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Usos e vantagens de uma EDI VAN (rede de valor agregado)

Usos e vantagens de uma EDI VAN (rede de valor agregado)

Uma EDI VAN (Value Added Network) oferece uma rede B2B (business to business) de comunicações eletrônicas, uma rede que inclui uma série de serviços de “valor agregado”, bem como protocolos de comunicação facilitados que de outra forma não estariam disponíveis ao passar pela Internet ou pelas linhas telefônicas regulares.

O uso da EDI VAN permite criar canais de comunicação automatizados e ininterruptos entre parceiros comerciais, oferecendo vários formatos para a tradução de EDI.  

Isso, por sua vez, resulta em um gerenciamento proficiente e eficaz da cadeia de suprimentos. Mais importante ainda, as EDI VAN não são centradas na indústria, funcionam em todos os setores, em cujo caso a escalabilidade é fundamental! 

Vamos examinar algumas das principais vantagens e benefícios de usar uma EDI VAN como o modo preferido de comunicação eletrônica de negócios. 

  • Data Integrity – As VANs normalmente fazem a auditoria de dados recebidos e enviados, para detectar erros. Existem verificações e balanços em vigor e, em alguns casos, as EDI VANs podem fornecer serviços de correções e ajustes para permitir transmissões e recebimento de dados bem-sucedidos.
  • Melhorias nas trocas B2B – VANs permitem o uso de múltiplos protocolos para enviar dados e para cada parceiro comercial empregar o formato de dados mais adequado para sua organização. 
  • Comunicação comercial rápida – a troca de documentos por meio de uma VAN é significativamente mais rápida do que outros meios de transferência de dados à medida que os dados são trocados diretamente de um software comercial para outro. Normalmente, o processamento manual é eliminado, o que reduz significativamente os riscos associados a erros e consequentes atrasos de tempo. 
  • Canais de comunicação seguros e confiáveis – As VANs são altamente seguras e atendem aos padrões de segurança do governo e da HIPAA. 
  • Acessibilidade irrestrita – as realizações de trocas de dados da VAN são feitas 24 horas por dia, 7 dias por semana, com acessibilidade a qualquer momento. Além disso, as trocas de dados são seguras em qualquer lugar do mundo, sem restrições de tempo ou interrupções em suas operações comerciais diárias. 
  • Conformidade com EDI mais simples – os testes e a conformidade com EDI são exigidos pela maioria dos varejistas, para serem atendidos e cumpridos por sua comunidade de fornecedores da cadeia de suprimentos. Além disso, os varejistas geralmente precisam fazê-lo através do uso de um EDI VAN, seu método preferido de comunicação EDI. Consequentemente, passar por uma VAN facilitará e simplificará, até certo ponto, o EDI. 
  • Ferramentas de visibilidade – vários provedores VAN, como o EDI Gateway Inc, oferece uma ferramenta web de monitoramento e relatórios correspondentes para permitir que você acompanhe os dados que troca e com seus parceiros comerciais e seu status de entrega. Essas ferramentas de visibilidade multiusuário oferecem uma acessibilidade irrestrita e ilimitada de qualquer lugar, a qualquer momento. 

O que lembrar sobre a rede de valor agregado (VAN)?

Há benefícios essenciais para usar uma VAN. Além de reduzir os custos associados a erros de entrada de dados e atrasos, você também poderá melhorar seus relacionamentos comerciais gerais, bem como otimizar o processo da cadeia de suprimentos com melhor eficiência e economia.

Independentemente de você estar usando uma tecnologia mais antiga ou mais recente, as EDI VANs continuam sendo um canal de comunicação seguro e confiável, com acessibilidade e visibilidade ilimitadas, permitindo manter ciclos de negócios ininterruptos e operações da cadeia de suprimentos em todo o mundo, independentemente do fuso horário.

É importante observar que os serviços VAN agora são amplamente oferecidos por provedores de EDI de terceiros, a estruturas de preço muito competitivas, juntamente com uma variedade de serviços gerenciados para atender às crescentes necessidades da comunidade da cadeia de suprimentos, operando em um ambiente dinâmico.

Eles podem fornecer serviços de VAN se você estiver integrando a um sistema ERP ou implementando o EDI internamente, bem como várias outras soluções personalizadas para atender às necessidades específicas de sua organização.

Quando você começar a explorar o mercado para provedores EDI VAN, certifique-se de fazer sua devida diligência, analisar e avaliar todas as opções disponíveis para você e escolher o que melhor atende às necessidades e exigências individuais de sua organização.

Um processo de verificação adequado certamente tornaria sua iniciativa de EDI mais fácil e menos difícil de assumir!

Documentos EDI

Documentos EDI

Para oferecer uma visão melhor do que é EDI, vamos ver suas partes principais.

Documentos EDI são composto por três partes principais: envelopes, segmentos e elementos de dados, formatados para seguir um padrão EDI específico. 

Os documentos EDI, como um pedido de compra 850, devem seguir regras estritas de formatação que definem exatamente onde e como cada parte dos dados vai para o tradutor EDI no computador receptor encontrar instantaneamente todos os dados importantes, como o nome da empresa do comprador, número do pedido, itens comprados e preço.

Em seguida, os dados serão alimentados no sistema de entrada de pedidos do fornecedor no formato interno adequado, sem a necessidade de nenhuma entrada manual. 

Envelopes EDI para transmissão 

A transmissão de documentos EDI usa um sistema de três envelopes para abrigar conjuntos de transações: 

  • Envelope de mensagem 
  • Envelope de grupo 
  • Envelope de intercâmbio 

Segmentos 

Um segmento em um conjunto de transações EDI é um grupo de elementos de dados semelhantes. 

Os elementos de dados em um conjunto de transações EDI são os dados individuais no documento, como o item que está sendo comprado, quantidade de itens comprados etc. 

Implementação de EDI: lista de verificação de configuração e conformidade 

Atingir a conformidade com EDI significa, em última análise, três coisas: 

  • Configurando sua infraestrutura EDI 
  • Alinhando sua configuração EDI com os sistemas EDI de seus parceiros comerciais 
  • Certamente aderente a padrões comuns 

Infraestrutura EDI 

Para começar com o EDI, você precisará adquirir, configurar ou terceirizar os seguintes componentes principais: 

  • Software EDI para comunicações, caixa postal de transações EDI, mapeamento EDI e tradução EDI 
  • Comunicações na Internet, VAN etc., conforme exigido por vários parceiros 
  • Hardware: um servidor ou PC, dispositivos de comunicação e periféricos 
  • Espaço de escritório seguro e segurança monitorada 
  • Backups de dados e energia redundante para confiabilidade 
  • Software para qualquer integração de transações EDI com sistemas de back office 
  • Mapas para cada tipo de documento EDI trocado com cada parceiro para mapear registros EDI em documentos comerciais utilizáveis 

Além disso, você precisará treinar sua equipe em como usar o software EDI e os dispositivos de comunicação ou selecionar um parceiro de integração EDI para configurar tudo e treinar sua equipe. 

Alinhando com seus parceiros 

Seu EDI é tão valioso quanto suas integrações com os sistemas de seus parceiros. As teclas grandes incluem: 

  • Determinando quais protocolos EDI você usará para enviar e receber documentos EDI (por exemplo, AS2, SFTP etc.)  
  • Selecionando e implementando trocas para os documentos ou transações EDI corretos (por exemplo, 850 pedidos)  
  • Pregando os casos de uso quando você envia e recebe cada documento EDI 
  • Vinculando EDI a outros sistemas operacionais, de logística ou 3PL, contabilidade e atendimento de pedidos – você pode querer soluções que ajudem com implementações mais amplas de processos 
  • Integração adequada do mapeamento, tradução e teste EDI com seus parceiros 

Dependendo da sua configuração, isso pode incluir a seleção mútua de soluções EDI e provedores de integração EDI. Por fim, você precisará das soluções certas para ajudá-lo a maximizar sua parceria. Quanto mais simples a configuração (com as ferramentas mais versáteis), mais rápido você pode implementar o EDI e começar a economizar tempo e dinheiro enquanto desenvolve relacionamentos com seu parceiro. 

Certificação para padrões comuns 

Padrões comuns e certificados são a cola que mantém o EDI unido. Os principais organismos de certificação governam esses padrões e podem ajudá-lo a avaliar várias soluções. 

  • American National Standards Institute (ANSI) – certifica o padrão X12 EDI usado nos EUA 
  • UN / CEFACT – certifica o popular padrão internacional EDIFACT 
  • GS1 – certifica vários padrões internacionais de EDI específicos do setor (baseados no EDIFACT) 
  • Drummond – certifica o software EDI através de testes rigorosos de interoperabilidade, garantindo que diferentes ferramentas EDI possam se comunicar com sucesso entre si 

Documentos e varejos EDI mais comuns 

Os 5 documentos EDI mais negociados entre comprador e fornecedor atualmente são: 

  1. Fatura – é a versão eletrônica de uma fatura ou fatura em papel 
  2. Dados da atividade do produto – relata contagens de inventário, alterações no inventário 
  3. Pedido de compra – comunica itens, quantidade, preço que o varejista deseja entregar 
  4. Confirmação de pedido – indica que o pedido será preenchido conforme solicitado 
  5. Aviso de Remessa Antecipada – indica o conteúdo da remessa ao comprador 

 Varejistas comuns que exigem EDI 

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