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O EDI na indústria de varejo

O EDI na indústria de varejo

Embora o setor de varejo esteja na vanguarda da adoção do EDI há mais de 30 anos e tenha substituído muitos processos em papel por documentos eletrônicos, ainda há muito potencial para a utilização do EDI na indústria de varejo.

O setor desfruta dos benefícios do EDI há décadas. Porém, muitas empresas ainda não utilizam os processos de trocas eletrônica de dados. Isso mostra que ainda há muito espaço para a implantação do EDI no setor de varejo.

Iniciado por empresas como Walmart e Proctor & Gamble na década de 1980, o inventário eletrônico de dados, gerenciado pelo fornecedor, conhecido como VMI tornou-se uma força motriz para as indústrias reduzirem custos e melhorarem o atendimento ao cliente. A ideia central do VMI é o conceito de “resposta rápida” para atender da melhor forma o cliente.

No VMI, o fornecedor toma as principais decisões de reposição de estoque para a organização consumidora. O resultado é que o fornecedor tem um controle muito maior do estoque, o que gera menos desperdício ou excesso de suprimento e o ciclo de reabastecimento geralmente muda de mensal para semanal ou diário, melhorando o atendimento ao cliente.

Outras funções-chave do EDI no varejo estão na racionalização dos procedimentos de entrega direta na loja (DSD) e no impulso para a sincronização global de dados (GDS). Em pesquisa realizada pela Forrester com mais de 20 empresas fornecedoras, os resultados mostraram que 41% das organizações usam um formato de mensagem EDI, enviando mais de 20 bilhões de mensagens todos os anos.

Estrutura da cadeia de suprimentos

A cadeia de suprimentos de varejo possui uma estrutura única porque é impulsionada pelo fluxo de produtos em toda a cadeia de suprimentos. A natureza rápida das vendas, a importância acentuada da disponibilidade e a complexidade do gerenciamento de níveis de demanda incertos também são.

Todas as ineficiências da cadeia de suprimentos são aumentadas, pois atrasos ou imprecisões de pedidos não causam apenas atrasos na cadeia de suprimentos – como em outros setores – isso afeta diretamente a capacidade do varejista de realizar negócios e oferecer um nível de serviço aos clientes.

O setor de varejo foi um dos primeiros a automatizar seus pedidos e faturas. Mais recentemente, a luta tem sido o aumento das frequências de entrega e o aumento da contagem de unidades de manutenção de estoque (SKU) oferecidas pelos fornecedores do DSD. Usar o EDI para automatizar o processo DSD pode aliviar o congestionamento na porta dos fundos do varejista e reduzir o tempo de check-in.

A chave para tudo isso é o aviso de envio antecipado (ASN). De acordo com uma pesquisa da Grocery Manufacturers of America, os ASNs eletrônicos reduzem o tempo de recebimento em até 60%. Se apenas um quarto das entregas usa ASNs automatizados, uma empresa de 250 lojas pode economizar 65.000 horas de recebimento a cada ano. O ASN pode garantir que todas as etapas da cadeia de suprimentos sejam totalmente informadas sobre o status dos bens e os bens possam ser verificados no nível de paletes, como se estivessem em um nível de caso individual.

No entanto, para que esse processo seja bem-sucedido, é necessário haver GDS eficaz em toda a cadeia de suprimentos. Os fornecedores precisam ser capazes de manter um arquivo mestre totalmente alinhado no nível do item, a fim de facilitar a troca de informações do item, autorização, custo e informações de preço e promoção. Com o GDS, os varejistas podem identificar prontamente discrepâncias, itens não autorizados que foram entregues e diferenças entre pedidos e entregas.

O resultado é que os varejistas têm melhores posições em estoque e os problemas e erros são corrigidos rapidamente – geralmente no início do processo da cadeia de suprimentos, como o centro de distribuição de expedição.

Existem vários padrões importantes de documentos EDI usados no setor de varejo:

Tradacoms

O Tradacoms é um padrão EDI muito antigo, adotado fortemente no setor de varejo. Iniciado em 1982, o padrão foi efetivamente tornado obsoleto em 1995, quando foi substituído pelo EDIFACT EANCOM. Nenhum desenvolvimento adicional ocorreu no padrão. Infelizmente, alguém esqueceu de informar o setor de varejo sobre isso e a grande maioria do tráfego EDI de varejo ainda usa o Tradacoms.

A associação VICS trabalhou para aumentar a eficiência e a eficácia da cadeia de suprimentos de varejo. A VICS foi pioneira na implementação do padrão “resposta rápida” (QR) para simplificar o fluxo de informações do produto para varejistas e fornecedores. O VICS EDI lida com a manutenção dos padrões VICS, incluindo seu padrão de colaboração, planejamento, previsão e reabastecimento (CPFR) da cadeia de suprimentos.

eCOM

Um grupo de padrões que abordam padrões comuns na cadeia de suprimentos muito adequados ao setor de varejo. A grande maioria dos padrões eCOM atualmente em uso são baseados em EDI. No entanto, está surgindo uma nova geração de padrões XML eCOM – embora a adoção no mercado tenha sido mínima.

Associações da indústria

Existem vários órgãos da indústria que estão ajudando a moldar a implantação do EDI no setor de varejo. Entre eles destacam-se:

GS1

A organização encarregada de gerenciar a implementação global do código de barras UPC, expandiu os padrões da organização para além do código de barras para abranger outras áreas da cadeia de suprimentos, incluindo definições de mensagens EDI, identificação por radiofrequência (RFID) e sincronização de dados do produto.

Rede Global de Sincronização de Dados (GDSN)

O GDSN permite a sincronização segura e contínua de dados de informações sobre produtos e localização. Varejistas e fornecedores se conectam a um conjunto de dados selecionado – gerenciado por um membro GS1 – que se conecta ao GS1 Global Registry®. Os fornecedores transferem dados do produto e informações de localização para o pool de dados. Os varejistas assinam apenas as informações necessárias.

Processo Global de Gerenciamento de Padrões (GSMP)

Um fórum no qual os padrões GS1 são definidos e mantidos pela GS1 e seus membros – especialmente empresas de comércio varejista. O GSMP define requisitos e práticas recomendadas antes de estabelecer padrões do setor para oferecer suporte ao comércio eletrônico e sincronização de dados.

Iniciativa de Comércio Global (GCI)

A GCI é um grupo de usuários global de fabricantes, varejistas e provedores de serviços. Ele estabeleceu as regras de negócios para um modelo globalmente padronizado: o modelo de classificação global do produto (GPC). O modelo melhora o desempenho da cadeia de suprimentos entre fabricantes e varejistas pela adoção voluntária de padrões do setor para identificação de grupos de produtos.

Associação para os padrões de tecnologia de varejo (ARTS)

A ARTS é um órgão de padrões dedicado ao setor de varejo. Enquanto os padrões GS1 se concentram nos padrões B2B, o ARTS se concentra nos padrões de aplicativo a aplicativo (A2A), incluindo os padrões Modelo de Dados de Varejo, Ponto de Serviço Unificado, IXRetail e IXRetail XML. O UnifiedPOS aborda a necessidade de trocar dados entre dispositivos de ponto de venda e sistemas de retaguarda.

EDI no varejo de materiais para construção

EDI no varejo de materiais para construção

A tecnologia EDI é bastante utilizada no setor de varejo de materiais para construção, visando a integração de dados e a troca de documentos comerciais entre fornecedores e distribuidores

O setor é caracterizado pela grande variedade de transações comerciais que determinam o correto funcionamento da cadeia de abastecimento, que também é problemático, devido ao volume e à diversidade de mercadorias e clientes.

O fluxo de mensagens EDI, neste setor, não se limita apenas às trocas de ordens de compra e notas fiscais entre parceiros, mas também oferece uma grande variedade de mensagens comerciais e logísticas (avisos de remessa, avisos de recebimento, relatórios de inventário, relatórios de vendas, catálogos de preços, alterações dos pedidos, devoluções, etc.) necessárias para uma comunicação eficaz entre sistemas informatizados e de gerenciamento de estoques de fornecedores, operadores logísticos e distribuidores. 

Para esses tipos de empresas, a eficácia das operações é fundamental e as exigências do setor se tornam mais complexas à medida que o número de clientes e a demanda por artigos, também aumenta.  

Portanto, fica claro que a adoção de tecnologias de integração de dados entre empresas do setor de varejo de materiais para construção é fundamental. Falhas nas trocas de informações podem causar problemas de conexão tanto com seus parceiros como com os processos de controle de estoque, afetando totalmente a cadeia de abastecimento.  

Documentos EDI

Documentos EDI

Para oferecer uma visão melhor do que é EDI, vamos ver suas partes principais.

Documentos EDI são composto por três partes principais: envelopes, segmentos e elementos de dados, formatados para seguir um padrão EDI específico. 

Os documentos EDI, como um pedido de compra 850, devem seguir regras estritas de formatação que definem exatamente onde e como cada parte dos dados vai para o tradutor EDI no computador receptor encontrar instantaneamente todos os dados importantes, como o nome da empresa do comprador, número do pedido, itens comprados e preço.

Em seguida, os dados serão alimentados no sistema de entrada de pedidos do fornecedor no formato interno adequado, sem a necessidade de nenhuma entrada manual. 

Envelopes EDI para transmissão 

A transmissão de documentos EDI usa um sistema de três envelopes para abrigar conjuntos de transações: 

  • Envelope de mensagem 
  • Envelope de grupo 
  • Envelope de intercâmbio 

Segmentos 

Um segmento em um conjunto de transações EDI é um grupo de elementos de dados semelhantes. 

Os elementos de dados em um conjunto de transações EDI são os dados individuais no documento, como o item que está sendo comprado, quantidade de itens comprados etc. 

Implementação de EDI: lista de verificação de configuração e conformidade 

Atingir a conformidade com EDI significa, em última análise, três coisas: 

  • Configurando sua infraestrutura EDI 
  • Alinhando sua configuração EDI com os sistemas EDI de seus parceiros comerciais 
  • Certamente aderente a padrões comuns 

Infraestrutura EDI 

Para começar com o EDI, você precisará adquirir, configurar ou terceirizar os seguintes componentes principais: 

  • Software EDI para comunicações, caixa postal de transações EDI, mapeamento EDI e tradução EDI 
  • Comunicações na Internet, VAN etc., conforme exigido por vários parceiros 
  • Hardware: um servidor ou PC, dispositivos de comunicação e periféricos 
  • Espaço de escritório seguro e segurança monitorada 
  • Backups de dados e energia redundante para confiabilidade 
  • Software para qualquer integração de transações EDI com sistemas de back office 
  • Mapas para cada tipo de documento EDI trocado com cada parceiro para mapear registros EDI em documentos comerciais utilizáveis 

Além disso, você precisará treinar sua equipe em como usar o software EDI e os dispositivos de comunicação ou selecionar um parceiro de integração EDI para configurar tudo e treinar sua equipe. 

Alinhando com seus parceiros 

Seu EDI é tão valioso quanto suas integrações com os sistemas de seus parceiros. As teclas grandes incluem: 

  • Determinando quais protocolos EDI você usará para enviar e receber documentos EDI (por exemplo, AS2, SFTP etc.)  
  • Selecionando e implementando trocas para os documentos ou transações EDI corretos (por exemplo, 850 pedidos)  
  • Pregando os casos de uso quando você envia e recebe cada documento EDI 
  • Vinculando EDI a outros sistemas operacionais, de logística ou 3PL, contabilidade e atendimento de pedidos – você pode querer soluções que ajudem com implementações mais amplas de processos 
  • Integração adequada do mapeamento, tradução e teste EDI com seus parceiros 

Dependendo da sua configuração, isso pode incluir a seleção mútua de soluções EDI e provedores de integração EDI. Por fim, você precisará das soluções certas para ajudá-lo a maximizar sua parceria. Quanto mais simples a configuração (com as ferramentas mais versáteis), mais rápido você pode implementar o EDI e começar a economizar tempo e dinheiro enquanto desenvolve relacionamentos com seu parceiro. 

Certificação para padrões comuns 

Padrões comuns e certificados são a cola que mantém o EDI unido. Os principais organismos de certificação governam esses padrões e podem ajudá-lo a avaliar várias soluções. 

  • American National Standards Institute (ANSI) – certifica o padrão X12 EDI usado nos EUA 
  • UN / CEFACT – certifica o popular padrão internacional EDIFACT 
  • GS1 – certifica vários padrões internacionais de EDI específicos do setor (baseados no EDIFACT) 
  • Drummond – certifica o software EDI através de testes rigorosos de interoperabilidade, garantindo que diferentes ferramentas EDI possam se comunicar com sucesso entre si 

Documentos e varejos EDI mais comuns 

Os 5 documentos EDI mais negociados entre comprador e fornecedor atualmente são: 

  1. Fatura – é a versão eletrônica de uma fatura ou fatura em papel 
  2. Dados da atividade do produto – relata contagens de inventário, alterações no inventário 
  3. Pedido de compra – comunica itens, quantidade, preço que o varejista deseja entregar 
  4. Confirmação de pedido – indica que o pedido será preenchido conforme solicitado 
  5. Aviso de Remessa Antecipada – indica o conteúdo da remessa ao comprador 

 Varejistas comuns que exigem EDI 

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