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Utilização do EDI no setor logístico

Utilização do EDI no setor logístico

Em um ambiente altamente competitivo e que se transforma de acordo com o comportamento dos consumidores, o aumento da qualidade dos serviços prestados prestados passa a ser uma vantagem competitiva para alcançar uma posição de destaque no mercado. Neste contexto, a tecnologia EDI permite que processos logísticos sejam mais eficazes através da integração de sistemas informatizados, presentes nas cadeias de abastecimento e no fluxo de documentos eletrônicos, funcionalidades totalmente focada nas operações logísticas. 

Cada quantidade determinada de serviços associados ao transporte, armazenamento e manipulação de mercadorias, requer um número similar ou maior de trocas de informações logísticas. Isto tem fomentado a adoção de formatos proprietários de comunicação, como o padrão EDI (instruções de transporte, avisos de transporte, status de transporte, notas fiscais, documentos de cobrança…), que simplificam a troca fluente e segura das transações comerciais por meio da geração, envio e recebimento automáticos de documentos eletrônicos.

Envio de documentos

Envio de documentos

Há três etapas no processo de envio de documentos EDI: prepare os documentos, traduza-os para um formato EDI e transmita-os a um parceiro. 

Um processo comum automatizado com EDI é a troca de pedidos de compra (POs) e faturas. Para dar um bom exemplo de como o EDI funciona, ilustraremos o processo de EDI para pedidos e faturas.

Preparação de Documentos

Seguindo o exemplo de um pedido de compra e fatura, é aqui que um comprador prepara um pedido em um sistema de compras. 

O comprador coleta e organiza os dados para que funcionem com o EDI. Por exemplo, em vez de imprimir um pedido, o sistema cria um arquivo eletrônico com as informações necessárias para criar um documento EDI. 

Então, como você prepararia documentos adequadamente? Existem várias abordagens: 

  • Exportando dados baseados em computador de planilhas ou bancos de dados;
  • Relatórios eletrônicos reformatados em arquivos de dados;
  • Aprimorando aplicativos para criar arquivos de saída prontos para tradução padrão EDI;
  • Compra de software EDI que pode transformar documentos de seus sistemas em arquivos EDI; 
  • Entrada de dados humanos; 

Idealmente, você deseja que seu sistema elimine o máximo de entrada de dados humanos possível para economizar tempo e melhorar a precisão. 

Tradução de documento EDI 

A próxima etapa é alimentar o documento por meio do software de tradução EDI para converter seu formato de dados interno no formato padrão EDI usando os segmentos e elementos de dados apropriados. Como alternativa, você pode enviar seus dados para um provedor de serviços EDI, que lida com a tradução de e para o formato EDI em seu nome. 

No nosso exemplo, o pedido é convertido em um documento de pedido de compra EDI 850. 

Conectar e transmitir documentos EDI 

Depois que o pedido é traduzido para o formato do pedido de compra EDI 850, ele está pronto para ser transmitido ao fornecedor. Existem várias maneiras de conectar-se a um parceiro via EDI. Os mais comuns incluem: 

  • Conexão EDI direta, ponto a ponto, por meio de um protocolo seguro da Internet, como o AS2 
  • Conecte-se a um provedor de rede EDI, também conhecido como provedor de rede de valor agregado (VAN) 
  • Uma combinação de Direct EDI e VAN, dependendo dos parceiros envolvidos e do volume de transações 

No caso de um provedor de rede EDI, ou rede de valor agregado (VAN), o comprador usa seu protocolo de comunicação preferido, garantindo transmissão EDI confiável e segura. Em seguida, o provedor de rede se conecta ao fornecedor usando o protocolo de comunicação preferido do fornecedor, garantindo que o fornecedor receba o pedido.

As VANs podem reduzir a configuração e a manutenção em alguns casos, mas tendem a ser mais caras que a integração ponto a ponto em muitos casos de uso, pois cobram uma taxa por cada transação ou mesmo item de linha. 

A segurança e o controle dos dados são mantidos durante todo o processo de transmissão usando senhas, identificação e criptografia do usuário.

Os aplicativos EDI do comprador e do fornecedor editam e verificam automaticamente a precisão dos documentos. 

Em nosso guia completo sobre os tipos de protocolos EDI, descompactamos as várias opções de transferência de arquivos EDI e as tecnologias usadas para ajudá-lo a selecionar o (s) protocolo (s) correto (s) para sua organização. 

EDI direto ou VAN

EDI direto ou VAN

Há uma decisão crucial ao projetar qualquer configuração EDI com qualquer protocolo: usar EDI direto com cada parceiro comercial ou passar por uma rede de valor agregado ou VAN. 

EDI direto 

No EDI direto, também conhecido como EDI ponto a ponto, você estabelece uma conexão específica com cada parceiro de negócios usando um protocolo acordado, como o AS2. 

Redes de valor agregado (VANs) 

As VANs agem como intermediários, traduzindo mensagens EDI entre protocolos e parceiros, permitindo que você use seu próprio protocolo único, independentemente do protocolo usado por seus parceiros. 

Comparação 

Tradicionalmente, as VANs eram a única opção para transmitir mensagens EDI com segurança, mas à medida que a tecnologia EDI da web evoluía e o software EDI emergia, mais e mais organizações começaram a usar o EDI direto. Por quê? A maior razão é o custo. 

As VANs geralmente reduzem os custos iniciais de configuração, mas cobram uma taxa por cada documento, ou mesmo item de linha, processados. Dependendo do quanto você negocia com um determinado parceiro ou usa um determinado protocolo, você pode economizar dinheiro ao longo do tempo com o EDI direto. 

Os detalhes 

Mas, além da configuração inicial de uma operação EDI, há gerenciamento e manutenção contínuos.

Para algumas organizações, essa manutenção pode ser cara e requer um certo nível de experiência em EDI, internamente ou por meio de um parceiro.

Também existem outras considerações, como controle sobre sua configuração, requisitos de seus parceiros específicos de EDI, personalizações necessárias para uma integração mais ampla com suas ferramentas de TI e muito mais. 

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