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O EDI na indústria de varejo

O EDI na indústria de varejo

Embora o setor de varejo esteja na vanguarda da adoção do EDI há mais de 30 anos e tenha substituído muitos processos em papel por documentos eletrônicos, ainda há muito potencial para a utilização do EDI na indústria de varejo.

O setor desfruta dos benefícios do EDI há décadas. Porém, muitas empresas ainda não utilizam os processos de trocas eletrônica de dados. Isso mostra que ainda há muito espaço para a implantação do EDI no setor de varejo.

Iniciado por empresas como Walmart e Proctor & Gamble na década de 1980, o inventário eletrônico de dados, gerenciado pelo fornecedor, conhecido como VMI tornou-se uma força motriz para as indústrias reduzirem custos e melhorarem o atendimento ao cliente. A ideia central do VMI é o conceito de “resposta rápida” para atender da melhor forma o cliente.

No VMI, o fornecedor toma as principais decisões de reposição de estoque para a organização consumidora. O resultado é que o fornecedor tem um controle muito maior do estoque, o que gera menos desperdício ou excesso de suprimento e o ciclo de reabastecimento geralmente muda de mensal para semanal ou diário, melhorando o atendimento ao cliente.

Outras funções-chave do EDI no varejo estão na racionalização dos procedimentos de entrega direta na loja (DSD) e no impulso para a sincronização global de dados (GDS). Em pesquisa realizada pela Forrester com mais de 20 empresas fornecedoras, os resultados mostraram que 41% das organizações usam um formato de mensagem EDI, enviando mais de 20 bilhões de mensagens todos os anos.

Estrutura da cadeia de suprimentos

A cadeia de suprimentos de varejo possui uma estrutura única porque é impulsionada pelo fluxo de produtos em toda a cadeia de suprimentos. A natureza rápida das vendas, a importância acentuada da disponibilidade e a complexidade do gerenciamento de níveis de demanda incertos também são.

Todas as ineficiências da cadeia de suprimentos são aumentadas, pois atrasos ou imprecisões de pedidos não causam apenas atrasos na cadeia de suprimentos – como em outros setores – isso afeta diretamente a capacidade do varejista de realizar negócios e oferecer um nível de serviço aos clientes.

O setor de varejo foi um dos primeiros a automatizar seus pedidos e faturas. Mais recentemente, a luta tem sido o aumento das frequências de entrega e o aumento da contagem de unidades de manutenção de estoque (SKU) oferecidas pelos fornecedores do DSD. Usar o EDI para automatizar o processo DSD pode aliviar o congestionamento na porta dos fundos do varejista e reduzir o tempo de check-in.

A chave para tudo isso é o aviso de envio antecipado (ASN). De acordo com uma pesquisa da Grocery Manufacturers of America, os ASNs eletrônicos reduzem o tempo de recebimento em até 60%. Se apenas um quarto das entregas usa ASNs automatizados, uma empresa de 250 lojas pode economizar 65.000 horas de recebimento a cada ano. O ASN pode garantir que todas as etapas da cadeia de suprimentos sejam totalmente informadas sobre o status dos bens e os bens possam ser verificados no nível de paletes, como se estivessem em um nível de caso individual.

No entanto, para que esse processo seja bem-sucedido, é necessário haver GDS eficaz em toda a cadeia de suprimentos. Os fornecedores precisam ser capazes de manter um arquivo mestre totalmente alinhado no nível do item, a fim de facilitar a troca de informações do item, autorização, custo e informações de preço e promoção. Com o GDS, os varejistas podem identificar prontamente discrepâncias, itens não autorizados que foram entregues e diferenças entre pedidos e entregas.

O resultado é que os varejistas têm melhores posições em estoque e os problemas e erros são corrigidos rapidamente – geralmente no início do processo da cadeia de suprimentos, como o centro de distribuição de expedição.

Existem vários padrões importantes de documentos EDI usados no setor de varejo:

Tradacoms

O Tradacoms é um padrão EDI muito antigo, adotado fortemente no setor de varejo. Iniciado em 1982, o padrão foi efetivamente tornado obsoleto em 1995, quando foi substituído pelo EDIFACT EANCOM. Nenhum desenvolvimento adicional ocorreu no padrão. Infelizmente, alguém esqueceu de informar o setor de varejo sobre isso e a grande maioria do tráfego EDI de varejo ainda usa o Tradacoms.

A associação VICS trabalhou para aumentar a eficiência e a eficácia da cadeia de suprimentos de varejo. A VICS foi pioneira na implementação do padrão “resposta rápida” (QR) para simplificar o fluxo de informações do produto para varejistas e fornecedores. O VICS EDI lida com a manutenção dos padrões VICS, incluindo seu padrão de colaboração, planejamento, previsão e reabastecimento (CPFR) da cadeia de suprimentos.

eCOM

Um grupo de padrões que abordam padrões comuns na cadeia de suprimentos muito adequados ao setor de varejo. A grande maioria dos padrões eCOM atualmente em uso são baseados em EDI. No entanto, está surgindo uma nova geração de padrões XML eCOM – embora a adoção no mercado tenha sido mínima.

Associações da indústria

Existem vários órgãos da indústria que estão ajudando a moldar a implantação do EDI no setor de varejo. Entre eles destacam-se:

GS1

A organização encarregada de gerenciar a implementação global do código de barras UPC, expandiu os padrões da organização para além do código de barras para abranger outras áreas da cadeia de suprimentos, incluindo definições de mensagens EDI, identificação por radiofrequência (RFID) e sincronização de dados do produto.

Rede Global de Sincronização de Dados (GDSN)

O GDSN permite a sincronização segura e contínua de dados de informações sobre produtos e localização. Varejistas e fornecedores se conectam a um conjunto de dados selecionado – gerenciado por um membro GS1 – que se conecta ao GS1 Global Registry®. Os fornecedores transferem dados do produto e informações de localização para o pool de dados. Os varejistas assinam apenas as informações necessárias.

Processo Global de Gerenciamento de Padrões (GSMP)

Um fórum no qual os padrões GS1 são definidos e mantidos pela GS1 e seus membros – especialmente empresas de comércio varejista. O GSMP define requisitos e práticas recomendadas antes de estabelecer padrões do setor para oferecer suporte ao comércio eletrônico e sincronização de dados.

Iniciativa de Comércio Global (GCI)

A GCI é um grupo de usuários global de fabricantes, varejistas e provedores de serviços. Ele estabeleceu as regras de negócios para um modelo globalmente padronizado: o modelo de classificação global do produto (GPC). O modelo melhora o desempenho da cadeia de suprimentos entre fabricantes e varejistas pela adoção voluntária de padrões do setor para identificação de grupos de produtos.

Associação para os padrões de tecnologia de varejo (ARTS)

A ARTS é um órgão de padrões dedicado ao setor de varejo. Enquanto os padrões GS1 se concentram nos padrões B2B, o ARTS se concentra nos padrões de aplicativo a aplicativo (A2A), incluindo os padrões Modelo de Dados de Varejo, Ponto de Serviço Unificado, IXRetail e IXRetail XML. O UnifiedPOS aborda a necessidade de trocar dados entre dispositivos de ponto de venda e sistemas de retaguarda.

EDI para indústrias de materiais para construção

EDI para indústrias de materiais para construção

O EDI é um método fundamental para a troca de documentos nas indústrias de materiais para construção. Nesse setor, os documentos que normalmente são trocados em formato eletrônico usando EDI incluem, mas não se limitam a, pedidos de compra, faturas e avisos de remessa e traz diversos benefícios. Veja abaixo:

  • Maior eficiência ao automatizar transações
  • Redução de erros da entrada manual de dados
  • A validação do conteúdo (via padrões EDI e software de recebimento) que confirma as transações contém todas as informações necessárias para permitir o processamento, rastreabilidade, etc.
  • Custo reduzido de fazer negócios
  • Processamento mais rápido
  • A capacidade de vender em mais lugares.

Como começar a utilizar o EDI no setor de materiais para construção?

  • Depois que sua empresa e seu parceiro comercial decidem que vão realizar negócios usando o EDI, existem algumas etapas gerais que precisam ser executadas para iniciar o processo:
  • Obtenha o Guia de Implementação do EDI com seu parceiro comercial. Isso definirá como os documentos comerciais eletrônicos selecionados serão estruturados.
  • Compre um software EDI que inclua mapas de documentos e um tradutor. Este software é usado para transformar os dados do seu sistema contábil (por exemplo, pedidos, remessas etc.) no layout solicitado / exigido pelo seu parceiro comercial.

Após a instalação deste software, você e seu parceiro comercial normalmente começarão a testar as trocas de documentos. Comunique-se com seu parceiro comercial para determinar como seus documentos EDI podem ser trocados.

Os métodos mais comuns são via Internet EDI, uma Rede de Valor Agregado (VAN) ou transferência eletrônica direta de documentos um a um/ponto a ponto.

Realize um conjunto de testes com seu fornecedor de soluções EDI para verificar se o seu software funciona corretamente e se o seu parceiro comercial recebe os documentos corretamente.

Execute o processamento paralelo de documentos para onde você ainda envia e recebe seus documentos em papel com seu parceiro comercial.

Eventualmente, desative a troca de documentos comerciais em papel. Você notará uma grande redução nos custos de processamento de documentos, aumento dramático da precisão dos dados, velocidade de troca de documentos comerciais, fluxos de caixa aprimorados, redução de erros de processamento e aumento nos níveis de serviço ao cliente.

Por que utilizar os serviços gerenciados de EDI?

Por que utilizar os serviços gerenciados de EDI?

 O conceito de serviços gerenciados de dados EDI está relacionado com a ideia de terceirizar os serviços de gestão de tráfego de dados eletrônicos para uma empresa acompanhar todo o processo de integração eletrônica entre parceiros de negócios. 

A mudança para serviços de EDI gerenciado pode ter um impacto significativo nos seus negócios. 

Existem muitas razões pelas quais as empresas preferem terceirizar os serviços de EDI: o custo total de propriedade do software e hardware EDI, por exemplo, é alto e continua aumentando quando você considera todas as outras despesas, como pessoal de TI próprio para manutenção ou atualizações de dados.  

Outra dificuldade que empresa com TI próprio enfrentam ao instalar sistema de EDI por conta própria é o fato de seus sistemas não estarem preparados para receber o EDI, o que exige projetos desafiadores para que tudo funcione corretamente, principalmente quando é necessário integrar rapidamente novos provedores de dados.  

O outro grupo são empresas que são novas na EDI. Normalmente, esse grupo não deseja investir em software EDI, em parte porque não possui as habilidades ou os recursos necessários para fazer o EDI.  

Com os serviços de EDI gerenciados por uma empresa especializada e estruturada, tudo fica mais fácil e simples, o que acaba sendo muito mais rentável para as empresas que adotam os serviços terceirizados. 

Benefícios dos serviços gerenciados EDI   

Com os serviços gerenciados EDI é possível conectar-se a quaisquer sistemas e aplicativos que estejam instalados localmente ou na nuvem.  

Sua empresa terá todos os dados no lugar certo – a integração EDI pode ajudá-lo a ter os dados em um único local, para que todas as partes interessadas possam ter acesso a eles sempre que precisarem.  

Receba dados em tempo real ou em lotes – as modernas soluções EDI garantem que você receba todos os seus dados quando necessário. Você pode decidir se deseja aceitá-lo em tempo real ou em lotes.  

Receba os dados no seu formato preferido – Sua solução EDI precisa ser capaz de traduzir o formato dos dados para que você receba todas as informações no formato que seu sistema possa entender.  

Embarque em novos projetos mais rapidamente  

A rápida integração de novas partes interessadas é vital. Isso não apenas melhorará seu relacionamento com os novos parceiros de negócios, mas você poderá começar a receber informações o mais rápido possível sobre seus parceiros. 

Melhore a qualidade dos dados  

Dependendo da solução e de suas necessidades, alguns provedores de EDI validarão seus dados e enriquecerão as informações produzidas caso seja de interesse da empresa que contrata esses provedores.  

Remover completamente o trabalho manual  

Uma solução EDI que funcione corretamente também garante que não será necessário realizar nenhum processo de informação manualmente, inclusive os processos de validação de dados que são realizados por robôs muito eficientes.  

Reduza os custos indiretos de EDI  

Reduza os custos indiretos de EDI  

Ao usar os serviços EDI gerenciados, você não precisa pagar por software ou hardware e eliminará os custos com pessoal. Você será capaz de prever melhor seus custos de EDI. 

Portanto, terceirizar serviços EDI é fundamental para garantir a qualidade na troca de informações eletrônicas e a efetividade na realização de todos os processos automatizados da empresa, resultando inclusive em uma melhora de performance financeira da empresa e em sua lucratividade. 

Reduza os custos indiretos de EDI  

Ao usar os serviços EDI gerenciados, você não precisa pagar por software ou hardware e eliminará os custos com pessoal. Você será capaz de prever melhor seus custos de EDI. 

Portanto, terceirizar serviços EDI é fundamental para garantir a qualidade na troca de informações eletrônicas e a efetividade na realização de todos os processos automatizados da empresa, resultando inclusive em uma melhora de performance financeira da empresa e em sua lucratividade. 

9 etapas para obter os melhores resultados na implementação do EDI

9 etapas para obter os melhores resultados na implementação do EDI

As etapas a seguir ajudarão você a determinar todas as áreas que serão potencialmente impactadas por uma iniciativa de implementação do EDI e isso exigirá sua atenção: 

1. Investigue seu ERP ou POS System

Primeiramente investigue o sistema ERP ou POS primário para determinar quais informações podem ser processadas, geradas e importadas pelo sistema. 

Em seguida, investigue o sistema ERP ou POS primário para determinar quais informações podem ser processadas, geradas e importadas pelo sistema.

2. Parceiros de negociação de pesquisa

Nesta etapa, investigue todos os seus parceiros comerciais da cadeia de suprimentos para identificar aqueles que são capazes de EDI e as transações de EDI que eles precisam.

3. Análise de lacunas

Então realize uma análise de lacunas para avaliar quais informações estão prontamente disponíveis e quais informações são necessárias para suas transações de EDI, com base nos seus requisitos de negócios.

4. Diagrama de sequência

Depois, crie um ‘diagrama de sequência’ para descrever o fluxo de dados entre cada etapa dos processos. Isso permitirá que você determine quais processos são afetados e para onde os dados serão enviados.

5. Requisitos de mapeamento

Prepare os requisitos de mapeamento para fornecer seus parceiros comerciais para que eles possam determinar quais informações serão trocadas.

6. Teste do fornecedor inicial

Nesta etapa, Identifique um grupo de fornecedores ou um fornecedor importante para fins de teste inicial.

7. Carta de Lançamento

Informe seus fornecedores sobre sua iniciativa de EDI enviando uma carta de lançamento da iniciativa de EDI.

8. Agenda Roll-Out

Prepare um cronograma e determine os cronogramas para sua implantação.

9. Teste e configuração Roll-Out

Finalmente, documente e configure o processo de teste. 

Durante todo esse processo, sua equipe de implementação de EDI também precisará examinar as áreas de resistência. Em geral, essas são áreas em que a adoção pode ter um impacto substancial nos processos existentes e onde diferentes níveis de resistência à mudança podem ser experimentados. 

Essas “áreas de resistência” serão analisadas para avaliar o grau de relutância. Ao fazer isso, a equipe de implementação do EDI será capaz de se concentrar em levar os indivíduos a bordo e empregar programas de gerenciamento de mudanças voltados para reduzir a resistência.

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