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Por que utilizar um provedor de serviços EDI?

Por que utilizar um provedor de serviços EDI?

A eficiência nos negócios, a redução de custos e o aumento da produtividade são os principais motivos pelos quais começamos a fazer negócios online. No entanto, muitas empresas vêm fazendo exatamente o oposto ao negociar com seus clientes online. Ao empregar vários provedores de serviços EDI diferentes, você pode pensar que está respondendo efetivamente à demanda dos clientes. Mas será que você está mesmo?

É fácil visualizar vários sistemas EDI como simplesmente um “custo para fazer negócios”. Você precisa estar em conformidade com os requisitos do cliente e, se isso significa implementar uma nova solução EDI, desde que o valor do contrato faça valer a pena, que assim seja.

Porém, à medida que as solicitações dos clientes se tornam cada vez mais específicas, a conformidade pode se tornar um pesadelo logístico e administrativo oneroso.

Cada vez que você implanta outro serviço EDI, está comprando mais do que apenas um novo provedor. Você está apresentando outro processo comercial eletrônico, potencialmente com diferentes tipos de documentos, padrões de tecnologia e protocolos de comunicação.

Isso significa outra solução para sua empresa aprender, gerenciar e dar suporte. Também significa outro contrato com o novo provedor de serviços com diferentes estruturas de preços e níveis de serviço e outro provedor de serviços B2B para gerenciar.

Ironicamente, se você adotar uma estratégia de provedor de vários serviços para sua plataforma e sistemas EDI, é provável que o atendimento ao cliente seja uma das coisas que você simplesmente não possa garantir.

Vários sistemas significam vários pontos de falha com várias pessoas. Ter vários provedores de serviços impede que você negocie um preço com base no volume total de transações e, assim, obtenha o melhor preço pelos serviços que presta.

provedor

Além disso, a conexão com novos parceiros de negócios está longe de ser direta. À medida que sua cadeia de suprimentos se expande e se torna mais global por natureza, os desafios de implementação aumentam em complexidade.

Não se trata apenas de integrar novos parceiros rapidamente. Também são sistemas e suporte a idiomas locais, os recursos técnicos de seus parceiros e os regulamentos específicos de cada país que você deve cumprir.

A racionalização dos processos da cadeia de suprimentos é um objetivo essencial da maioria das empresas, para aumentar a produtividade e a eficácia dos negócios – levando diretamente a um melhor atendimento ao cliente.

Se você possui vários fornecedores de EDI, é extremamente difícil, se não impossível, alcançar a visibilidade necessária da cadeia de suprimentos. A velha máxima de que ‘você não pode gerenciar o que não pode medir’ nunca foi tão verdadeira.

Se de fato você quer implantar o EDI na sua empresa e já percebeu que a melhor opção é terceirizar esses serviços, a decisão mais acertada é contratar um provedor que possibilite uma integração da sua empresa com todos seus parceiros de negócios, independentemente do tipo de sistema que cada parceiro possui.

É nesse momento que surge a Business Integrator, empresa especializada em soluções EDI de integração de parceiros de negócios em uma única plataforma.

Com Business Integrator é possível realizar a integração de toda cadeia de suprimentos em uma única plataforma de negócios.

Usos e vantagens de uma EDI VAN (rede de valor agregado)

Usos e vantagens de uma EDI VAN (rede de valor agregado)

Uma EDI VAN (Value Added Network) oferece uma rede B2B (business to business) de comunicações eletrônicas, uma rede que inclui uma série de serviços de “valor agregado”, bem como protocolos de comunicação facilitados que de outra forma não estariam disponíveis ao passar pela Internet ou pelas linhas telefônicas regulares.

O uso da EDI VAN permite criar canais de comunicação automatizados e ininterruptos entre parceiros comerciais, oferecendo vários formatos para a tradução de EDI.  

Isso, por sua vez, resulta em um gerenciamento proficiente e eficaz da cadeia de suprimentos. Mais importante ainda, as EDI VAN não são centradas na indústria, funcionam em todos os setores, em cujo caso a escalabilidade é fundamental! 

Vamos examinar algumas das principais vantagens e benefícios de usar uma EDI VAN como o modo preferido de comunicação eletrônica de negócios. 

  • Data Integrity – As VANs normalmente fazem a auditoria de dados recebidos e enviados, para detectar erros. Existem verificações e balanços em vigor e, em alguns casos, as EDI VANs podem fornecer serviços de correções e ajustes para permitir transmissões e recebimento de dados bem-sucedidos.
  • Melhorias nas trocas B2B – VANs permitem o uso de múltiplos protocolos para enviar dados e para cada parceiro comercial empregar o formato de dados mais adequado para sua organização. 
  • Comunicação comercial rápida – a troca de documentos por meio de uma VAN é significativamente mais rápida do que outros meios de transferência de dados à medida que os dados são trocados diretamente de um software comercial para outro. Normalmente, o processamento manual é eliminado, o que reduz significativamente os riscos associados a erros e consequentes atrasos de tempo. 
  • Canais de comunicação seguros e confiáveis – As VANs são altamente seguras e atendem aos padrões de segurança do governo e da HIPAA. 
  • Acessibilidade irrestrita – as realizações de trocas de dados da VAN são feitas 24 horas por dia, 7 dias por semana, com acessibilidade a qualquer momento. Além disso, as trocas de dados são seguras em qualquer lugar do mundo, sem restrições de tempo ou interrupções em suas operações comerciais diárias. 
  • Conformidade com EDI mais simples – os testes e a conformidade com EDI são exigidos pela maioria dos varejistas, para serem atendidos e cumpridos por sua comunidade de fornecedores da cadeia de suprimentos. Além disso, os varejistas geralmente precisam fazê-lo através do uso de um EDI VAN, seu método preferido de comunicação EDI. Consequentemente, passar por uma VAN facilitará e simplificará, até certo ponto, o EDI. 
  • Ferramentas de visibilidade – vários provedores VAN, como o EDI Gateway Inc, oferece uma ferramenta web de monitoramento e relatórios correspondentes para permitir que você acompanhe os dados que troca e com seus parceiros comerciais e seu status de entrega. Essas ferramentas de visibilidade multiusuário oferecem uma acessibilidade irrestrita e ilimitada de qualquer lugar, a qualquer momento. 

O que lembrar sobre a rede de valor agregado (VAN)?

Há benefícios essenciais para usar uma VAN. Além de reduzir os custos associados a erros de entrada de dados e atrasos, você também poderá melhorar seus relacionamentos comerciais gerais, bem como otimizar o processo da cadeia de suprimentos com melhor eficiência e economia.

Independentemente de você estar usando uma tecnologia mais antiga ou mais recente, as EDI VANs continuam sendo um canal de comunicação seguro e confiável, com acessibilidade e visibilidade ilimitadas, permitindo manter ciclos de negócios ininterruptos e operações da cadeia de suprimentos em todo o mundo, independentemente do fuso horário.

É importante observar que os serviços VAN agora são amplamente oferecidos por provedores de EDI de terceiros, a estruturas de preço muito competitivas, juntamente com uma variedade de serviços gerenciados para atender às crescentes necessidades da comunidade da cadeia de suprimentos, operando em um ambiente dinâmico.

Eles podem fornecer serviços de VAN se você estiver integrando a um sistema ERP ou implementando o EDI internamente, bem como várias outras soluções personalizadas para atender às necessidades específicas de sua organização.

Quando você começar a explorar o mercado para provedores EDI VAN, certifique-se de fazer sua devida diligência, analisar e avaliar todas as opções disponíveis para você e escolher o que melhor atende às necessidades e exigências individuais de sua organização.

Um processo de verificação adequado certamente tornaria sua iniciativa de EDI mais fácil e menos difícil de assumir!

Utilização do EDI no setor logístico

Utilização do EDI no setor logístico

Em um ambiente altamente competitivo e que se transforma de acordo com o comportamento dos consumidores, o aumento da qualidade dos serviços prestados passa a ser uma vantagem competitiva para alcançar uma posição de destaque no mercado. Neste contexto, a tecnologia EDI permite que processos logísticos sejam mais eficazes através da integração de sistemas informatizados, presentes nas cadeias de abastecimento e no fluxo de documentos eletrônicos, funcionalidades totalmente focada nas operações logísticas. 

Cada quantidade determinada de serviços associados ao transporte, armazenamento e manipulação de mercadorias, requer um número similar ou maior de trocas de informações logísticas. Isto tem fomentado a adoção de formatos proprietários de comunicação, como o padrão EDI (instruções de transporte, avisos de transporte, status de transporte, notas fiscais, documentos de cobrança…), que simplificam a troca fluente e segura das transações comerciais por meio da geração, envio e recebimento automáticos de documentos eletrônicos.

Por que utilizar os serviços gerenciados de EDI?

Por que utilizar os serviços gerenciados de EDI?

 O conceito de serviços gerenciados de dados EDI está relacionado com a ideia de terceirizar os serviços de gestão de tráfego de dados eletrônicos para uma empresa acompanhar todo o processo de integração eletrônica entre parceiros de negócios. 

A mudança para serviços de EDI gerenciado pode ter um impacto significativo nos seus negócios. 

Existem muitas razões pelas quais as empresas preferem terceirizar os serviços de EDI: o custo total de propriedade do software e hardware EDI, por exemplo, é alto e continua aumentando quando você considera todas as outras despesas, como pessoal de TI próprio para manutenção ou atualizações de dados.  

Outra dificuldade que empresa com TI próprio enfrentam ao instalar sistema de EDI por conta própria é o fato de seus sistemas não estarem preparados para receber o EDI, o que exige projetos desafiadores para que tudo funcione corretamente, principalmente quando é necessário integrar rapidamente novos provedores de dados.  

O outro grupo são empresas que são novas na EDI. Normalmente, esse grupo não deseja investir em software EDI, em parte porque não possui as habilidades ou os recursos necessários para fazer o EDI.  

Com os serviços de EDI gerenciados por uma empresa especializada e estruturada, tudo fica mais fácil e simples, o que acaba sendo muito mais rentável para as empresas que adotam os serviços terceirizados. 

Benefícios dos serviços gerenciados EDI   

Com os serviços gerenciados EDI é possível conectar-se a quaisquer sistemas e aplicativos que estejam instalados localmente ou na nuvem.  

Sua empresa terá todos os dados no lugar certo – a integração EDI pode ajudá-lo a ter os dados em um único local, para que todas as partes interessadas possam ter acesso a eles sempre que precisarem.  

Receba dados em tempo real ou em lotes – as modernas soluções EDI garantem que você receba todos os seus dados quando necessário. Você pode decidir se deseja aceitá-lo em tempo real ou em lotes.  

Receba os dados no seu formato preferido – Sua solução EDI precisa ser capaz de traduzir o formato dos dados para que você receba todas as informações no formato que seu sistema possa entender.  

Embarque em novos projetos mais rapidamente  

A rápida integração de novas partes interessadas é vital. Isso não apenas melhorará seu relacionamento com os novos parceiros de negócios, mas você poderá começar a receber informações o mais rápido possível sobre seus parceiros. 

Melhore a qualidade dos dados  

Dependendo da solução e de suas necessidades, alguns provedores de EDI validarão seus dados e enriquecerão as informações produzidas caso seja de interesse da empresa que contrata esses provedores.  

Remover completamente o trabalho manual  

Uma solução EDI que funcione corretamente também garante que não será necessário realizar nenhum processo de informação manualmente, inclusive os processos de validação de dados que são realizados por robôs muito eficientes.  

Reduza os custos indiretos de EDI  

Reduza os custos indiretos de EDI  

Ao usar os serviços EDI gerenciados, você não precisa pagar por software ou hardware e eliminará os custos com pessoal. Você será capaz de prever melhor seus custos de EDI. 

Portanto, terceirizar serviços EDI é fundamental para garantir a qualidade na troca de informações eletrônicas e a efetividade na realização de todos os processos automatizados da empresa, resultando inclusive em uma melhora de performance financeira da empresa e em sua lucratividade. 

Reduza os custos indiretos de EDI  

Ao usar os serviços EDI gerenciados, você não precisa pagar por software ou hardware e eliminará os custos com pessoal. Você será capaz de prever melhor seus custos de EDI. 

Portanto, terceirizar serviços EDI é fundamental para garantir a qualidade na troca de informações eletrônicas e a efetividade na realização de todos os processos automatizados da empresa, resultando inclusive em uma melhora de performance financeira da empresa e em sua lucratividade. 

Envio de documentos

Envio de documentos

Há três etapas no processo de envio de documentos EDI: prepare os documentos, traduza-os para um formato EDI e transmita-os a um parceiro. 

Um processo comum automatizado com EDI é a troca de pedidos de compra (POs) e faturas. Para dar um bom exemplo de como o EDI funciona, ilustraremos o processo de EDI para pedidos e faturas.

Preparação de Documentos

Seguindo o exemplo de um pedido de compra e fatura, é aqui que um comprador prepara um pedido em um sistema de compras. 

O comprador coleta e organiza os dados para que funcionem com o EDI. Por exemplo, em vez de imprimir um pedido, o sistema cria um arquivo eletrônico com as informações necessárias para criar um documento EDI. 

Então, como você prepararia documentos adequadamente? Existem várias abordagens: 

  • Exportando dados baseados em computador de planilhas ou bancos de dados;
  • Relatórios eletrônicos reformatados em arquivos de dados;
  • Aprimorando aplicativos para criar arquivos de saída prontos para tradução padrão EDI;
  • Compra de software EDI que pode transformar documentos de seus sistemas em arquivos EDI; 
  • Entrada de dados humanos; 

Idealmente, você deseja que seu sistema elimine o máximo de entrada de dados humanos possível para economizar tempo e melhorar a precisão. 

Tradução de documento EDI 

A próxima etapa é alimentar o documento por meio do software de tradução EDI para converter seu formato de dados interno no formato padrão EDI usando os segmentos e elementos de dados apropriados. Como alternativa, você pode enviar seus dados para um provedor de serviços EDI, que lida com a tradução de e para o formato EDI em seu nome. 

No nosso exemplo, o pedido é convertido em um documento de pedido de compra EDI 850. 

Conectar e transmitir documentos EDI 

Depois que o pedido é traduzido para o formato do pedido de compra EDI 850, ele está pronto para ser transmitido ao fornecedor. Existem várias maneiras de conectar-se a um parceiro via EDI. Os mais comuns incluem: 

  • Conexão EDI direta, ponto a ponto, por meio de um protocolo seguro da Internet, como o AS2 
  • Conecte-se a um provedor de rede EDI, também conhecido como provedor de rede de valor agregado (VAN) 
  • Uma combinação de Direct EDI e VAN, dependendo dos parceiros envolvidos e do volume de transações 

No caso de um provedor de rede EDI, ou rede de valor agregado (VAN), o comprador usa seu protocolo de comunicação preferido, garantindo transmissão EDI confiável e segura. Em seguida, o provedor de rede se conecta ao fornecedor usando o protocolo de comunicação preferido do fornecedor, garantindo que o fornecedor receba o pedido.

As VANs podem reduzir a configuração e a manutenção em alguns casos, mas tendem a ser mais caras que a integração ponto a ponto em muitos casos de uso, pois cobram uma taxa por cada transação ou mesmo item de linha. 

A segurança e o controle dos dados são mantidos durante todo o processo de transmissão usando senhas, identificação e criptografia do usuário.

Os aplicativos EDI do comprador e do fornecedor editam e verificam automaticamente a precisão dos documentos. 

Em nosso guia completo sobre os tipos de protocolos EDI, descompactamos as várias opções de transferência de arquivos EDI e as tecnologias usadas para ajudá-lo a selecionar o (s) protocolo (s) correto (s) para sua organização. 

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