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Utilização do EDI no setor logístico

Utilização do EDI no setor logístico

Em um ambiente altamente competitivo e que se transforma de acordo com o comportamento dos consumidores, o aumento da qualidade dos serviços prestados prestados passa a ser uma vantagem competitiva para alcançar uma posição de destaque no mercado. Neste contexto, a tecnologia EDI permite que processos logísticos sejam mais eficazes através da integração de sistemas informatizados, presentes nas cadeias de abastecimento e no fluxo de documentos eletrônicos, funcionalidades totalmente focada nas operações logísticas. 

Cada quantidade determinada de serviços associados ao transporte, armazenamento e manipulação de mercadorias, requer um número similar ou maior de trocas de informações logísticas. Isto tem fomentado a adoção de formatos proprietários de comunicação, como o padrão EDI (instruções de transporte, avisos de transporte, status de transporte, notas fiscais, documentos de cobrança…), que simplificam a troca fluente e segura das transações comerciais por meio da geração, envio e recebimento automáticos de documentos eletrônicos.

Por que utilizar os serviços gerenciados de EDI?

Por que utilizar os serviços gerenciados de EDI?

A mudança para serviços gerenciados de EDI pode ter um impacto significativo nos seus negócios.

Existem muitas razões pelas quais as empresas abandonam seus processos atuais: o custo total de propriedade do software e hardware EDI é alto e continua aumentando quando você considera todas as outras despesas, como pessoal de TI, manutenção ou atualizações de versão. 

Alguns sistemas podem não ser suficientes e ainda exigem uma certa quantidade de trabalho manual, enquanto outros podem enfrentar alguns projetos desafiadores, nos quais precisam integrar rapidamente novos provedores de dados e desejam terceirizar todo o projeto para alguém que tenha experiência com integrações B2B complexas. 

O outro grupo são empresas que são novas na EDI. Normalmente, esse grupo não deseja investir em software EDI, em parte porque não possui as habilidades ou os recursos necessários para fazer o EDI. 

Benefícios dos serviços gerenciados de EDI  

Conecte-se a qualquer sistema e aplicativo – os serviços EDI gerenciados criados em uma plataforma de integração garantem a conexão com quaisquer sistemas e aplicativos, estejam eles localizados no local ou na nuvem. 

Tenha todos os dados no lugar certo – a EDI Integration pode ajudá-lo a ter os dados em um único local, para que todas as partes interessadas certas possam ter acesso a eles sempre que precisarem. 

Receba dados em tempo real ou em lotes – as modernas soluções EDI garantem que você receba todos os seus dados quando necessário. Você pode decidir se deseja aceitá-lo em tempo real ou em lotes. 

Receba os dados no seu formato preferido – Sua solução EDI precisa ser capaz de traduzir o formato dos dados para que você receba todas as informações no formato que seu sistema possa entender. 

Embarque em novas partes mais rapidamente 

A rápida integração de novas partes interessadas é vital. Isso não apenas melhorará seu relacionamento com eles, mas você poderá começar a receber informações o mais rápido possível. 

Melhore a qualidade dos dados 

Dependendo da solução e de suas necessidades, alguns provedores de EDI validarão seus dados e enriquecerão se você achar necessário. 

Remover completamente o trabalho manual 

Uma solução EDI que funcione corretamente garantirá que você não precise enviar nenhuma informação manualmente nem que valide as mensagens. 

Reduza os custos indiretos de EDI 

Ao usar os serviços EDI gerenciados, você não precisa pagar por software ou hardware e eliminará os custos com pessoal. Você será capaz de prever melhor seus custos de EDI. 

Envio de documentos

Envio de documentos

Há três etapas no processo de envio de documentos EDI: prepare os documentos, traduza-os para um formato EDI e transmita-os a um parceiro. 

Um processo comum automatizado com EDI é a troca de pedidos de compra (POs) e faturas. Para dar um bom exemplo de como o EDI funciona, ilustraremos o processo de EDI para pedidos e faturas.

Preparação de Documentos

Seguindo o exemplo de um pedido de compra e fatura, é aqui que um comprador prepara um pedido em um sistema de compras. 

O comprador coleta e organiza os dados para que funcionem com o EDI. Por exemplo, em vez de imprimir um pedido, o sistema cria um arquivo eletrônico com as informações necessárias para criar um documento EDI. 

Então, como você prepararia documentos adequadamente? Existem várias abordagens: 

  • Exportando dados baseados em computador de planilhas ou bancos de dados;
  • Relatórios eletrônicos reformatados em arquivos de dados;
  • Aprimorando aplicativos para criar arquivos de saída prontos para tradução padrão EDI;
  • Compra de software EDI que pode transformar documentos de seus sistemas em arquivos EDI; 
  • Entrada de dados humanos; 

Idealmente, você deseja que seu sistema elimine o máximo de entrada de dados humanos possível para economizar tempo e melhorar a precisão. 

Tradução de documento EDI 

A próxima etapa é alimentar o documento por meio do software de tradução EDI para converter seu formato de dados interno no formato padrão EDI usando os segmentos e elementos de dados apropriados. Como alternativa, você pode enviar seus dados para um provedor de serviços EDI, que lida com a tradução de e para o formato EDI em seu nome. 

No nosso exemplo, o pedido é convertido em um documento de pedido de compra EDI 850. 

Conectar e transmitir documentos EDI 

Depois que o pedido é traduzido para o formato do pedido de compra EDI 850, ele está pronto para ser transmitido ao fornecedor. Existem várias maneiras de conectar-se a um parceiro via EDI. Os mais comuns incluem: 

  • Conexão EDI direta, ponto a ponto, por meio de um protocolo seguro da Internet, como o AS2 
  • Conecte-se a um provedor de rede EDI, também conhecido como provedor de rede de valor agregado (VAN) 
  • Uma combinação de Direct EDI e VAN, dependendo dos parceiros envolvidos e do volume de transações 

No caso de um provedor de rede EDI, ou rede de valor agregado (VAN), o comprador usa seu protocolo de comunicação preferido, garantindo transmissão EDI confiável e segura. Em seguida, o provedor de rede se conecta ao fornecedor usando o protocolo de comunicação preferido do fornecedor, garantindo que o fornecedor receba o pedido.

As VANs podem reduzir a configuração e a manutenção em alguns casos, mas tendem a ser mais caras que a integração ponto a ponto em muitos casos de uso, pois cobram uma taxa por cada transação ou mesmo item de linha. 

A segurança e o controle dos dados são mantidos durante todo o processo de transmissão usando senhas, identificação e criptografia do usuário.

Os aplicativos EDI do comprador e do fornecedor editam e verificam automaticamente a precisão dos documentos. 

Em nosso guia completo sobre os tipos de protocolos EDI, descompactamos as várias opções de transferência de arquivos EDI e as tecnologias usadas para ajudá-lo a selecionar o (s) protocolo (s) correto (s) para sua organização. 

EDI direto ou VAN

EDI direto ou VAN

Há uma decisão crucial ao projetar qualquer configuração EDI com qualquer protocolo: usar EDI direto com cada parceiro comercial ou passar por uma rede de valor agregado ou VAN. 

EDI direto 

No EDI direto, também conhecido como EDI ponto a ponto, você estabelece uma conexão específica com cada parceiro de negócios usando um protocolo acordado, como o AS2. 

Redes de valor agregado (VANs) 

As VANs agem como intermediários, traduzindo mensagens EDI entre protocolos e parceiros, permitindo que você use seu próprio protocolo único, independentemente do protocolo usado por seus parceiros. 

Comparação 

Tradicionalmente, as VANs eram a única opção para transmitir mensagens EDI com segurança, mas à medida que a tecnologia EDI da web evoluía e o software EDI emergia, mais e mais organizações começaram a usar o EDI direto. Por quê? A maior razão é o custo. 

As VANs geralmente reduzem os custos iniciais de configuração, mas cobram uma taxa por cada documento, ou mesmo item de linha, processados. Dependendo do quanto você negocia com um determinado parceiro ou usa um determinado protocolo, você pode economizar dinheiro ao longo do tempo com o EDI direto. 

Os detalhes 

Mas, além da configuração inicial de uma operação EDI, há gerenciamento e manutenção contínuos.

Para algumas organizações, essa manutenção pode ser cara e requer um certo nível de experiência em EDI, internamente ou por meio de um parceiro.

Também existem outras considerações, como controle sobre sua configuração, requisitos de seus parceiros específicos de EDI, personalizações necessárias para uma integração mais ampla com suas ferramentas de TI e muito mais. 

Documentos EDI

Documentos EDI

Para oferecer uma visão melhor do que é EDI, vamos ver suas partes principais.

Documentos EDI são composto por três partes principais: envelopes, segmentos e elementos de dados, formatados para seguir um padrão EDI específico. 

Os documentos EDI, como um pedido de compra 850, devem seguir regras estritas de formatação que definem exatamente onde e como cada parte dos dados vai para o tradutor EDI no computador receptor encontrar instantaneamente todos os dados importantes, como o nome da empresa do comprador, número do pedido, itens comprados e preço.

Em seguida, os dados serão alimentados no sistema de entrada de pedidos do fornecedor no formato interno adequado, sem a necessidade de nenhuma entrada manual. 

Envelopes EDI para transmissão 

A transmissão de documentos EDI usa um sistema de três envelopes para abrigar conjuntos de transações: 

  • Envelope de mensagem 
  • Envelope de grupo 
  • Envelope de intercâmbio 

Segmentos 

Um segmento em um conjunto de transações EDI é um grupo de elementos de dados semelhantes. 

Os elementos de dados em um conjunto de transações EDI são os dados individuais no documento, como o item que está sendo comprado, quantidade de itens comprados etc. 

Implementação de EDI: lista de verificação de configuração e conformidade 

Atingir a conformidade com EDI significa, em última análise, três coisas: 

  • Configurando sua infraestrutura EDI 
  • Alinhando sua configuração EDI com os sistemas EDI de seus parceiros comerciais 
  • Certamente aderente a padrões comuns 

Infraestrutura EDI 

Para começar com o EDI, você precisará adquirir, configurar ou terceirizar os seguintes componentes principais: 

  • Software EDI para comunicações, caixa postal de transações EDI, mapeamento EDI e tradução EDI 
  • Comunicações na Internet, VAN etc., conforme exigido por vários parceiros 
  • Hardware: um servidor ou PC, dispositivos de comunicação e periféricos 
  • Espaço de escritório seguro e segurança monitorada 
  • Backups de dados e energia redundante para confiabilidade 
  • Software para qualquer integração de transações EDI com sistemas de back office 
  • Mapas para cada tipo de documento EDI trocado com cada parceiro para mapear registros EDI em documentos comerciais utilizáveis 

Além disso, você precisará treinar sua equipe em como usar o software EDI e os dispositivos de comunicação ou selecionar um parceiro de integração EDI para configurar tudo e treinar sua equipe. 

Alinhando com seus parceiros 

Seu EDI é tão valioso quanto suas integrações com os sistemas de seus parceiros. As teclas grandes incluem: 

  • Determinando quais protocolos EDI você usará para enviar e receber documentos EDI (por exemplo, AS2, SFTP etc.)  
  • Selecionando e implementando trocas para os documentos ou transações EDI corretos (por exemplo, 850 pedidos)  
  • Pregando os casos de uso quando você envia e recebe cada documento EDI 
  • Vinculando EDI a outros sistemas operacionais, de logística ou 3PL, contabilidade e atendimento de pedidos – você pode querer soluções que ajudem com implementações mais amplas de processos 
  • Integração adequada do mapeamento, tradução e teste EDI com seus parceiros 

Dependendo da sua configuração, isso pode incluir a seleção mútua de soluções EDI e provedores de integração EDI. Por fim, você precisará das soluções certas para ajudá-lo a maximizar sua parceria. Quanto mais simples a configuração (com as ferramentas mais versáteis), mais rápido você pode implementar o EDI e começar a economizar tempo e dinheiro enquanto desenvolve relacionamentos com seu parceiro. 

Certificação para padrões comuns 

Padrões comuns e certificados são a cola que mantém o EDI unido. Os principais organismos de certificação governam esses padrões e podem ajudá-lo a avaliar várias soluções. 

  • American National Standards Institute (ANSI) – certifica o padrão X12 EDI usado nos EUA 
  • UN / CEFACT – certifica o popular padrão internacional EDIFACT 
  • GS1 – certifica vários padrões internacionais de EDI específicos do setor (baseados no EDIFACT) 
  • Drummond – certifica o software EDI através de testes rigorosos de interoperabilidade, garantindo que diferentes ferramentas EDI possam se comunicar com sucesso entre si 

Documentos e varejos EDI mais comuns 

Os 5 documentos EDI mais negociados entre comprador e fornecedor atualmente são: 

  1. Fatura – é a versão eletrônica de uma fatura ou fatura em papel 
  2. Dados da atividade do produto – relata contagens de inventário, alterações no inventário 
  3. Pedido de compra – comunica itens, quantidade, preço que o varejista deseja entregar 
  4. Confirmação de pedido – indica que o pedido será preenchido conforme solicitado 
  5. Aviso de Remessa Antecipada – indica o conteúdo da remessa ao comprador 

 Varejistas comuns que exigem EDI 

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