simples a configuração (com as ferramentas mais versáteis), mais rápido você pode implementar o EDI e começar a economizar tempo e dinheiro enquanto desenvolve relacionamentos com seu parceiro. 

Certificação para padrões comuns 

Padrões comuns e certificados são a cola que mantém o EDI unido. Os principais organismos de certificação governam esses padrões e podem ajudá-lo a avaliar várias soluções. 

  • American National Standards Institute (ANSI) – certifica o padrão X12 EDI usado nos EUA 
  • UN / CEFACT – certifica o popular padrão internacional EDIFACT 
  • GS1 – certifica vários padrões internacionais de EDI específicos do setor (baseados no EDIFACT) 
  • Drummond – certifica o software EDI através de testes rigorosos de interoperabilidade, garantindo que diferentes ferramentas EDI possam se comunicar com sucesso entre si 

Documentos e varejos EDI mais comuns 

Os 5 documentos EDI mais negociados entre comprador e fornecedor atualmente são: 

  1. Fatura – é a versão eletrônica de uma fatura ou fatura em papel 
  2. Dados da atividade do produto – relata contagens de inventário, alterações no inventário 
  3. Pedido de compra – comunica itens, quantidade, preço que o varejista deseja entregar 
  4. Confirmação de pedido – indica que o pedido será preenchido conforme solicitado 
  5. Aviso de Remessa Antecipada – indica o conteúdo da remessa ao comprador 

 Varejistas comuns que exigem EDI 

9 etapas para obter os melhores resultados na implementação do EDI

9 etapas para obter os melhores resultados na implementação do EDI

As etapas a seguir ajudarão você a determinar todas as áreas que serão potencialmente impactadas por uma iniciativa de implementação do EDI e isso exigirá sua atenção: 

1. Investigue seu ERP ou POS System

Primeiramente investigue o sistema ERP ou POS primário para determinar quais informações podem ser processadas, geradas e importadas pelo sistema. 

Em seguida, investigue o sistema ERP ou POS primário para determinar quais informações podem ser processadas, geradas e importadas pelo sistema.

2. Parceiros de negociação de pesquisa

Nesta etapa, investigue todos os seus parceiros comerciais da cadeia de suprimentos para identificar aqueles que são capazes de EDI e as transações de EDI que eles precisam.

3. Análise de lacunas

Então realize uma análise de lacunas para avaliar quais informações estão prontamente disponíveis e quais informações são necessárias para suas transações de EDI, com base nos seus requisitos de negócios.

4. Diagrama de sequência

Depois, crie um ‘diagrama de sequência’ para descrever o fluxo de dados entre cada etapa dos processos. Isso permitirá que você determine quais processos são afetados e para onde os dados serão enviados.

5. Requisitos de mapeamento

Prepare os requisitos de mapeamento para fornecer seus parceiros comerciais para que eles possam determinar quais informações serão trocadas.

6. Teste do fornecedor inicial

Nesta etapa, Identifique um grupo de fornecedores ou um fornecedor importante para fins de teste inicial.

7. Carta de Lançamento

Informe seus fornecedores sobre sua iniciativa de EDI enviando uma carta de lançamento da iniciativa de EDI.

8. Agenda Roll-Out

Prepare um cronograma e determine os cronogramas para sua implantação.

9. Teste e configuração Roll-Out

Finalmente, documente e configure o processo de teste. 

Durante todo esse processo, sua equipe de implementação de EDI também precisará examinar as áreas de resistência. Em geral, essas são áreas em que a adoção pode ter um impacto substancial nos processos existentes e onde diferentes níveis de resistência à mudança podem ser experimentados. 

Essas “áreas de resistência” serão analisadas para avaliar o grau de relutância. Ao fazer isso, a equipe de implementação do EDI será capaz de se concentrar em levar os indivíduos a bordo e empregar programas de gerenciamento de mudanças voltados para reduzir a resistência.

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