Envio de documentos

Envio de documentos

Há três etapas no processo de envio de documentos EDI: prepare os documentos, traduza-os para um formato EDI e transmita-os a um parceiro. 

Um processo comum automatizado com EDI é a troca de pedidos de compra (POs) e faturas. Para dar um bom exemplo de como o EDI funciona, ilustraremos o processo de EDI para pedidos e faturas.

Preparação de Documentos

Seguindo o exemplo de um pedido de compra e fatura, é aqui que um comprador prepara um pedido em um sistema de compras. 

O comprador coleta e organiza os dados para que funcionem com o EDI. Por exemplo, em vez de imprimir um pedido, o sistema cria um arquivo eletrônico com as informações necessárias para criar um documento EDI. 

Então, como você prepararia documentos adequadamente? Existem várias abordagens: 

  • Exportando dados baseados em computador de planilhas ou bancos de dados;
  • Relatórios eletrônicos reformatados em arquivos de dados;
  • Aprimorando aplicativos para criar arquivos de saída prontos para tradução padrão EDI;
  • Compra de software EDI que pode transformar documentos de seus sistemas em arquivos EDI; 
  • Entrada de dados humanos; 

Idealmente, você deseja que seu sistema elimine o máximo de entrada de dados humanos possível para economizar tempo e melhorar a precisão. 

Tradução de documento EDI 

A próxima etapa é alimentar o documento por meio do software de tradução EDI para converter seu formato de dados interno no formato padrão EDI usando os segmentos e elementos de dados apropriados. Como alternativa, você pode enviar seus dados para um provedor de serviços EDI, que lida com a tradução de e para o formato EDI em seu nome. 

No nosso exemplo, o pedido é convertido em um documento de pedido de compra EDI 850. 

Conectar e transmitir documentos EDI 

Depois que o pedido é traduzido para o formato do pedido de compra EDI 850, ele está pronto para ser transmitido ao fornecedor. Existem várias maneiras de conectar-se a um parceiro via EDI. Os mais comuns incluem: 

  • Conexão EDI direta, ponto a ponto, por meio de um protocolo seguro da Internet, como o AS2 
  • Conecte-se a um provedor de rede EDI, também conhecido como provedor de rede de valor agregado (VAN) 
  • Uma combinação de Direct EDI e VAN, dependendo dos parceiros envolvidos e do volume de transações 

No caso de um provedor de rede EDI, ou rede de valor agregado (VAN), o comprador usa seu protocolo de comunicação preferido, garantindo transmissão EDI confiável e segura. Em seguida, o provedor de rede se conecta ao fornecedor usando o protocolo de comunicação preferido do fornecedor, garantindo que o fornecedor receba o pedido.

As VANs podem reduzir a configuração e a manutenção em alguns casos, mas tendem a ser mais caras que a integração ponto a ponto em muitos casos de uso, pois cobram uma taxa por cada transação ou mesmo item de linha. 

A segurança e o controle dos dados são mantidos durante todo o processo de transmissão usando senhas, identificação e criptografia do usuário.

Os aplicativos EDI do comprador e do fornecedor editam e verificam automaticamente a precisão dos documentos. 

Em nosso guia completo sobre os tipos de protocolos EDI, descompactamos as várias opções de transferência de arquivos EDI e as tecnologias usadas para ajudá-lo a selecionar o (s) protocolo (s) correto (s) para sua organização. 

Rede de Valor Agregado (VAN) nas comunicações EDI

Rede de Valor Agregado (VAN) nas comunicações EDI

Por que usar uma VAN (rede de valor agregado) para comunicações EDI? 

Uma EDI VAN (Value Added Network) oferece uma rede B2B (business to business) de comunicações eletrônicas, uma rede que inclui uma série de serviços de “valor agregado”, bem como protocolos de comunicação facilitados que de outra forma não estariam disponíveis ao passar pelo internet ou por linhas telefônicas regulares. 

O uso da EDI VAN permite criar canais de comunicação automatizados e ininterruptos entre parceiros comerciais, oferecendo vários formatos para a tradução de EDI.  

Isso, por sua vez, resulta em um gerenciamento proficiente e eficaz da cadeia de suprimentos.

Mais importante ainda, as EDI VAN não são centradas na indústria, funcionam em todos os setores, em cujo caso a escalabilidade é fundamental! 

Vamos examinar algumas das principais vantagens e benefícios de usar uma EDI VAN como o modo preferido de comunicação eletrônica de negócios. 

  • Data Integrity-EDI as VANs normalmente fazem a auditoria de dados recebidos e enviados, para detectar erros. Existem verificações e balanços em vigor e, em alguns casos, as EDI VANs podem fornecer serviços de correções e ajustes para permitir transmissões e recebimento de dados bem-sucedidos. 
  • Melhorias nas trocas B2B – VANs permitem o uso de múltiplos protocolos para enviar dados e para cada parceiro comercial empregar o formato de dados mais adequado para sua organização. 
  • Comunicação comercial rápida – a troca de documentos por meio de uma VAN é significativamente mais rápida do que outros meios de transferência de dados à medida que os dados são trocados diretamente de um software comercial para outro. Normalmente, o processamento manual é eliminado, o que reduz significativamente os riscos associados a erros e consequentes atrasos de tempo. 
  • Canais de comunicação seguros e confiáveis – As VANs são altamente seguras e atendem aos padrões de segurança do governo e da HIPAA. 
  • Acessibilidade irrestrita – as realizações de trocas de dados da VAN são feitas 24 horas por dia, 7 dias por semana, com acessibilidade a qualquer momento. Além disso, as trocas de dados são seguras em qualquer lugar do mundo, sem restrições de tempo ou interrupções em suas operações comerciais diárias. 
  • Conformidade com EDI mais simples – os testes e a conformidade com EDI são exigidos pela maioria dos varejistas, para serem atendidos e cumpridos por sua comunidade de fornecedores da cadeia de suprimentos. Além disso, os varejistas geralmente precisam fazê-lo através do uso de um EDI VAN, seu método preferido de comunicação EDI. Consequentemente, passar por uma VAN facilitará e simplificará, até certo ponto, o EDI. 
  • Ferramentas de visibilidade – vários provedores VAN oferecem uma ferramenta web de monitoramento e relatórios correspondentes para permitir que você acompanhe os dados que troca com seus parceiros comerciais e seu status de entrega. Essas ferramentas de visibilidade multiusuário oferecem uma acessibilidade irrestrita e ilimitada de qualquer lugar, a qualquer momento. 

O que lembrar sobre a rede de valor agregado (VAN)? 

Há benefícios essenciais para usar uma VAN. Além de reduzir os custos associados a erros de entrada de dados e atrasos, você também poderá melhorar seus relacionamentos comerciais gerais, bem como otimizar o processo da cadeia de suprimentos com melhor eficiência e economia.  

Independentemente de você estar usando uma tecnologia mais antiga ou mais recente, as EDI VANs continuam sendo um canal de comunicação seguro e confiável, com acessibilidade e visibilidade ilimitadas, permitindo manter ciclos de negócios ininterruptos e operações da cadeia de suprimentos em todo o mundo, independentemente do fuso horário. 

É importante observar que os serviços VAN agora são amplamente oferecidos por provedores de EDI de terceiros, a estruturas de preço muito competitivas, juntamente com uma variedade de serviços gerenciados para atender às crescentes necessidades da comunidade da cadeia de suprimentos, operando em um ambiente dinâmico.  

Eles podem fornecer serviços de VAN se você estiver integrando a um sistema ERP ou implementando o EDI internamente, bem como várias outras soluções personalizadas para atender às necessidades específicas de sua organização. 

Quando você começar a explorar o mercado para provedores EDI VAN, certifique-se de fazer sua devida diligência, analisar e avaliar todas as opções disponíveis para você e escolher o que melhor atende às necessidades e exigências individuais de sua organização. 

Um processo de verificação adequado certamente tornaria sua iniciativa de EDI mais fácil e menos difícil de assumir! 

Integração B2B

Integração B2B

Integração business-to-business (B2B) é a automação de processos de negócios e comunicações entre duas ou mais organizações.

Isso permite que elas trabalhem e negociem com mais eficiência com seus clientes, fornecedores e parceiros de negócios, automatizando os principais processos de negócios.

O software de integração B2B fornece a arquitetura necessária para digitalizar informações e roteá-las rapidamente através do ecossistema comercial de uma organização.  

O que é uma plataforma de integração B2B? 

Uma plataforma de integração B2B ajuda as empresas a integrar todos os seus complexos processos de B2B e intercâmbio eletrônico de dados (EDI) em suas comunidades parceiras em um único gateway.  

A plataforma coleta dados de aplicativos de origem, converte os dados em formatos padronizados e, em seguida, envia os documentos para o parceiro de negócios usando o protocolo de transporte apropriado.  

O software de integração B2B está disponível para uso local ou os serviços de integração podem ser acessados por meio de serviços de nuvem hospedados

Por que a integração é importante? 

A digitalização está pressionando as expectativas do parceiro e do cliente.

As organizações estão descobrindo que o processamento manual lento, ineficiente e propenso a erros de informações não é sustentável em um mundo digitalmente conectado.  

Cada empresa tem seu próprio mix de sistemas e aplicativos para trocar arquivos e mensagens com parceiros. Tecnologias diferentes dificultam a comunicação.  

Para atingir metas como aumentar receita, acelerar o tempo de comercialização e melhorar a eficiência, as organizações precisam de uma rede de negócios bem-sucedida e isso requer uma solução moderna de integração B2B.  

Com as ferramentas B2B corretas, as organizações podem se conectar e se comunicar digitalmente de maneira rápida e confiável.

Isso pode reduzir o tempo necessário para levar novos produtos e serviços ao mercado e ajudar as empresas a alcançar a agilidade e a agilidade de que precisam para competir. 

Principais recursos de integração B2B 

As plataformas de integração B2B vêm com uma ampla variedade de recursos: 

  • Adaptadores de Comunicações – nunca diga não a um pedido de integração. Suporta protocolos de comunicação da Internet ricos em segurança, incluindo AS2, SFTP, MQ, HTTP, Connect: Direct e outros. 
  • Integração de aplicativos – inclui adaptadores para conectar-se a sistemas back-end, incluindo bancos de dados, SAP, bem como armazenamento de objetos em nuvem com o AWS S3 Client Adapter. 
  • Mecanismo de tradução – transformação poderosa de qualquer para qualquer. Converte documentos de um formato para outro. 
  • Software de mapeamento – permite a visualização de campos de dados e mostra as relações entre documentos. 
  • Acompanhamento de mensagens e relatórios – fornece gerenciamento de eventos e relatórios, auditoria em painéis centralizados que podem permitir que você estenda informações de status e atividade em tempo real para os administradores do sistema e seus parceiros. 
  • Criptografia – criptografar dados em repouso ou em movimento. Gerenciamento robusto de certificados, incluindo suporte a cifras e algoritmos modernos. 
  • Data de validade – aplica regras de negócios com modelagem gráfica de processos de negócios às informações enviadas para identificar erros.  
  • Compressão – permite que arquivos grandes sejam enviados mais rapidamente. Os recursos incluem arquivos de qualquer tamanho e transferência de mensagens. 

Um exemplo real de integração

Um home center de grande porte quer comprar produtos de materiais para construção de um de seus fornecedores. O home center prepara um pedido em seu planejamento de recursos empresariais (ERP) ou sistema de compras. 

O pedido é convertido em um pedido EDI 850, que é usado para fazer um pedido de mercadorias ou serviços. 

O 850 é transmitido de forma segura para o fornecedor do home center, que o processa e envia de volta uma confirmação funcional de 997 e um pedido de compra de 855 EDI para confirmar o recebimento. 

O fornecedor envia um aviso de remessa antecipada 856 sobre a mesma conexão AS2 para informar ao home center que o pedido está chegando. 

O home center recebe o 856, que é integrado ao ERP de back-end. Eles enviam um 997 para o fornecedor e se preparam para o envio.